Книга

Книга на тему Основи обліку в бюджетних організаціях

Работа добавлена на сайт bukvasha.ru: 2013-09-11
Гриф надано
Міністерством освіти і науки України (ласт № 1/11-1076 від 2 квітня 2002 р.)
В. Я. Плаксієнко, доктор економічних наук, професор;
В. О. Гуня, кандидат економічних наук, професор.
П. Й. Атамас. Основи обліку в бюджетних організаціях: Навчальний посібник.— Центр навчальної літератури, 2003,— 284 с.
І5ВК 966-8253-49-3
Відповідно до програми дисципліни розглядаються проблеми організації та методики обліку основних господарських операцій з виконання кошторису доходів і видатків бюджетних установ, наводиться характеристика нового плану рахунків, форм облікових регістрів і балансу, порядок закриття рахунків і визначення результатів виконання кошторису. Розглядається облік фінансування, грошових коштів, доходів і видатків загального та спеціального фондів, необоротних активів, .запасів, розрахунків і .зобов'язань. Окремий розділ присвячено характеристиці звітності бюджетних установ та порядку її складання і подання.
Враховано всі зміни в обліку станом на 1 липня 2003 р.
Розраховано на студентів спеціальності Облік і аудит», може бути корисним бухгалтерам бюджетних установ і організацій.
ББК 65.1152
© П.Й. Атамас. 2003
С1 Дніпропетровський університет
економіки та права. 2003 © Центр навчальної літератури. 2003

ЗМІСТ
Передмова ..................................................... З
Розділ 1. Основи організації бухгалтерського обліку в бюджетних
установах .......................................................  5
1.1. Роль і завдання бухгалтерського обліку в управлінні бюджетними установами та особливості його організації.............................. 5
1.2.Бюджетна система України та організація обліку виконання бюджету       10
1.3.історія розвитку бюджетного обліку......... 15
1.4.Бюджетна класифікація: будова, роль і призначення видатків    18
1.5.Кошториси доходів і видатків бюджетних установ  22
1.6.План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ 25
1.7.Форми бухгалтерського обліку та облікові регістри в бюджетних установах        36
1.8. Бухгалтерський баланс бюджетної установи   46
Питання для самоперевірки............................... 50
Розділ 2. Облік фінансування, грошових коштів, доходів і видатків
загального фонду ........................................... 52
2.1.Основні принципи і методи фінансування бюджетних установ    52
2.2.Облік фінансування за відомчою структурою              58
2.3.Обпік фінансування через органи Державного казначейства.        63
2.4.Облік операцій на поточних (бюджетних) рахунках у банках та реєстраційних рахунках в органах Державного казначейства 69
2.5.Облік касових і фактичних видатків........... 73
2.6.Облік касових операцій................................ 82
2.7.Облік операцій з іноземною валютою.......... 89
2.8.Облік інших грошових коштів..................... 93
Питання для самоперевірки.............................. 97
Розділ 3. Облік розрахунків з оплати праці, соціального страхування
і стипендій......................................................... 98
3.1.Організація і завдання обліку1 праці та заробітної плати в бюджетних у станових         98
3.2.Облік чисельності та складу працівників і використання робочого часу    103
3.3.Документальне оформлення і порядок нарахування зарплати, різних доплат і надбавок та виплат з розрахунку середньої зарплати      !06
3.4.Відрахування із зарплати. Порядок оформлення та аналітичного обліку розрахунків з працівниками з оплати праці........................ 111
3.5.Синтетичний облік зарплати і пов'язаних з нею розрахунків 114
3.6.Облік розрахунків за стипендіями.......... 117
Питання для самоперевірки       119
Розділ 4. Облік розрахунків з бюджетом та різними дебіторами і кредиторами  121
4.1.Оподаткування бюджетних установ та облік розрахунків за платежами в бюджет ...........................................................  121
4.2.Облік розрахунків з підзвітними особами       126
4.3.Облік розрахунків з відшкодування завданих збитків        131
4.4.Облік розрахунків у порядку планових платежів      134
4.5.Облік розрахунків з іншими дебіторами і кредиторами   136
4.6.Облік зобов'язань розпорядників бюджетних коштів      538
4.7.Інвентаризація розрахунків та порядок списання простроченої заборгованості        139
Питання для самоперевірки.......................... 142
Розділ 5. Облік необоротних активів........ 143
5.1.Поняття, класифікація та оцінка основних засобів бюджетних установ  143
5.2.Документальне оформлення руху основних засобів та інших необоротних активів        146
5.3.Синтетичний облік надходження та оприбуткування основних засобів     151
5.4.Аналітичний та інвентарний облік основних засобів        159
5.5.Облік зносу основних засобів................... 163
5.6.Облік ремонту і модернізації основних засобів         166
5.7.Облік вибуття і списання основних засобів    168
5.5. Облік нематеріальних активів............... 173
5.9. Інвентаризація основних засобів та інших необоротних матеріальних активів 178
Питання для самоперевірки.......................... 187
Розділ 6. Облік матеріалів, продуктів харчування, медикаментів та
малоцінних і швидкозношуваних предметів       ...188

6.1.Поняття, класифікація та оцінка матеріальних цінностей бюджетних установ         :................................... ..188
6.2.Завдання та організація обліку матеріальних цінностей 190
6.3.Документальне оформлення надходження та вибуття матеріалів   192
6.4.Облік матеріалів за місцем їх надходження та зберігання (складський облік)     198
6.5.Аналітичний облік матеріалів у бухгалтерії  202
6.6.Синтетичний облік виробничих запасів і господарських матеріалів
............................................................................ 205
б. 7. Особливості обліку медикаментів і перев'язувальних засобів 210
6.8.Облік продуктів харчування у медичних закладах   214
6.9.Облік тварин на вирощу ванні і відгодівлі      218
6.10. Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів      223
6.11. Інвентаризація матеріальних запасів та відображення в обліку її результатів      227
Питання для самоперевірки......................... 231
Розділ 7. Облік доходів і видатків спеціального фонду     233
7.1.Склад, класифікація і завдання обліку коштів спеціального фонду.. 233
7.2.Облік спеціальних коштів,........................... 235
7.3.Облік сум за дорученнями............................ 240
7.4.Облік інших власних надходжень та інших доходів бюджетних установ       244
7.5.Облік депозитних сум.................................. 247
7.6.Облік витрат і доходів виробничих (навчальних) майстерень. 248
7.7.Облік підсобних (навчальних) сільських господарств    251
7.8.Облік науково-дослідних робіт за господарськими договорами та розрахунків із замовниками........................................................ 253
Питання для самоперевірки.......................... 257
Розділ 8. Звітність бюджетних установ..... 258
8.1.Склад бухгалтерської звітності бюджетних установ та її регламентація    ...258
8.2.Податкова і соціальна звітність бюджетних установ         263
8.3.Статистична звітність............................. 263
8.4.Закриття рахунків, порядок складання і подання річної бухгалтерської звітності ........................................................................... 267
Питання для самоперевірки.......................... 271
Література...................................................... 272
Додаток.......................................................... 275

ПЕРЕДМОВА

Бухгалтерський облік виконання кошторису доходів і видатків бюджетних установ суттєво відрізняється від обліку господарської діяльності підприємств виробничої сфери, що зумовлено самою специфікою їх діяльності: вони працюють не заради отримання прибутку, а для задоволення соціальних, культурних та інших потреб суспільства. Діяльність цих установ фінансується за рахунок коштів державного та місцевих бюджетів, які надаються їм безповоротно. У бюджетній сфері практично відсутні госпрозрахункові відносини, не обчислюється собівартість послуг, які надаються у більшості випадків безкоштовно. Бюджетні установи не мають статутного капіталу, а всі їхні активи с державною власністю. До бюджетної сфери належать установи різних галузей і видів діяльності, що зумовлює необхідність враховувати специфіку їхньої діяльності (освіта, охорона здоров'я, культура, наука, управління тощо). Починаючи з 2000 р. в бюджетній сфері відбулися значні зміни щодо організації обліку: впроваджено облік за новим планом рахунків, удосконалено облікові регістри та форми звітності, змінено порядок закриття рахунків та складання звітності і т. ін. Все це зумовлює необхідність спеціальної підготовки фахівців з обліку в бюджетних установах.
Курс «Основи обліку в бюджетних організаціях» студенти економічного факультету вивчають після засвоєння матеріалу таких дисциплін, як: «Теорія бухгалтерського обліку», «Фінансовий облік», «Управлінський облік» та «Облік зовнішньоекономічної діяльності», тому в цьому посібнику не розкидаються загальні питання організації бухгалтерського обліку і не пояснюється значення окремих бухгалтерських термінів та понять.
Посібник підготовлено з використанням значної кількості літературних джерел і нормативних документів, на які є посилання в тексті і які включено до списку літератури У посібнику враховані всі зміни в обліку станом на 1 липня 2003 р.
Видання посібника присвячується 10-річчю Дніпропетровського університету економіки та права.
Автор висловлює щиру вдячність професорам ВЛ. Плаксієнку та В.О. Гуні за цінні зауваження і поради, зроблені при рецензуванні посібника, а також співробітникам Дніпропетровського університету економіки та права за допомогу при його підготовці до видання.

РОЗДІЛ 1

Основи організації бухгалтерського обліку в бюджетних установах
1.1. Роль і завдання бухгалтерського обліку в управлінні бюджетними установами та особливості його організації
До бюджетних належать організації, основна діяльність яких повністю або частково фінансується за рахунок коштів бюджету на підставі кошторису доходів і видатків. Належність організацій до бюджетних визначається їхнім статутом, установчими документами, відповідними фінансовими органами. Це школи, дитячі садки, вищі та середні спеціальні навчальні заклади, науково-дослідні установи, установи охорони здоров'я, соціального забезпечення, фізкультури, культури і мистецтва, оборони, державної влади та управління, юридичних установ і багато інших. Загальна кількість бюджетних установ в Україні становить близько 100 тисяч, з яких: 22 тисячі загальноосвітніх шкіл, 24 тисячі постійних дошкільних закладів, близько 24 тисяч закладів культури клубного тішу, 225 музеїв, близько 4 тисяч лікарень і т. ін. У Дніпропетровській області бюджетних установ понад 6 тисяч, у тому числі: 2320 накладів освіти, 1370 — культури, 950 — охорони здоров'я, 1388— соціального захисту населення та ін.
Особливості бухгалтерського обліку в установах невиробничої сфери визначаються законодавством про бюджетний устрій і бюджетний процес в Україні, інструкціями з бухгалтерського обліку в установах і організаціях, що фінансуються з державного і місцевих бюджетів, іншими нормативними документами Міністерства фінансів України (МФУ) та Державного казначейства України (ДКУ).
До специфічних особливостей бюджетного обліку необхідно віднести:
—   контроль виконання кошторису видатків;
—   роздільний облік касових і фактичних видатків;
—   організацію обліку в розрізі статей бюджетної класифікації;
—   сувору відповідність обліку і звітності вимогам нормативних документів;
—   галузеву специфіку обліку в установах культури, науки, освіти, охорони здоров'я, управління, оборони і т. ін.
Збереження і розвиток установ бюджетної сфери вимагають підвищення віддачі фінансових, матеріальних і трудових ресурсів, що використовуються в цих установах, більш тісного зв’язку виділених з бюджету коштів з результатами їх використання. У той же час, враховуючи напруженість бюджету, для зменшення дефіциту коштів дія утримання бюджетних установ необхідно активніше запроваджувати комерційні відносини в системі бюджетних установ (в розумних межах). Поєднання бюджетного фінансування і комерційної діяльності сприяє більш раціональному використанню не лише бюджетних асигнувань, але й коштів інших джерел фінансування, що надходять на потреби установ невиробничої сфери. За допомогою коштів, отриманих від комерційної діяльності, з'являється можливість покращити якісні показники роботи цих установ, оптимізувати норми витрат, удосконалити систему оплати праці працівників невиробничої сфери, зміцнити матеріальну базу бюджетних установ, розширити сферу їхньої діяльності. З цією метою бюджетні установи поряд з основною діяльністю можуть займатися і підприємницькою (комерційною, бізнесовою) діяльністю у дозволених законодавством межах.
З метою залучення додаткових фінансових коштів для розвитку галузей невиробничої сфери держава передбачила цілу систему податкових пільг юридичним і фізичним особам (у т. ч. іноземним), що вкладають кошти у розвиток названих установ. Це ще одне з додаткових джерел фінансування діяльності невиробничої сфери.
Важлива роль у втіленні в життя цих заходів належить раціональній організації бухгалтерського обліку, звітності та аналізу господарської діяльності установ бюджетної сфери. Контрольні функції обліку мають бути безпосередньо пов'язані з усією обліковою роботою — оформленням, прийманням і обробкою документів. Контроль повинен передбачати в першу чергу порядок перевірки:
- виконання постанов, розпоряджень і вказівок державних органів і вищих організацій;
- дотримання встановлених нормативів витрат;
- дотримання строків платежів;
- правильності і своєчасності приймання і відпуску товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ);
- правильності витрачання фонду оплати праці (ФОП), дотримання установлених штатів, посадових окладів, кошторисів витрат;
- збереження майна, ТМ Ц, грошових коштів у місцях їх зберігання та використання;
- правильності здійснюваних під час обліку розрахунків.
У вказаних напрямках необхідно здійснювати попередній, поточний і подальший контроль. Бухоблік не може бути ефективним, якщо не виконує контрольної функції. Але поряд з тіш система контролю не повинна завдавати додаткової роботи, ускладнювати документообіг.
Незважаючи на значні успіхи в організації обліку в установах невиробничої сфери, що спостерігаються в останні роки (цьому сприяла нормотворча діяльність ДКУ, введення відповідних курсів у навчальні плани підготовки бухгалтерських кадрів у вузах, технікумах і коледжах, систематичні публікації з бюджетного обліку у професійних періодичних виданнях), є ряд теоретичних, методологічних та організаційних проблем, що вимагають термінового вирішення:
1)у процесі економічної реформи відбувається переформування джерел фінансування установ невиробничої сфери — із загально державного у місцеве;
2)зростає частка позабюджетних коштів у складі джерел фінансування бюджетних установ;
3)галузева специфіка окремих установ вимагає специфічного підходу до обліку їхньої діяльності;
4)подальше впровадження ЕОМ в обліковий процес не завжди науково й методологічно обгрунтоване;
5)поєднання в одній установі бюджетної і комерційної діяльності та її відображення в єдиній системі обліку.
Впровадження у невиробничій сфері нового господарського механізму, використання різних форм господарювання (орендна, кооперативна, індивідуальна трудова діяльність тощо) сприяли виникненню нових для бюджетних установ понять: колективний і орендний підряд, інтенсифікація виробництва, вартість підготовки спеціаліста, вартість медичних послуг, вартість послуг установ культури і т. ін.
Все це зумовлює специфіку і новизну в методології та організації обліку і вимагає відповідного теоретичного обґрунтування, що необхідно для посилення контролю за використанням ресурсів Та покращання якісних показників роботи цих установ. Вирішуються ці проблеми по-різному: в одних установах створюють дві бухгалтерії (бюджетну і госпрозрахункову), в інших — вводять два плани рахунків (один для обліку використання бюджетних коштів, а другий — для обліку підприємницької діяльності), у третіх — складають окремі облікові регістри і т. ін. У той же час законодавство пропонує об'єднання коштів, що надходять з різних, джерел, їх спільне планування в єдиному кошторисі і спільний облік використання. Але надходження позабюджетних коштів не повинно бути підставою для зменшення бюджетного фінансування, за рахунок якого часто здійснюються витрати, які неможливо перевести па комерційні засади (профілактичні медичні заходи, фундаментальні наукові дослідження тощо),

Таблиця 2.3
Кореспонденція субрахунки бухгалтерського обліку за витратами коштів з рахунків у банку та органах ДКУ
Зміст господарської операції
Кореспондуючі субрахунки
Дт
Кт
1. Перерахування коштів постачальникам за матеріальні цінності та надані послуги:
 у порядку планових платежів
 попередня оплата
 оплата після одержати матеріальних цінностей, послуг
361
364
675
311,313,314, 316—319, 321,323,324, 326
2. Перераховано кошти за електроенергію та комунальні послуги
675
311,313,314, 316,321,323,
324, 326
3. Одержання у банку лімітованої чекової книжки, придбання талонів на бензин, харчування, поштових марок і т. ін.
331
311,313,321, 323
4. Одержання в касу готівки за чеками з поточних, реєстраційних, спеціальних реєстраційних рахунків
301, 302
311,313-319, 321, 323— 326
5. Надходження коштів від реалізації необоротних активів
313, 323
364,675,711
6 Відшкодовані витрати спеціального фонд}' коштами загального фонду: перерахування коштів загального фонду зарахування коштів на відновлення доходів спеціального фонду
715 313,314,316,
323, 324, 326
311,321 711—713
7. Перерахування податку на додану вартість та Інших податків, передбачених чинним законодавством
641
313,323
8. Перерахування внесків на обов'язкове пенсійне та соціальне страхування
651,652,653. 654
311,313,314. 316,321,323, 324.326
9. Перерахування інших відрахувань із заробітної плати працюючих І т. ні.
663,664,665, 666, 667, 668
311.313,321, 323
2.5. Облік касових і фактичних видатків
У процесі своєї статутної діяльності бюджетні установи здійснюють різноманітні видатки: як оплачувані (тобто такі, що обмінюються на товар чи послугу), так і неоплачувані. Під видатками (не ототожнювати із затратами) розуміють суму коштів, витрачених бюджетними установами в процесі господарської діяльності в межах сум, установлених кошторисом — головним плановим та фінансовим документом, що визначає обсяг, цільове призначення та поквартальний розподіл коштів. Тобто видатки — це державні платежі, що не підлягають поверненню (не створюють і не компенсують фінансових вимог).
Характерною особливістю обліку видатків бюджетних установ є їх поділ на касові та фактичні.
Касовими видатками вважають всі суми, отримані установою з поточних бюджетних рахунків у банку чи реєстраційних рахунків у відповідних органах Державного казначейства для їх використання (витрачання) згідно з кошторисом. При цьому касовими видатками вважають як кошти, отримані готівкою в касу установи, так і суми, перераховані шляхом безготівкової оплати рахунків. Звідси зрозуміло, що касові видатки не можна от отожнювати (плутати) з касовими операціями. Касові видатки — це не видача грошей з каси установи, а касове виконання бюджету (видача грошей з бюджетних рахунків). Прикладом касових видатків може бути отримання готівки в касу на видачу зарплати, перерахування коштів за матеріали, продукти харчування, обладнання, у фонди на соціальні заходи тощо.
Облік касових видатків ведеться за кодами економічної класифікації, тому в первинних документах на списання грошей з бюджетних (реєстраційних) рахунків обов'язково необхідно вказувати цільове призначення (код) видатків,
Фактичні видатки, на відміну від касових, це дійсні видатки установи для виконання кошторису, що підтверджені відповідними первинними документами. Прикладом фактичних видатків можуть бути операції нарахування заробітної плати працівникам, списання витрачених медикаментів та продуктів харчування, списання витрат на відрядження за поданим авансовим звітом, нарахування внесків до спеціальних фондів на соціальні заходи тощо.
Такий розподіл видатків в обліку визначаться необхідністю контролю з боку держави за використанням коштів. Облік касових видатків забезпечує інформацію про касове виконання кошторису
та залишки невикористаних асигнувань на кожну конкретну дату. Облік фактичних видатків дає можливість контролювати хід фактичного виконання кошторису видатків установи в цілому та дотримання встановлених норм за окремими статтями і структурними підрозділами. Облік фактичних видатків, як і касових, ведеться за кодами економічної класифікації видатків бюджету.
Касові та фактичні видатки на практиці найчастіше не збігаються у часі, оскільки в їх основу покладено різні принципи запису бухгалтерських операцій: для касових видатків —- це касовий метод, при якому запис доходів і видатків здійснюється в момент отримання коштів, незалежно від періоду, до якого вони належать; для фактичних видатків —це метод нарахувань, за яким запис операцій здійснюються в момент їх визначення (нарахування), а не в момент фактичного витрачання (виплати) коштів, Так, наприклад, фактичні видатки за кодами 1110 «Оплата праці працівників бюджетних установ», 1120 «Нарахування на заробітну плату» та деякі інші у часовому вимірі випереджають касові, тобто нарахування заробітної плати та внесків на соціальні заходи відбувається раніше, ніж отримання грошей в касу на виплату зарплати або перерахування коштів у відповідні фонди. За іншими кодами, як правило, касові видатки випереджають фактичні. Наприклад, спочатку перерахування коштів за продукти харчування (касові видатки за кодом 1133), а потім списання витрачених продуктів після їх отримання та використання (фактичні видатки за тим же кодом 1133). Якщо касові та фактичні видатки збігаються у часі (що буває досить рідко), їх називають прямими видатками.
Основні види касових і фактичних видатків у розрізі окремих кодів економічної класифікації видатків бюджету наведені в табл. 2.4.
Порядок обліку касових і фактичних видатків регулюється «Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ» та «Порядком застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ», затвердженими ДКУ 10.12.1999 р. № 114.
Облік касових видатків ведеться на синтетичних рахунках 31 «Рахунки в банках» та 32 «Рахунки в казначействі» у розрізі відповідних субрахунків. Ці рахунки е активними, грошовими. За дебетом відображаються суми грошових коштів, Ідо були отримані у вигляді фінансування і плати за надані послуги, а за кредитом — використання вказаних грошових коштів та повернення плати.
Облік операцій з руху грошових коштів при меморіально-ордерній формі обліку в бюджетних установах ведеться в «Накопичувальних відомостях руху грошових коштів загального(спеціального) фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)» т. ф. № 381 (бюджет) і № 382 (бюджет) - меморіальні ордери № 2 і № 3, затверджених наказом ДКУ від 27.07.2000 р. № 6Н. Якщо в установі використовується журнально-ордерна форма обліку, то такий облік ведеться у журналі 1 типової форми, затвердженої наказом МФУ від 29.12.2000 р. № 356.
Таблиця 2.4
Основні види касових і фактичних видатків бюджетних установ
Коди видатків
Касові видатки
Фактичні видатки
1110
Отримано кошти в касу установи для виплати заробітної плати
Нараховано заробітну плату
1120
Перераховано у Пенсійний фонд. Фонди соціального страхування нарахування на зарплату і відрахувати із зарплати
Нараховано внески на соціальні заходи та відрахування із заробітної плати
1131
Перераховано кошти за канцелярське приладдя. Інші господарські матеріали
Списано канцелярське приладдя та витрачені господарські матеріали
1132
Перераховано кошти постачальникам за медикаменти І перев'язувальні засоби
Списано витрачені медикаменти і перев'язувальні засоби
1133
Перераховано кошти постачальникам за продукти харчування
Списано витрачені продукти харчування
1140
Отримана готівка для видачі під звіт на відрядження
Списано на видатки суму авансового звіту про відрядження
1163
Перераховано кошти за використану електроенергію і т. ін.
Списано на видатки вартість використаної електроенергії на підставі документів електропостачальницької організації
Аналітичний облік касових видатків у бюджетних установах і централізованих бухгалтеріях ведеться у «Картціі аналітичного обліку касових видатків» типової форми, затвердженої наказом ДКУ від 06.10.2000р. № 100. Картка ведеться у розрізі кодів економічної класифікації видатків. При цьому для кожного коду функціональної класифікації видатків, Дія загального і спеціального фондів, для кожного виду коштів спеціального фонду складають окремі картки. Картка відкривається на місяць і заповнюється щодня бухгалтером на підставі виписок органу Державного казначейства (установи банку) з реєстраційних (поточних бюджетних)рахунків. Стан відшкодованих касових видатків записують ви зворотному боці картки.
Схему обліку касових видатків зображено на рис. 2.8.
Первинні документи, виписки банків (державного казначейства
Меморіальний ордер №2, 3 (журнал 1)
Журнал-головна книга
Звітність про виконання кошторису видатків
Картки аналітичного обліку касових видатків
 

Рис. 2.8. Схема обліку касових видатків бюджетних установ
Облік фактичних видатків ведеться на активних затратних рахунках 80 «Видатки із загального фонд}'» та 81 «Видатки спеціального фонду» у розрізі відповідних субрахунків. За дебетом цих рахунків відображають суми фактичних видатків, проведених упродовж року, за кредитом — наприкінці року списання сум фактичних видатків на результат виконання кошторису'.
При меморіально-ордерній формі облік фактичних видатків бюджетних установ ведеться у меморіальних ордерах № 5 «Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендії!» т. ф. № 405 (бюджет), № б «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами» т. ф. № 409 (бюджет), № 7 «Накопичувальна відомість за розрахунками в порядку планових платежів» т. ф. №410 (бюджет), №8 «Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами» т. ф. №386 (бюджет), №12 «Зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування» т. ф. № 411 (бюджет), № ІЗ «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів» т. ф. № 396 (бюджет). При журнально-ордерній формі облік фактичних видатків ведеться у журналах 3 і 5.
Аналітичний облік фактичних видатків бюджетних установ ведеться у спеціальній «Картці аналітичного обліку фактичних видатків» типової форми, затвердженої ДКУ одночасно з формою картки обліку касових видатків (06.10.2000р., наказ № 100). Картка фактичних видатків ведеться щомісячно у розрізі кодів економічної класифікації видатків. При цьому для кожного коду функціональної класифікації видатків, для загального і спеціального фондів, для кожного виду коштів спеціального фонду складають окремі картки. Записи в картки про суми фактичних видатків здійснюють на підставі даних меморіальних ордерів і доданих до них первинних документів. Суми відшкодованих фактичних видатків записують на зворотному боці картки.
Схему обліку фактичних видатків зображено на рис. 2.9.
Первинні документи, виписки банків (державного казначейства
Меморіальний ордер №5, 6, 7, 8,12,13 (журнали3,5)
Журнал-головна книга
Картки аналітичного обліку касових видатків
Звітність про виконання кошторису видатків
 

Рис. 2.9. Схема обліку фактичних видатків бюджетних установ
Розглянемо на умовному числовому прикладі, якими бухгалтерськими записами будуть відображені касові та фактичні видатки бюджетної установи і як зазначені операції будуть відображатися в регістрах аналітичного обліку. Для цього наведемо декілька господарських операцій з практики бюджетних установ (табл. 2.5).
На підставі зроблених записів про господарські операції заповнимо регістри аналітичного обліку касових і фактичних видатків, враховуючи, що всі наведені в табл. 2.5 операції стосуються основної статутної діяльності установи і здійснені за кошти державного фінансування із загального фонду на утримання установи. Схематично картки аналітичного обліку видатків (дещо спрощеної форми) наведено у табл. 2.6 і 2.7.

Таблиця 2.5
Реєстр господарських операцій бюджетної установи
Кореспон
Код
дуючі
економічної
субрахун
класифікації
Зміст господарської операції
Сума
ки
видатків
касових
фактич-
Дт
Кт
них
1
2
3
4
5
6
1. Нарахована зарплата працівникам
25000
801
661

1110
установи за рахунок бюджетних асигнувань
2. Нараховано обов'язкові збори від
фонду оплати праці:
до Пенсійного фонду
8000
801
651

1121
до Фонду соціального страхування
625
801
652
• —
1122
від тимчасової втрати працездатності
до Фонду страхування на випадок
125
801
653

1122
безробіття
до Фонду соціального страхування
50
801
654

1122
від нещасних випадків на виробництві
3 Відраховано із заробітної плати:
прибутковий податок
3950
661
641


внески до Пенсійного фонду
500
661
651


внески до Фонду страхування від
100
661
652


тимчасової втрати працездатності
внески до Фонду страхування на
250
661
653


випадок безробіття
профспілкові внески
250
661
666


за виконавчими документами
50
661
668


4. Отримано з реєстраційного рахунка до
каси:
на виплату зарплати
19900
301
321
1110

на службове відрядження керівника
300
301
321
(140

установи
5. Списано витрати з підзвіту Коров-
260
801
362

1140
кіна В.С. за видатками на службове відрядження
6. Внесено готівкою з каси на реєстра-
40
321
ЗОЇ
1140

ційний рахунок суму недовикористаного
(понов-
авансу на службове відрядження
лено)
Продовження табл. 2.5
1
2
3
4
5
6
7. Перераховано з реєстраційного рахунка збори і платежі: до бюджету прибутковий податок до Пенсійного фонду
3950 8000 500
641
321
1110 1121 1110

Разом
8500
651
321
до Фонду соціального страхування від тимчасової втрати працездатності
625 100
652
321
1122 1110

Разом
725
652
321
до Фонду страхування на випадок безробіття
125 250
1122 1110

Разом
375
653
321
до Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві профспілкові внески аліменти (за виконавчими документами)
50
250 50
654
666 668
321
321 321
1122
1110 1110

8. Перераховано планові платежі постачальникам за продукти харчування
10000
361
321
1133

9. Нараховано РБУ за поточний ремонт приміщення
3000
801
675

1137
10. Перераховано магазину за обладнання
4800
364
321
2111

11. Отримано від магазину обладнання: вартість без ПДВ
на суму ПДВ
4000 4000 800
104 801 801
364 401 364

2111 2111
12. Списано використані: продукти харчування канцелярське приладдя господарські матеріали
8000 100 600
801 801 801
232 231
234

1133
1131 1131
3. Нараховано за комунальні послуги: тепло постачання енергопостачання водопостачання
1000 1700 500
801 801 801
675 675 675

1161
1163 1162
14. Перерахована заборгованість за Комунальні послуги: теплопостачання водопостачання енергопостачання і т. ін.
1000 500 1700
675 675 675
321 321 321
1161 1162 1163


Таблиця 2.6
Картка аналітичного обліку касових видатків за квітень 200_ р.
Дата виписки органу Державного казначейства (банку)
Видатки за кодами економічної класифікації
Разом
1110
1121
1122
1133
1140
1161
1162
1163
2111
і т. ін.
1
2
3
4
5
б
7
8
9
10
11-24
25
Касові видатки на початок місяця
70000
24500
2450
24000
700
4000
2000
5000
15000
42000
189650
4.04.
19900



300




_
20200
7.04.
5100
8000
800







13900
8.04.



10000






10000
10.04.







_
4800

4800
14.04.





1000
500
1700


3200
Відшкодовано видатків:
6.01.




40
_


_-
-
40
Усього видатків ч урахуванням сум відшкодування:
за місяць
 з початку року
25000 95000
8000 32500
800 3250
10000 34000
260 960
1000 5000
500 2500
1700 6700
4800 19800
42000
52060 241710
Таблиця 2.7
Картка аналітичного обліку фактичних видатків за квітень 200_ р.
Дата
Номер меморіального ордера
Дебет субрахунка 801
сума за ордером усього
у тому числі за кодами економічної класифікації видатків
1110
1121
И22
1131
1133
1137
1140
1161
1162
1163
2111
і т. ін.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15—27
Фактичні видатки на початок місяця
194450
75000
24000
3750
2100
16000
__
700
4600
2400
5900
15000
45000
01.04
5
25000
25000




_






02.04
5
8800

8000
800









05.04
8
260






260





09.04
6
3000





3000






11.04
4
4800





_-



_
4800

12.04
12
8000




§000







12.04
13
700



700








13.04
6
3200







1000
500
1700


Усього видатків з вирахуванням сум відшкодування: за місяць з початку року
53760 248210
25000 100000
8000 32000
800 4550
700 2800
8000 24000
3000 3000
260 960
1000 5600
500 2900
1700 7600
4800 19800
45000
Як видно з порівняння показників цих таблиць, суми касових і фактичних видатків не збігаються в часі. У сучасних умовах фактичні видатки часто перевищують касові, бо не завжди фінансування з бюджету дозволяє вчасно погасити заборгованість із зарплати, за енергоносії та інші господарські втрати бюджетних установ. Порівняння касових і фактичних видатків із сумами одержаного фінансування за відповідними кодами економічної класифікації видатків створює можливість контролю з боку держави (в особі відповідних розпорядників коштів, фінансових органів та органів Державного казначейства) за станом виконання кошторису доходів і видатків, розрахунків з працівниками, постачальниками, різними кредиторами, за доцільністю використання виділених коштів згідно з їх цільовим призначенням. Таке порівняння дар можливість виявити факти порушення фінансової дисципліни, безпідставного, нецільового використання державних коштів.
Необхідно зауважити, що касові видатки бюджетних установ, які фінансуються через органи Державного казначейства, обліковуються два рази: один раз в органі казначейства (при списанні коштів :* реєстраційного рахунка установи) і другий раз — в самій установі (при отриманні виписки органу казначейства з реєстраційного рахунка). Тому можна сподіватись, що в майбутньому (при повному впровадженні в бюджетну сферу фінансування через органи казначейства) необхідність обліку касових видатків безпосередньо в бюджетних установах відпаде, а відтак значно зменшиться обсяг звітних показників про виконання кошторису видатків. Порівняльний же аналіз касових і фактичних видатків та фінансування можна буде здійснювати у відповідні строки шляхом порівняння даних органів казначейства про касові видатки та звітності установи про фактичні видатки між собою та із затвердженим кошторисом. Такі перспективи стають досить реальними при впровадженні в бюджетних установах автоматизованого обліку видатків з використанням персональних ЕОМ.
2.6. Облік касових операцій
Для планомірної організації грошового обігу в народному господарстві бюджетні організації, як і інші юридичні особи, зобов'язані зберігати свої вільні грошові кошти на рахунках у банку і витрачати їх, як правило, шляхом безготівкових розрахунків. Однак у своїй практичній діяльності кожна установа змушена використовувати і готівкові розрахунки, наприклад, за оплатою праці, стипендіями, авансами на господарські потреби та відрядження тощо.
Уся готівка, що знаходиться в розпорядженні установи чи централізованої бухгалтерії, зберігається в касі. Каси підприємства — це приміщення або місце, призначене для приймання, видачі та зберігання готівки, інших цінностей і касових документів, де, як правило, ведеться касова книга. Посиленню контролю за витрачанням готівки сприяє суворе дотримання порядку здійснення касових операцій, який регламентується «Положенням про ведення касових операцій в національній валюті в Україні», затвердженим постановою НБУ від 19.02.2001 р. № 72 (зі змінами та доповненнями). Це Положення визначає порядок і терміни зберігання грошей у касі та видачі їх на різні цілі, правила оформлення касових документів, ведення касової книги, контролю законності касових операцій.
Розмір суми грошових коштів у касі на кінець кожного робочого дня обмежується лімітом, який щорічно встановлюється органами ДКУ за погодженням з бюджетною установою. Порядок встановлення ліміту готівки в касі визначається «Інструкцією про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України», затвердженою постановою НБУ від 19.02.2001 р. № 69 (зі змінами і доповненнями).
Для визначення розміру ліміту каси бюджетні установи складають і подають свої заявки-розрахунки до відповідних органів ДКУ, які визначають ліміти каси окремих установ.
Понад встановлену норму в касі можуть зберігатися гроші лише на виплату зарплати, стипендій, допомоги за тимчасовою непрацездатністю тільки протягом 3 робочих днів, включаючи день отримання готівки у банку. Після цього терміну не видані гроші здаються у банк і за першою вимогою установи видаються назад.
Приймання грошей у касу, їх зберігання та видачу здійснює спеціальна посадова особа - касир, який несе повну матеріальну відповідальність за збереження прийнятих ним грошових коштів та інших цінностей. При прийманні касира на роботу з ним укладається договір про повну матеріальну відповідальність за збереження грошей та інших цінностей у касі.
Касиру забороняється передовіряти виконання своїх функцій іншим особам. У разі необхідності тимчасової заміни касира (у зв'язку з хворобою, відпусткою і т. ін.) виконання його обов'язків за письмовим наказом керівника покладається па іншого працівника, з яким також укладається договір про повну матеріальну відповідальність. В установах, де за штатним розкладом не передбачено посади касир а, виплата зарплати працівникам та оплата інших грошових витрат здійснюється через підзвітних осіб, призначених наказом керівника установи.
Надходити готівка до каси бюджетної установи може з поточного (реєстраційного) рахунка, як повернення невикористаного авансу підзвітними особами, на відшкодування завданих установі збитків, за платні послуги, за утримання дітей у дошкільних закладах, харчування працівників за місцем роботи, за спортивну форму, одержані путівки з частковою оплатою тощо.
Готівку в касу з поточних (реєстраційних) рахунків касир отримує за іменним грошовим чеком. Організації, що обслуговуються установами банків, отримують у банку чекову книжку, яку зберігають у касі разом з іншими цінностями. Тим же установам, що обслуговуються органами ДКУ, грошові чеки виписуються на підставі їх заявки та поданого доручення відповідним органом ДКУ. Порядок виплати готівки РК з реєстраційних рахунків регламентується «Порядком касового виконання державного бюджету за видатками», затвердженим наказом ДКУ від 22.01.2001 р. № 3.
Для оформлення документів на отримання зарплати, стипендій, допомоги, видатків на службові відрядження тощо РК подають до органів ДКУ заявку на видачу готівки, за формою, наведеною у додатку до Порядку № 3 (у двох примірниках). Один примірник цієї заявки після видачі готівки повертається РК з відповідним відбитком штампа казначея, зберігається як обов'язковий документ і є додатком до бухгалтерських регістрів, що підтверджують обсяг та цільове спрямування бюджетних коштів.
Заявки на видачу готівки виписуються розпорядниками бюджетних коштів на осіб, з якими к них укладені договори про повну матеріальну відповідальність і які мають право отримувати і видавати кошти. У заявках на видачу готівки вказуються суми прибуткового податку з громадян, суми нарахувань до Фонду соціального врахування України та суми страхових внесків до Пенсійного фонду України, інші податки і обов'язкові платежі, які утримані та нараховані на фонд заробітної плати. При отриманні заробітної плати та прирівняних до неї платежів разом із заявкою на видачу готівки подаються платіжні доручення на перерахування сум прибуткового податку з громадян, сум нарахувань до Фонду соціального страхування України та сум страхових внесків до Пенсійного фонду України, інших податків і обов'язкових платежів, пов'язаних з виплатою заробітної плати та інших соціальних виплат.
У заявках на видачу готівки розпорядники бюджетних коштів відмічають наявність чи відсутність заборгованості зі сплати податків.
На підставі перевіреної заявки органи ДКУ виписують па осіб, вказаних у заявці, грошові чеки на отримання готівки.
На підставі належно оформлених грошових чеків уповноважені особи розпорядників бюджетних коштів отримують готівку з поточних рахунків, відкритих в установах банків на ім'я органів ДКУ. Невикористана готівка повертається уповноваженими особами розпорядників бюджетних коштів безпосередньо за цей самий рахунок за відповідними документами, при заповненні яких обов'язково вказується номер реєстраційного (спеціального реєстраційного) рахунка, на який повинні бути зараховані кошти.
У разі прийняття рішень розпорядниками бюджетних коштів про придбання продуктів харчування та медикаментів за готівку ці розпорядники письмово повідомляють про це органи Державного казначейства України.
Здійснення видатків готівкою на придбання продуктів харчування та медикаментів проводиться за тими самими документами, що й за перерахуванням, але за наявності на це дозволу головного розпорядника бюджетних коштів.
Після отримання готівки на продукти харчування, господарські товари і медикаменти до органів ДКУ подаються документи, які підтверджують здійснені видатки та взяття на облік (при потребі) матеріальних цінностей (акт придбання матеріальних цінностей, прибуткова накладна, роздавальна відомість з підписами осіб, що отримали матеріальні цінності, тощо).
До каси можуть надходити гроші й з інших джерел. В усіх випадках при надходженні готівки бухгалтерією оформляється прибутковий касовий ордер. ф. № КО-1 з відривною квитанцією, яка після внесення необхідних записів видається па руки здавальнику грошей. Касові ордери дійсні лише в день їх оформлення.
Видача готівки з каси може проводитися, в першу чергу, в рахунок оплати праці, стипендій, допомоги за тимчасовою непрацездатністю, як аванс на господарські витрати та/або на відрядження, для зарахування на поточні (реєстраційні) рахунки тощо. Оформляється видача готівки видатковим касовим ордером (т. ф. № КО-2), який підписують керівник і бухгалтер установи. Прибуткові та видаткові касові ордери, перш ніж вони будуть передані касиру, реєструються у спеціальному журналі (т. ф. № КО 3). При цьому їм надаються порядкові номери. Нумерація касових ордерів наскрізна з початку року, окремо прибуткових і окремо видаткових. Оформлені касові ордери перелаються бухгалтером особисто касиру. Видавати їх па руки особам, що отримують чи вносять кошти, заборонено.
Оплата праці, видача стипендій тощо може здійснюватися на основі розрахунково-платіжних відомостей, на кожній з яких повинен бути дозвільний підпис керівника та головного бухгалтера. Після закриття таких відомостей на фактично виплачену суму складається видатковий касовий ордер (на кожну відомість окремо).
В установах, які мають велику кількість підрозділів або обслуговуються централізованою бухгалтерією, виплата зарплати може здійснюватися за письмовим наказом керівника іншими, крім касира, особами, з якими також складають письмові договори про повну матеріальну відповідальність. Якщо через віддаленість обслуговуючої установи розрахунково-платіжна відомість не може бути повернена довіреною особою в касу протягом трьох днів, виплата зарплати оформляється через підзвітних осіб.
Видача грошей окремим особам відбувається за умови пред'явлення документа, що засвідчує особу одержувача (паспорта, посвідчення і т. ін.). Касир у видатковому ордері фіксує відповідні дані цього документа: назву, номер, ким і коші виданий. Усі додатки до прибуткових та видаткових касових ордерів (акти, накладні, повідомлення тощо) повинні гаситися спеціальним штампом або написом від руки («Оплачено», «Одержано» і т. ін.) для запобігання можливості їх повторного використання.
Аналітичний облік і контроль руху грошових коштів касир веде у касовій книзі (т. ф. № КО-4). Записи у касову книгу виконуються у двох примірниках через копіювальний папір. При цьому другий примірник є відривним і слугує звітом касира, який щоденно разом з прибутковими і видатковими документами передається касиром під розписку бухгалтеру. Контроль за правильністю ведення касової книги та здійсненням касових операцій покладено на головного бухгалтера установи.
Касова книга може вестись за допомогою технічних засобів. При цьому паралельно формуються дві ідентичні машинограми «Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира», реквізити яких повинні повністю відповідати т. ф. № КО-4. У кінці місяця всі примірники «Вкладних аркушів касової книги» брошуруються, підписуються керівником і головним бухгалтером і зберігаються як регістр аналітичного обліку.
У бухгалтерії звіти ретельно перевіряються, звіряються з первинними документами, після чого у звіті за кожною господарською операцією проставляється кореспонденція рахунків.
Для синтетичного обліку наявності та руху грошей у касі призначений активний рахунок 30 «Каса», який має два субрахунки:
301 «Каса в національній валюті»;
302 «Каса в іноземній валюті».
Основні бухгалтерські проведення з обліку руху готівки у національній валюті України наведено в табл. 2.8.
Таблиця 2.8
Кореспонденція рахунків за операціями обліку грошових коштів у касі в національній валюті
Зміст господарської операції
Корес суб
пондуючі рахунки
Дт
Кт
1
2
3
1 . Одержано в касу готівку за чеками з поточних, реєстраційних, спеціальних реєстраційних рахунків
301 
311,313—
319,321, 323—326
2. Повернено в касу невикористану суму підзвітних коштів
301 
362
3. Надійшло в касу в рахунок погашення недостачі
301
363
4. Надійшла в касу плата за телефонні розмови та інші кошти, що відповідно до чинного законодавства зараховуються на відшкодування касових видатків
301 
364, 801, 802
5. Надійшла в касу плата за утримання дітей в Інтернаті при школі, за спортивну форму, за харчування працівників за місцем роботи
301
674
6. Надійшла в касу плата за навчання у вищих навчальних закладах, за користування гуртожитком, за реалізовані санаторно - курортні путівки
301
364
7. Одержано в касу спонсорські, благодійні внески та іншу гуманітарну допомогу
301
713/1
8. Надійшла в касу плата за реалізовані за готівку санаторно - курортні путівки: вартість без ПДВ
на суму І ! ДВ
301 301
331
641

Продовження табл. 2.8
1
2
3
9. Видано готівкою з каси:
 заробітну штату
 стипендію
 гонорари
 депоновану зарплату
 допомога і компенсації чорнобильцям
 під звіт
  661
662
669
671
674
362
301
301
301
301
301
301
10. Здійснені з каси готівкою видатки за рахунок спеціальних коштів (сума без Г1ДВ)
811
301
11. Повернення попередньої оплати батькам за утримання дітей, у дитячих дошкільних закладах
674
301
12. Здійснені витрати за рахунок; коштів, що надійшли її оплату за навчання коштів батьків за утримання дітей а інтернатах при школах коштів, що одержані як субсидія з бюджету іншого рівня
811
812
813/2
301
 301
301
13. Оплата готівкою прямих витрат: на виробництво продукції v майстернях виконання науково-дослідних та конструкторських робіт за договорами надання послуг щодо заготівлі та переробки матеріалів
821
823
825
301
 301
 301 
14. Внесено з каси готівкою на поточні, реєстраційні, спеціальні реєстраційні рахунки.
311,313, 321.323
301
15. Зараховано на випну особу виявлені недостачі готівки у касі
363
301
16. Зараховано на поточний, спеціальний реєстраційний рахунок кошти, внесені готівкою за реалізовані санаторно-курортні путівки, за харчування дітей в інтернатах при школах та групах подовженого дня
316,326
301 
На підставі касових, звітів з указаною кореспонденцією рахунків здійснюють записи в «Накопичувальну відомість за касовими операціями — Меморіальний ордер № 1» т. ф. № 380 (бюджет) та в «Картку аналітичного обліку готівкових операцій», затверджену наказом ДКУ від 06.10.2000р. № 100. В останній за кожним звітом касира записують надходження і видаток та виводять залишок на кінець дня готівки за кожним кодом функціональної та економічної класифікації видатків {окремо за загальним фондом та видами коштів спеціального фонду). У централізованих бухгалтеріях складається окрема картка для кожної установи, що обслуговується такою бухгалтерією, та загальна картка для всіх установ. Картка відкривається на місяць. За її даними здійснюють контроль за дотриманням касової дисципліни у питанні цільового використання готівки за призначенням.
2.7. Облік операцій з іноземною валютою
Окремі бюджетні установи (науково-дослідні інститути вищі навчальні заклади, лікарні, митниці, деякі органи державного управління тощо) можуть здійснювати операції з іноземною валютою. Джерелами надходження валюти до бюджетних установ можуть бути: асигнування з бюджету для придбання за валюту засобів матеріально-технічного призначення (обладнання і т. ін.) або оплати за виконані роботи нерезидентами; цільове фінансування з міжнародних спеціальних фондів; оплата нерезидентами наданих послуг, виконаних науково - дослідних робіт; оплата ліцензій на впровадження винаходів; оплата за навчання, стажування, лікування іноземних громадян тощо. Напрямами витрачання валютних коштів можуть бути: розрахунки з нерезидентами за постав Ієні товари, викопані роботи, надані послуги; оплата послуг банків-нерезидентів; розрахунки за службовими закордонними відрядженнями; продаж валюти та ін.
Облік бюджетними установами операцій з іноземною валютою регламентується «Порядком відображення в обліку операцій в Іноземній валюті», затвердженим наказом ДКУ від 24 07 2001 р № 126, та наказом ДКУ від 26.04.2001 р. № 63 «Про внесення доповнення до Інструкції про кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку для відображення основних господарських операцій бюджетних установ».
Для розрахунків іноземною валютою бюджетним установам можуть бути відкриті в уповноважених банках валюші рахунки за кожним видом іноземної валюти зокрема. Для їх відкриття у банк подаються такі ж документи, як і для відкриття поточних рахунків у національній валюті (див. параграф 2.2), та ліцензія НБУ на право займатися зовнішньоекономічною діяльністю. У бухгалтерському обліку грошові кошти у валюті іноземних держав обліковуються окремо за кожною валютою у накопичувальних відомостях руху грошових коштів загального (спеціального) фонду т.ф. №381 (бюджет) або № 382 (бюджет) - меморіальні ордери відповідно № 2 та № 3. Якщо бюджетна установа використовує у своїх операціях декілька видів валютних коштів, має декілька валютних рахунків у банку, то кількість меморіальних ордерів з обліку іноземної валюти повинна відповідати кількості видів валюти і рахунків у банку. При цьому меморіальні ордери нумеруються відповідно № 1-1, 2-2, 3-1, 3-2 і т. ін.
У регістрах бухгалтерського обліку операції І іноземною валютою повинні бути відображені паралельно як в іноземній, так і в національній валюті України (гривнях). З цією метою в меморіальних ордерах для кожного запису валютних операцій передбачають 2 рядки за одним порядковим номером (один — для суми в іноземній, другий — в національній валюті).
Бухгалтерський облік валютних операцій ведеться бюджетними установами за субрахунками, встановленими планом рахунків:
302 «Каса в іноземній валюті»,
318 «Поточні рахунки в іноземній валюті»,
442 «Інша переоцінка» (для відображення курсових різниць).
На кожне найменування валюти в обліку відкривають окремі субрахунки третього порядку залежно від виду валюти або рахунків, відкритих в установах банків (302-1, 302-2,302-3, 318-1, 318-2 і т. ІН.).
Первісне визнання операцій, проведених в іноземній валюті, у бухгалтерському обліку перераховується в національну валюту України із застосуванням валютного курсу на дату здійснення операції (дата визнання активу, зобов'язання, доходу тощо).
Аванси, попередня оплата, надані бюджетною установою (одержані від інших осій) в іноземній валюті, перераховуються в національну валюту за валютним курсом НБУ на дату сплати (одержання) авансу, попередньої оплати.
Щомісячно у фінансовому звіті, який складається в національній валюті України:
— немонетарні статті, Ідо пов'язані з операціями в іноземній валюті і які відображаються за первісною або відновлю вальною вартістю (історичною собівартістю), у національну валюту перераховуються за валютним курсом на дату здійснення операції;
— немонетарні статті, що пов'язані з операціями в іноземній валюті і які відображаються за справедливою вартістю (одержані безоплатно), у національну валюту перераховуються за валютним курсом на дату визначення цієї справедливої вартості:
— монетарні статті, проведені в іноземній валюті, відображаються в національній валюті з використанням валютного курсу на звітну дату, тобто за цими статтями виникають курсові різниці, які відображаються у складі власного капіталу як результат переоцінок.
До монетарних статей належать кошти в касі, на рахунках у банках та в казначействі, у розрахунках з підзвітними особами, іншими дебіторами і кредиторами за умови її подальшого погашення грошима. Немонетарними вважаються статті необоротних активів, запасів, дебіторської і кредиторської заборгованості, яка буде погашена не грошима, а взаємозаліками, сировиною, товарами, обладнанням, послугами або в результаті інших негрошових операцій, У процесі діяльності установи заборгованість може переходити з монетарної до немонетарної і навпаки.
Як було сказано раніше, немонетарні статті відображаються в бухгалтерському обліку за валютним курсом НБУ на дату здійснення операції і не перераховуються на кожну звітну дату, а монетарні статті перераховуються з використанням курсу НБУ щомісяця (на звітну дату).
Основні операції бюджетних установ з іноземною валютою наведено у табл. 2.9.
Аналітичний облік іноземної валюти у касі бюджетної установи ведеться в касових книгах за кожною валютою зокрема і одночасно в гривнях за офіційним курсом НБУ. На підставі звіту касира і доданих до нього первинних документів на валютні операції складають окремо на кожен вид валюти «Меморіальний ордер — Накопичувальну відомість за касовими операціями)», надаючи їм відповідно № 1-1, 1-2, 1-3 і т. ін.
Таблиця 2.9
Відображення на рахунках операцій з іноземною валютою
Зміст господарської операції
Кореспондуючі
субрахунки
Дт
Кт
1
2
3
1 . Зараховано фінансування з бюджету на валютний рахунок установи
318
701, 702
2. Зараховано на валютний рахунок коліти, що переказані бюджетній установі вищим РК
318
681
3. Зараховано ш валютний рахунок кошти, що надійшли як благодійні внески
318
713
4. Перераховано кошти уповноваженому байку для придбання іноземної валюти відповідно до чинного законодавства
364
311,313..314, 316,319,321.
323,324,326
5. Надійшли кошти в іноземній валюті за надані бюджетною установою послуги нерезидентам
318
711

Продовження табл. 2.9
1
2
3
6. Проведеш розрахунки з установою банку за купівлю іноземної валюти:
 зарахована куплена іноземна валюта
 відображається оплата вартості послуги банку за придбання валюти
318
801, 802, 811—813
364
364
7. Одержана готівкою Іноземна валюта в касу
302
318
8. Видана з каси іноземна валюта під звіт
362
302
9. Виконано розрахунок з підзвітною особою за валютними коштами:
- затверджено авансовий звіт про витрати в межах виданого авансу (за курсом на день видачі авансу)
- затверджено авансовий звіт про витрати понад виданий аванс (за курсом на день погашення заборгованості)
- погашена заборгованість (перевитрата за авансовим звітом) національною валютою
801, 802;
 811—813
801,802, 811—813
362
362
362
301
10. Перерахована валюта за надані послуги нерезидентом
364
318
11. Списано на витрати установи отримані послуга, виконані роботи нерезидентом (за курсом на дату перерахування авансу)
801,802, 811—813
364
12. Одержані від нерезидента матеріали (за курсом на дачу перерахування авансу)
231—239
364, 675
13. Нарахована курсова різниця на залишок валютних коштів на рахунку в банку: при підвищенні курсу іноземної валюти при зниженні курсу іноземної валюти
318 442
442
318
Щомісяця і щоквартально бюджетна установа, Що використовувала у своїй діяльності іноземну валюту, складає і подає «Звіт про використання асигнувань із загального фонду з міжнародної діяльності України» за ф. № 2 —валюта, у якому за кодами економічної класифікації видатків наводить показники наявності, надходження та витрачання коштів (касові та фактичні видатки) в іноземній валюті і в грошовому еквіваленті.
2.8. Облік інших грошових коштів
Крім грошових коштів на поточних рахунках у банках, реєстраційних та спеціальних реєстраційних рахунках в органах Державного казначейства України та в касі, бюджетні установи можуть мати інші грошові кошти, до яких зараховують: кошти в акредитивах, у чекових книжках, в оплачених талонах на бензин, мазут, харчування і т. ін., оплачених путівках у будинки відпочинку, санаторії, турбази, у повідомленнях на поштові перекат, у митних марках, у бланках трудових книжок і вкладишах до них, у векселях одержаних та в інших грошових документах, у тому числі прийнятих на тимчасове зберігання від хворих (у лікарнях, санаторіях тощо). Перелічені цінності зберігаються, як правило, у касі установи.
Приймання в касу та видача з каси грошових, документів оформляється відповідними касовими ордерами, на яких ставиться штамп «фондовий» або робиться такий же напис від руки червоним чорнилом. Облік цих операцій ведеться окремо від грошових коштів у готівці. Реєстрація фондових касових ордерів також ведеться окремо. Аналітичний облік грошових документів ведеться на спеціальних картках за їх видами або у книзі розрахунків (контокорентної форми). Облік бланків трудових книжок ведеться в спеціальній прибутково-видатковій книзі обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них.
Для синтетичного обліку інших грошових коштів планом рахунків бюджетних установ передбачені рахунки 33 «Інші кошти» та 34 «Короткострокові векселі одержані».
Рахунок 33 має чотири субрахунки:
331«Грошові документи в національній валюті»,
332«Грошові документи в іноземній валюті»,
333«Грошові кошти в дорозі в національній валюті»,
334«Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті».
На субрахунках 331 і 332 обліковують грошові документи, що належать установі (відповідно у національній та іноземній валютах). Розглянемо порядок використання цих субрахунків для відображення деяких операцій з грошовими документами.
Акредитивом називають грошове зобов'язання банку, яке оформляється па підставі доручення його клієнта на користь клієнта іншого іногороднього банку. Відкриттю акредитива передує подання в установу банку заяви на відкриття акредитива, якою клієнт доручає своєму банку провести платіж за місцем знаходження постачальника на певних умовах (при пред'явленні певних документів, що підтверджують виконання зобов'язання постачання). Зазначена форма розрахунків застосовується, як правило, з мстою гарантування платежів постачальнику, а тому попередньо передбачається у контракті. Для платника ця форма не вигідна, бо відволікає на певний час гроші з його обігу і, як кожна попередня оплата, у бюджетних установах застосовується порівняно рідко, головним чином для розрахунків з іноземними постачальниками.
Операції з акредитивами оформляються такими обліковими записами:
1.        Виставлено акредитив для розрахунків з іногороднім постачальником
Дт субрах. 331, 332
Кт субрах. 311,313,314, 318,321,323, 324.
2.          Оплачено за рахунок виставленого акредитива постачальнику за матеріали, обладнання тощо
Дт субрах. 675 Кт субрах. 331,332.
3.                            Повернувся на рахунок установи не використаний акредитив (цілком або частково)
Дт субрах. 3Н, 313, 314, 318, 321, 323, 324
Кт субрах. 331, 332.
Під коштами в грошових чеках розуміють лімітовані грошові книжки, які бюджетна установа може використовувати для безготівкових розрахунків чеками за товари та послуги. Для одержання чекової книжки установа подає заяву банкові і перераховує певну суму (ліміт), яка депонується банком па спеціальному рахунку. Чек заповнюють від руки або з використанням технічних засобів. У чеках не допускають виправлення та використання факсиміле замість підпису. Накорінці чека вказують залишок невикористаного ліміту. Обмін чека на готівку та отримання здачі із суми чека готівкою юридичними особами не дозволяється. Постачальник отриманий чек здає у свій банк разом з реєстром чеків, а подальші розрахунки виконуються банками. При надходженні чека до банку-емітента останній списує суму чека з депонованої установою суми і повідомляє про це клієнта-чекодавця. Термін дії чекової книжки о лип рік. Невикористані кошти з лімітованої чекової книжки зараховуються на поточні або реєстраційні рахунки, а в обліку — на поновлення касових видатків установи.
У бухгалтерському обліку операції з лімітованими чеками оформлюються аналогічно операціям з акредитивами з урахуванням того, що останні видаються лише в національній валюті і застосовуються бюджетними установами досить рідко.
Надходження в касу талонів на пальне, поштових марок, марок держмита, путівок та інших грошових документів відображається таким записом:
Дт субрах. 331
Кт субрах. 301, 311, 321, 362, 364.
Талони на пальне видаються під звіт за розпорядженням керівника установи і оформляються записом:
Дт субрах. 362
Кт субрах. 331,
а на підставі дорожніх (шляхових) листів, одержаних від підзвітних осіб-водіїв, складають два проведення:
1)    на отримане пальне (використані талони)
Дт субрах. 235
Кт субрах. 362,
2) на витрачене пальне
Дтсубрах.801, 802, 811
Кт субрах. 235.
Операції із санаторно-курортними путівками, придбаними в інших закладах (установах), відображаються такими записами:
1) Одержана путівка від санаторно-курортної установи
—   сума вартості без ПДВ:
Дт субрах. 331
Кт субрах. 364,
—   на суму ПДВ:
Дт субрах. 641
Кт субрах. 364.
2) Видана санаторно-курортна путівка з частковою (повною) оплатою її вартості готівкою
—   на вартість без ПДВ:
Дт субрах . 301
Кт субрах. 331,
—   па суму ПДВ:
Дт субрах. 301
Кт субрах. 641.
3)Списання річниці у вартості путівки, реалізованої з пільгами
Дт субрах. 812
Кт субрах. 331.
Аналогічно оформляють операції з іншими грошовими документами.
На субрахунках 333 і 334 обліковують кошти, перераховані на поточний або реєстраційний рахунки в останній день місяця (або
відправлені поштовим переказом) і які будуть зараховані на ці рахунки тільки в перших числах наступного місяця:
1)перерахування грошей
Дт субрах. 333
Кт субрах, 301,
2)         зарахування на поточний, реєстраційний, спеціальний реєстраційний рахунок
Дт субрах. 311,313, 321,323
Кт субрах. 333.
Для обліку векселів — письмового боргового зобов'язання встановленої форми, що дає право його власнику через певний строк вимагати відповідну суму у боржника,-- призначено синтетичний рахунок 34 «Короткострокові векселі одержані» з розподілом на субрахунки:
341«Векселі, одержані в національній валюті»,
342«Векселі, одержані в іноземній валюті».
Це рахунок активний, тобто за дебетом фіксують операції ч отримання векселів, а за кредитом — з їх погашення:
1) отримано вексель від боржника
Дт субрах. 341, 342
Кт субрах. 364,
2} погашено короткостроковий вексель боржником
Дт субрах. 313, 318, 323
Кт субрах. 341,342.
Аналітичний облік векселів одержаних ведеться окремо за кожним векселем у спеціальній відомості.
Операції з грошовими документами оформляються меморіальними ордерами т, ф. № 271, яким надаються чергові номери, починаючи з 16.
Такі основні положення обліку фінансування та руху грошових коштів бюджетних установ.
ПИТАННЯ ДЛЯ САМОПЕРЕВІРКИ
1.Рахунки для обліку фінансування за відомчою структурою та їх взаємозв'язок.
2.У чому особливість фінансування бюджетних установ за відомчою структурою та через органи Державного казначейства?
3.Охарактеризуйте прищики бюджетного фінансування та назвіть розпорядників бюджетних коштів
4.Види і порядок відкриття ти використання реєстраційних рахунків бюджетних установ в органах казначейства.
5.О характеризуйте форми безготівкових розрахунків бюджетних установ.
6.Дайте характеристику і наведіть приклади касових і фактичних видатків.
7.Особливості здійснення та порядок відображення є обліку касових операцій бюджетних установ.
8.Розкрийте порядок відображення на рахунках та в облікових регістрах операцій з іноземною валютою.
9.Назвіть види інших грошових коштів, рахунки для їх обліку та наведіть приклади операцій з ними.
РОЗДІЛ З
Облік розрахунків
з оплати праці, соціального
страхування і стипендій
3.1. Організація і завдання обліку праці та заробітної плати в бюджетних установах
Закон України «Про оплату праці» визначив, що заробітна плата — це винагорода, обчислена, як правило, у грошовому виразі, яку власник чи уповноважений ним орган виплачує працівникові за виконану ним роботу. У бюджетній сфері процес праці має певні особливості:
—результатом виконуваної роботи є часто не річ (продукція), а послуги (діяльність);
—праця носить переважно розумовий характер;
—у складі сукупних витрат бюджетних установ на оплату праці
припадає від 60 до 85% усіх витрат;
—у бюджетній сфері досить високий рівень кваліфікації працюючих, а в деяких галузях (освіта, охорона здоров'я, мистецтво) частка спеціалістів вищої кваліфікації сягає близько 50% загальної чисельності працівників.
Держава здійснює регулювання оплати праці працівників бюджетних установ шляхом: встановлення розміру мінімальної заробітної плати та інших державних норм і гарантій; встановлення умов і розмірів оплати праці на підставі законодавчих та інших нормативних актів України, генеральної, галузевих, регіональних угод, колективних договорів у межах асигнувань за рахунок загального та спеціального фондів; оподаткування доходів працівників.
Згідно зі ст. 8 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. умови та розміри оплати праці працівників установ та організацій, що фінансуються з бюджету, визначаються КМУ. З І березня 2001 р. набрала чинності постанова КМУ від 07.02.2001 р. № 134«Про впорядкування умов оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери». Цей документ затвердив схеми посадових окладів (ставок) керівних, наукових, науково-педагогічних, педагогічних працівників, фахівців, службовців, інших працівників установ окремих галузей бюджетної сфери та інші умови оплати праці (розміри доплат, надбавок, порядок надання матеріальної допомоги тощо). Крім того, було дещо змінено сам порядок оплати праці бюджетників: встановлено надбавки за високі досягнення у праці, за складність, напруженість у роботі, за виконання особливо важливої роботи. Граничний розмір зазначених надбавок для одного працівника не повинен перевищувати 50% посадового окладу (таке обмеження не поширюється на працівників національних установ).
На виконання Постанови КМУ № 134 центральні органи виконавчої влади та галузеві академії наук розробили і затвердили за погодженням з Міністерством праці та соціальної політики і Міністерством фінансів України конкретні умови оплати праці з урахуванням характеру та специфіки роботи підвідомчих бюджетних установ, розміри посадових окладів (ставок) працівників цих установ у межах схем, затверджених Постановою КМУ № 134. Так, Міністерство освіти і науки України видало наказ від 29.03.2001 р. №161 «Про затвердження розмірів посадових окладів (ставок заробітної плати) працівників навчальних закладів, установ освіти та наукових установ», Міністерство культури і мистецтв України — наказ від 19.04.2001 р. № 204 «Про впорядкування умов оплати праці працівників бюджетних установ, закладів та організацій культури», Державний комітет молодіжної політики, спорту і туризму України — наказ від 19.04.2001 р. № 1052 «Про впорядкування умов оплати праці працівників бюджетних установ, закладів та організацій фізичної культури і спорту» і т. ін.
Основними формами оплати праці в бюджетних установах є почасова й відрядна, але переважає, як правило, почасова оплата. Основою організації оплати праці є тарифна система, яка включає тарифні сітки, тарифні ставки, схеми посадових окладів, тарифно-кваліфікаційні характеристики.
Почасова оплата праці в бюджетних установах має два різновиди; штатно-окладна і погодинна. При штатно-окладній формі оплати праці кожному працівникові встановлюється місячний посадовий оклад згідно зі штатним розкладом, посадою, освітою, науковим ступенем, вченим званням, категорією тощо. Ця форма оплати має два варіанти. Для деяких бюджетних установ (охорони здоров'я, вищих закладів освіти та ін.) у централізованому порядку встановлюється суворо фіксований посадовий оклад, при якому перевиконання працівником обов'язкової норми трудового навантаження не веде до підвищення заробітку. В інших установах (загальноосвітніх школах і т. ін.) оплата праці здійснюється за місячними ставками з встановленням державою обов'язкової норми трудового навантаження (урочних годин), при перевищенні якої розмір зарплати збільшується пропорційно виконаному обсягу роботи.
Погодинна оплата праці передбачає наявність погодинних ставок. Наприклад, доктору наук або професору на проведення навчальних занять (при роботі за сумісництвом) зі студентами вищих навчальних закладів (ВНЗ) І та II рівнів акредитації ставка погодинної оплати встановлена 7,05 грн., а зі студентами ВНЗ III та IV рівнів акредитації— 13,09 грн. за годину, з аспірантами і прирівняними до них — 15,10 грн. Сума оплати праці залежить від кількості відпрацьованих годин і визначається множенням відпрацьованих годин на погодинну ставку.
Почасова оплата праці може застосовуватися у вигляді простої почасової або почасово-преміальної. При простій почасовій оплаті сума заробітку визначається лише кількістю відпрацьованого часу та погодинною ставкою або окладом. При почасово-преміальній оплаті, крім заробітку за ставкою чи окладом, виплачується премія за досягнення відповідних якісних та кількісних показників діяльності. Преміювання здійснюється в межах витрат на оплату праці, передбачених кошторисом установи.
Розмір ставок зарплати (посадових окладів), а також надбавок до них у деяких галузях (освіта, охорона здоров'я, культура) визначається на підставі щорічної тарифікації, яка проводиться постійно діючою тарифікаційною комісією. Результати роботи комісії відображаються у тарифікаційних списках, які є єдиним документом, що визначає розмір посадових місячних окладів, тарифних ставок і надбавок працівникам окремих установ.
Нарахування заробітної плати в бюджетних установах різних галузей маг. свої особливості і суттєві відмінності. Так, у середніх закладах освіти зарплата педагогічним працівникам виплачується за фактичну кількість годин викладацької роботи за ставкою з урахуванням категорії, освіти, доплат за перевірку зошитів, додаткової оплати за класне керівництво, завідування кабінетом, керівництво гуртком, групою подовженого дня і т. ІН., з підвищенням ставки за звання «учитель-методист», «заслужений учитель», за науковий ступінь тощо.
У медичних закладах посадові оклади лікарів диференціюють залежно від посади, категорії (вища, перша, друга, без категорії), типу медичної установи (стаціонар, поліклініка), з підвищенням посадових окладів за керівництво відділенням, кабінетом, лабораторією, відділом тощо. Посадові оклади середнього медперсоналу диференціюють залежно від посади та категорії.
У вищій школі для професорсько-викладацького складу ставки встановлюють залежно від посади, рівня акредитації, вченого звання, наукового ступеня, стажу роботи.
Заробітна плата державних службовців складається з посадового окладу, плати за ранг, премій, надбавок за вислугу років тощо.
Аналогічно визначаються місячні ставки та суми зарплати працівників установ інших галузей бюджетної сфери.
Крім того, у бюджетних установах має місце суміщення професій (посад), тобто виконання працівником поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткової роботи з іншої професії (посади). Доплати за суміщення професій (посад) максимальними розмірами не обмежуються і визначаються керівником установи, виходячи з одержаної економії за ставками і окладами суміщуваних працівників. Доплата за суміщення включається у середній заробіток у всіх випадках його обчислення. Прикладом суміщення посад у вищих навчальних закладах є виконання професором (доцентом) обов'язків декана факультету або його заступника.
Поряд із суміщенням професій (посад) може застосовуватися сумісництво, тобто виконання працівником, крім своєї основної, іншої регулярної оплачуваної роботи на умовах трудового договору у вільний від основної роботи час на тому ж або іншому підприємстві, в установі, організації. Оплата прані при роботі за сумісництвом провадиться згідно з обсягом фактично виконаної роботи і не враховується при підрахунку середнього заробітку (за деякими винятками згідно з чинним законодавством).
У бюджетних установах допускаються роботи у святкові та неробочі дні, викликані необхідністю обслуговування населення (медичні заклади, пансіонати, інтернати і т. ін.). Оплата праці за ці дні проводиться:
а)                   відрядникам — за подвійними відрядними розцінками;
б)         працівникам на погодинних або денних ставках — у розмірі подвійної годинної або денної ставки;
в)         працівникам на місячних окладах — у розмірі одинарної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота у святковий чи
неробочий день проводилася у межах місячної норми робочого часу, і у розмірі подвійної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота проводилася в обсягах, що перевищують місячну норму.
Відповідно до ст. 108 КЗпП робота у нічний час (-і 10 години вечора до б години ранку) здійснюється у підвищеному розмірі — до 40% годинної тарифної ставки (окладу) за кожну годину роботи у нічний час.
В окремих випадках працівникам бюджетних установ, як і працівникам інших галузей народного господарства, нараховують деякі виплати, виходячи із середньої заробітної плати, порядок обчислення якої затверджено постановою КМУ від 08.02.1995р. № Ц)0 (з подальшими змінами). Такі виплати застосовують у випадках:
-    надання працівнику щорічної та додаткових відпусток з
оплатою;
-    виконання працівником державних і громадських обов'язків;
—залучення працівників до виконання військових обов'язків;
—службових відряджень тощо.
Оплата днів відпустки проводиться виходячи ч виплат за останні 12 календарних, місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (або за фактичний час роботи, якщо він менше року). При цьому для визначення середньоденного заробітку загальну суму виплат за вказаний період (крім виплат, що не враховуються при визначенні середнього заробітку згідно із законодавством -пенсії, премії, компенсаційні виплати тощо) треба по ділити на відповідну кількість календарних днів року або фактично відпрацьованого періоду за винятком святкових і неробочих днів. Одержану суму середньоденного заробітку множать на кількість календарних днів відпустки. Святкові та неробочі дні, що припадають на період відпустки, у розрахунок тривалості відпустки не включаються і не оплачуються.
За період виконання державних і громадських обов'язків, якщо вони здійснюються у робочий час, середній заробіток визначається з розрахунку останніх двох місяців роботи (або фактично відпрацьованого часу, якщо він менше двох місяців) перед місяцем, за який нараховується середній заробіток. При цьому розрахунок середнього заробітку включаються всі виплати, які мають постійний характер. Допомога у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю у середній заробіток не включається.
У бюджетних установах фінансування виплат зарплати здійснюють за окремою статтею (код 1110), яка є захищеною. Це означає, що виплати заробітної плати здійснюються в першу чергу.
Облік праці та розрахунків щодо зарплати є однією з найважливіших ділянок облікової роботи в бюджетних установах. Його завдання такі:
—контроль за дотриманням штатної дисципліни і використанням фонду заробітної плати;
—правильне обчислення витрат робочого часу та контроль за його раціональним використанням;
—своєчасне і достовірне нарахування заробітної плати і допомоги за тимчасовою непрацездатністю;
—здійснення своєчасних і достовірних розрахунків щодо заробітної плати;
—контроль за використанням виділених на зарплату коштів загального і спеціального фондів;
—своєчасне складання необхідної звітності і забезпечення користувачів інформацією про працю і заробітну плату.
Виконання цих завдань можливе лише при раціональній організації всього облікового процесу і постійному контролі за ним з боку керівника, головного бухгалтера установи та органів державного казначейства, які видають дозвіл на отримання коштів на зарплату в межах кошторису.
3.2. Облік чисельності та складу працівників і використання робочого часу
Чисельність працівників бюджетних установ визначається штатним розкладом. Штати — це перелік і кількість посад, затверджених вищою організацією. Для масових установ (шкіл, дитячих дошкільних закладів, лікарень, ВНЗ тощо) встановлені типові штати залежно від типу установці обсягу роботи (кількості класів, ліжок, відвідувань поліклініки, обслуговуваного населення і т. ін.).
Облік персоналу бюджетних установ ведуть за професіями і спеціальностями. Оскільки бюджетні установи — це різні за своїм призначенням організації, то дуже різноманітним є і склад їх працівників (лікарі, учителі, медсестри, інженери та ін.). Взагалі у бюджетних установах налічується близько ]00 о шовних професій, кожна з яких в свою чергу поділяється на кілька десятків спеціальностей.
Залежно від виконуваних функцій персонал бюджетних установ поділяється так:
— основні працівники (персонал основної діяльності), на яких покладено виконання головних функцій у відповідав бюджетній
установі (педагогічний персонал, професорське-викладацький склад, лікарі та ін.);
-- адміністративне-управлінський персонал, який забезпечує керівництво та раціональне функціонування установи (керівник установи, керівники відділів, заступники керівників тощо);
— допоміжний обслуговуючий персонал, який виконує функції обслуговування працівників перших двох категорій і сприяє кращому виконанню функцій установи в цілому (середній медперсонал, навчально-допоміжний персонал тощо);
- молодший обслуговуючий персонал (прибиральниці, санітарки і т. ін.).
Працівники, що обіймають посади в державних органах влади та їх апараті, є державними службовцями. При прийнятті на роботу вони складають присягу державного службовця і їм присвоюється відповідний ранг (з 1 по 15) у межах встановленої категорії (з 1 по 7).
У бюджетних установах загальна чисельність та склад працюючих визначається штатним розкладом. Загальна чисельність фактично працюючих відповідно до штатного розкладу становить їх спискову чисельність. У той же час для виконання окремих робіт Тимчасово можуть залучатися працівники, що не перебувають у штаті установи і працюють за трудового угодою. Таких працівників зараховують до нештатного (неспискового) складу.
Оперативний облік наявності та складу персоналу установи веде відділ кадрів на підставі таких первинних документів типових форм, затверджених наказом Мінстату України від 09.10.1 995р. № 253:
П 1 «Наказ (розпорядження) про прийом на роботу»;
П-5 «Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу»;
П-8 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору»;
П-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки».
При прийманні на роботу працівник подає до відділу кадрів оформлену відповідним чином трудову книжку, паспорт, довідку про присвоєння ідентифікаційного коду, заяву, документ про освіту (за потребою) тощо. Після укладання трудового договору чи контракту у відділі кадрів на кожного працівника заводять особову картку, а на спеціалістів та керівних працівників — ще й особовий листок з обліку кадрів, до яких -(зносять анкетні та інші дані про трудову діяльність прийнятої о на роботу. Кожному працюючому присвоюють табельний номер, який зберігається за ним па весь час роботи в установі.
У зміцненні трудової дисципліни та підвищенні продуктивності праці важливу роль відіграють контроль своєчасності явок на роботу, облік відпрацьованого часу та часу залишення роботи. Облік виходу на роботу та залишення роботи здійснюється за допомогою системи реєстрації, яка може бути:
а)перепусткова, при якій працівник, прийшовши на роботу, здає свою перепустку, а після закінчення роботи отримує й". Черговий працівник реєструє час виходу па роботу і залишення роботи у спеціальному реєстрі;
б)          рапортна, при якій контроль здійснюється на підставі рапорту працівника відділу про явку (неявку) працівників на роботу;
в) карткова, при якій за допомогою контрольного годинника автоматично фіксується час прибуття на роботу в особовій картці працівника;
г) жетонна, при якій реєстрація здійснюється за допомогою жетонів, на кожному з яких проставлено табельний номер працівника.
Основним джерелом інформації про використання робочого часу є дані табельного обліку, які знаходять відображення у «Табелі обліку використання робочого часу і розрахунку заробітної плати» т. ф. № П-І2. Табель — це іменний список працівників у розрізі відповідних структурних підрозділів, який складається до початку місяця в алфавітному порядку особою, призначеною керівником установи. У ньому повинні бути такі дані: табельний номер, прізвище, ім'я та по батькові працівника, його посада, ранг, оклад (ставка), кількість відпрацьованих годин за кожен день. Впродовж місяця у табелі у вигляді умовних позначень фіксуються також усі неявки на роботу на основі поданих документів — .листків про тимчасову непрацездатність, викликів до військкомату, наказів про відпустку тощо.
Табель обліку відпрацьованого часу може вестися двома способами:
1)шляхом щоденного відмічання у табелі всіх, хто з'явився на роботу, запізнився, працював понад встановлену норму часу тощо;
2)шляхом реєстрації лише відхилень від нормального використання робочого часу.
У кінці місяця визначається загальна кількість відпрацьованих днів і годин та кількість днів неявок з окремих причин із записом їх у відповідній графі. При цьому оплачувані дні неявок, дозволені законом (відрядження, виконання державних обов'язків та ін.), включають до загального підсумку відпрацьованих днів і окремо не показують. Підписує табель керівник структурного підрозділу, після чого його здають до бухгалтерії.
Нормальна тривалість робочого часу згідно КЗпП не може перевищувати 40 годин на тиждень, але для деяких категорій працівників бюджетної сфери законодавчо встановлено скорочену тривалість робочого часу (викладачі, вчителі, лікарі та ін.), враховуючи підвищене інтелектуальне і нервове напруження їх праці.
Для контролю ::а ефективністю та якістю праці у деяких бюджетних установах застосовують й нормування шляхом встановлення обсягу робіт, який необхідно виконати у зазначений термін і на відповідному якісному рівні. Так, у вищих навчальних закладах для професорсько-викладацького складу в основу нормування покладено річне навчальне навантаження в академічних годинах, до якого включають: читання лекцій, проведення семінарських і практичних занять, приймання заліків та екзаменів, керівництво практикою, підготовкою дипломних робіт тощо. На кожен «вид робіт встановлено норми у годинах. Для професорське-викладацького складу встановлено 36-годинний робочий тиждень, протягом якого викладачі повинні виконувати всі види робіт (навчальну, методичну, науково-дослідну, виховну, організаційну) відповідно до індивідуального плану роботи.
Норма навантаження вчителів старших класів — 18 годин педагогічної роботи на тиждень (720 годин на рік), вихователів дошкільних дитячих закладів — 36 годин на тиждень. Тривалість робочого дня дільничного лікаря, що працює у лікарні,— 6,5 години, а лікаря, зайнятого тільки прийомом,— 5,5 години. Лікар-стоматолог повинен прийняти протягом однієї годили трьох пацієнтів і т. ін. Подібна практика нормування праці створює можливість не лише контролювати її кількість та якість, а й визначати нормативну потребу у працівниках відповідних професій та спеціальностей.
Дані обліку чисельності працівників та відпрацьованого часу, а також дані обліку розрахунків з працівниками І оплати праці е підставою для складання звітів з праці І а заробітної плати.
3.3. Документальне оформлення і порядок нарахування зарплати, різних доплат і надбавок та виплат з розрахунку середньої зарплати
Нарахування заробітної плати працівникам бюджетної установи являє собою розрахунок заробітку за місяць з урахуванням посадового окладу, різних доплат і надбавок, премій, допомоги, оплати відпусток за мінусом відрахувань. Нарахування зарплати
здійснюється на підставі первинних документів з обліку виробітку, фактично відпрацьованого часу, доплатних листків, наказів, документів про присвоєння вчених звань та наукових ступенів тощо.
Типові форми первинних документів з обліку розрахунків із заробітної плати затверджені наказом Міністерства статистики України від 22.05.1996 р. № 144.
Нарахування заробітної плати здійснюється один раз на місяць. При почасовій оплаті праці підставою для нарахування зарплати р табель обліку використання робочого часу, який складають в окремих підрозділах установи і за підписом керівника підрозділу та особи, уповноваженої вести облік виходу на роботу працівників, подають до бухгалтерії. Працівник бухгалтерії, відповідальний за нарахування зарплати, перевіряє табель як з точки зору правильності його оформлення, так і за змістом: склад осіб, внесених до табеля; погодження з відповідними документами дат відпустки, хвороби, відрядження, зарахування, звільнення, роботи у святкові та неробочі дні, у нічні зміни тощо. Перевіряється також правильність підрахунку кількості відпрацьованих годин (днів) кожним працівником та кількості невиходів па роботу з різних причин. Нарахування зарплати за відпрацьований час може здійснюватися безпосередньо в табелі або в розрахунковій (розрахунково-платіжній) відомості, виходячи з кількості відпрацьованих днів (годин) та встановленого місячного окладу (погодинної ставки оплати).
Якщо працівнику встановлена погодинна оплата праці, то сума заробітку визначається множенням кількості відпрацьованих за місяць годин на тарифну ставку з урахуванням доплат і надбавок. Окремо визначаються доплата за роботу в нічні години, у святкові та неробочі дні. Так, доплата за нічні години роботи (з 10 години вечора до 6 години ранку) визначається множенням кількості відпрацьованих годин у нічний час на погодинну ставку оплати і на коефіцієнт доплати (наприклад — 0,4). Аналогічно визначається сума доплати за роботу у святкові та неробочі дні.
Якщо працівнику встановлено місячний посадовий оклад, то сума заробітку визначається діленням суми окладу на кількість робочих днів (годин) за нормативної тривалості місяця і множенням на кількість фактично відпрацьованих днів (годин).
При відрядній оплаті праці сума заробітку визначається множенням кількості виконаної роботи (виробленої продукції) на розцінку за одиницю роботи (продукції). Якщо робота виконувалася бригадою, то визначена таким чином сума заробітку підлягає розподілу між членами бригади відповідно До кількості відпрацьованого часу і рівня кваліфікації окремих працівників. При цьому розподіл може здійснюватися пропорційно заробіткові за тарифними ставками або пропорційно кількості коефіцієнто-годин. Остання визначається множенням кількості відпрацьованих годин окремим працівником на тарифний коефіцієнт відповідного розряду, встановленого цьому працівникові.
Крім основної оплати за виконану роботу або відпрацьований час, працівники бюджетних установ можуть отримувати річного виду доплати, передбачені законодавством. Так, медичним працівникам нараховуються доплати за тривалість безперервної роботи, за категорію, за роботу у спеціальних медичних закладах; викладачам вищих навчальних закладів — за стаж викладацької роботи у ВНЗ, за науковий ступінь, вчене звання; персоналові загальноосвітніх шкіл — за перевірку зошитів, за класне керівництво, за завідування кабінетами тощо; державним службовцям — за ранг, вислугу років на державній службі і т. ін. Розміри надбавок обґрунтовуються відповідними розрахунками, підтверджуються необхідними документами та оформляються наказами керівника установи. Це і є підставою дія бухгалтерії при нарахуванні надбавок. Згідно з наказом на підставі табеля відпрацьованого часу провадиться додаткова оплата і за роботу в святкові та неробочі дні, а також за роботу в нічний час.
Працівники бюджетних установ, як і всі громадяни України, мають право на щорічну відпустку, а також на додаткові, творчі та соціальні відпустки згідно із законодавством. Основними законодавчими актами, Що регулюють питання надання та оплати відпусток е «Кодекс законів про працю України» та Закон України «Про відпустки» від 15.і 1.1996р. № 504/96-ВР, зі змінами і доповненнями. У всіх випадках надання відпустки оформляється наказом (розпорядженням) керівника установи, що і є підставою для нарахування оплати за час відпустки.
Для оплати щорічної відпустки обчислюється середня заробітна плата за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки. Якщо працівник працював у даній установі менше року, то середня зарплата обчислюється за фактично відпрацьований час, тобто з ] числа місяця після зарахування на роботу і до 1 числа місяця, у якому надається відпустка. Якщо згідно із законодавством або з інших причин працівник не працював якийсь час і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, то цей проміжок часу виключається з розрахункового періоду.
При визначенні середньої зарплати для розрахунку оплати за час відпустки враховують такі виплати: основна зарплата, доплати і надбавки (за понаднормову роботу і роботу в нічний час, за суміщення посад, розширення зон обслуговування, умови праці, інтенсивність праці, вислугу років), виробничі премії, винагороди за підсумками року, допомога з тимчасової непрацездатності, виплата за середнім заробітком (за час виконання державних і громадських обов'язків, службових відряджень тощо). Не враховуються при визначенні середньої зарплати виплати разового характеру (за окреме доручення, за невикористану відпустку, матеріальна допомога, вихідна допомога та Ін.), компенсаційні виплати на відрядження, премії за винаходи та раціоналізаторські пропозиції, пенсії, державна допомога, призи за результатами конкурсів, вартість виданого спецодягу, засобів індивідуального захисту, знезаражувальних засобів, спеціального харчування, дотації на обіди та проїзд, зарплата за роботу за сумісництвом, доходи від акцій трудового колективу та ін.
Для визначення оплати за час відпустки суму зарплати за 12 місяців (або за менший фактично відпрацьований період) ділять на кількість календарних днів у взятому для розрахунку періоді (за вирахуванням святкових і неробочих днів згідно із законодавством) і одержаний середній денний заробіток множать на кількість календарних днів відпустки. При цьому святкові і неробочі дні, що припадають на період відпустки, у розрахунок тривалості відпустки не включаються і не оплачуються.
Якщо відпустка починається в одному, а закінчується у наступному місяці, то суму оплати визначають окремо за кожен місяць. Це необхідно дія правильного розрахунку сукупного оподатковуваного доходу для відрахування прибуткового податку.
Допомога з тимчасової непрацездатності внаслідок загального захворювання, не пов'язаного з нещасним випадком на виробництві, призначається відповідно до Закону України від 18.01.2001 р. № 2240-ТП «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням і похованням» (зі змінами і доповненнями). Сума допомоги залежить від розміру середньої заробітної плати працівника, тривалості хвороби та страхового стажу.
Середня заробітна плата визначається відповідно до «Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу) дія розрахунку виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням», затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 р. № 1266, виходячи з виплат за останні шість календарних місяців роботи перед -захворюванням. При цьому загальну суму заробітку ділять на кількість фактично відпрацьованих робочих днів у розрахунковому періоді. Якщо працівник відпрацював в установі до хвороби менше шести місяців, середня зарплата визначається виходячи з виплат за фактично відпрацьований час. Загальна сума заробітку для розрахунку допомоги з урахуванням додаткової оплати не повинна перевищувати граничну місячну суму зарплати, на яку нараховуються страхові внески на загальне обов’язкове державне соціальне страхування. Постановою КМУ від 26.04.2003 р. № 605 гранична сума місячної зарплати (доходу), з якої утримуються страхові внески, визначена на рівні 2660 гри з розрахунку на кожну фізичну особу — платника внесків.
Тривалість хвороби для розрахунку допомоги визначається кількістю робочих днів, що припадають па час хвороби. При цьому сума допомоги визначається множенням середньоденного заробітку на кількість робочих днів хвороби та на розмір допомоги залежно від страхового стажу: 60% — при страховому стажі до 5 років; 80% - - при стажі від 5 до 8 років; 100°'о середньої зарплати при страховому стажі понад 8 років, а також ветеранам війни та громадянам, що постраждали внаслідок аварії на ЧАЕС, незалежно від страхового стажу.
При визначенні суми допомоги з тимчасової непрацездатності треба мати на увазі, що оплата перших п'яти календарних днів непрацездатності здійснюється за рахунок коштів установи за основним місцем роботи, а починаючи з шостого дня за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової непрацездатності. Тому розрахунок допомоги треба виконувати окремо за перші п'ять і за решту календарних днів хвороби (хоч для конкретного працівника це і не має великого значення, тому що не впливає на загальну сум)' допомоги).
Доплати за період виконання державних та громадських обов'язків, коли вони здійснюються в робочий час, проводяться виходячи з середнього заробітку за останні два місяці. У розрахунок середнього заробітку включаються всі виплати за фактично відпрацьований час, які мають постійний характер. Для визначення суми доплати бухгалтеру необхідно скласти спеціальний розрахунок довільної форми, використовуючи дня цього дані особового рахунка працівника про склад нарахованих виплат та фактично відпрацьований час.
3.4. Відрахування із зарплати. Порядок оформлення та аналітичного обліку розрахунків з працівниками з оплати праці
Відрахування із заробітної плати працівників бюджетних установ не мають якихось особливостей порівняно з відрахуваннями із зарплати працівників виробничої сфери. Вони здійснюються на загальних підставах відповідно до чинного законодавства. Усі відрахування поділяють на обов'язкові та добровільні. Останні здійснюють за заявами (згодою) працівників.
До обов'язкових відрахувань належать:
1)прибутковий податок — відраховується щомісячно із сукупного оподатковуваного доходу як за місцем основної роботи, так і з доходу, отриманого від роботи за сумісництвом. Установа, яка здійснює виплату доходу працівникам не за місцем їх основної роботи, зобов'язана протягом місяця після такої виплати направити податковому органу за місцем проживання громадянина відомості про нарахований доход та суму відрахованого податку. Ставки прибуткового податку диференційовані залежно від рівня заробітку. Пільги надаються згідно із законодавством лише за місцем основної роботи. У кінці року здійснюється перерахунок податку, виходячи з фактичного середньомісячного сукупного оподатковуваного доходу за рік та сплаченого протягом року податку. Кожен громадянин, що має доходи з інших джерел (крім основної роботи), зобов'язаний вести облік цих доходів і після закінчення року подати до податкового органу за місцем проживання декларацію про суму сукупного доходу та сплачені податки;
2)збір на обов'язкове державне пенсійне страхування у розмірі 1% (при заробітку до 150грн в місяць) і 2% (при зарплаті понад 150 грн в місяць). Для платників збору, які мають статус державного службовця або працюють на посадах, які дають право на одержання спеціальної пенсії на рівні державних службовців (згідно із Законами України «Про державну службу», «Про прокуратуру», «Про наукову і науково-технічну діяльність» та ін.) встановлені такі ставки збору до Пенсійного фонду:
—       1% з частки сукупного оподатковуваного доходу, що не перевищує 150грн;
—        2% з частки сукупного оподатковуваного доходу від 151 до
250грн; '
—        3% з частки сукупного оподатковуваного доходу від 251 до
350 грн;
—        4%з частки сукупного оподатковуваною доходу від 351 до 500 грн.;
—        5% з частки сукупного оподатковуваного доходу понад 501 грн.;
3)збір на обов'язкове соціальне страхування у разі тимчасової втрати працездатності у розмірі 0,5%;
4)збір на обов'язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття у розмірі 0,5% від сукупного оподатковуваного доходу (крім допомоги з тимчасової непрацездатності). Цей збір не відраховується із заробітку пенсіонерів та осіб, що досягли пенсійного віку;
5)за виконавчими листами суду, приписами нотаріальних органів, рішеннями адміністративних органів про відрахування штрафів, повідомленнями контролюючих органів про накладеш штрафи на посадових осіб, надлишково виплачені суми авансів тощо.
До відрахувань за заявою працівника належать:
1)членські профспілкові внески (1% від суми заробітку);
2)невикористані і не повернуті вчасно підзвітні суми;
3)за товари, продані в кредит;
4)погашення наданих позик;
5)безготівкові перерахування па особові рахунки в банках;
6)безготівкові перерахувати внесків за договорами добровільного страхування і т. ін.
Суми, відраховані із заробітку за заявами працівників, у більшості випадків підлягають перерахуванню відповідним органам, на користь яких проводилося відрахування (магазинові — за товари, банкові — за позику, страховій організації — внески і т. ін.)
Згідно із законодавством загальна сума обов'язкових відрахувань із заробітної плати працівників не повинна перевищувати 20%, а в окремих випадках - 50% суми зарплати, що належить до виплати працівникові.
Заробітна плата у більшості бюджетних установ виплачується два рази на місяць: 1) аванс за першу половину місяця; 2) фактичний місячний заробіток з вирахуванням суми авансу та відрахувань.
На виплату авансу складають «Платіжну відомість» (т. ф. № П-53), яка містить такі реквізити: табельний номер, прізвище, ім'я та по батькові працівника, сума авансу, розписка про отримання.
За другу половину місяця розрахунок суми заробітку та відрахувань здійснюють, як правило, у розрахунково-платіжній відомості або в особовому рахунку, які виконують роль регістрів аналітичного обліку. При цьому можуть застосовуватися такі варіанти аналітичного обліку розрахунків:
1)у «Розрахунково-платіжній відомості» (т. ф. № П-49), яки складається в одному примірнику на підставі даних «Особового рахунка» (т. ф. № П-54). При наявності великої кількості первинних документів з обліку виробітку робітників з відрядною оплатою праці для підрахунку загальної суми заробітку може застосовуватися «Накопичувальна картка обліку виробітку та заробітної плати» (т. ф. № П-55) або «Накопичувальна картка обліку заробітної плати» (т. ф. № П-56), дані з яких переносять до особового рахунка, а звідти — у розрахунково-платіжну відомість;
2)у «Розрахунковій відомості» (т. ф. № П 50) та окремій «Платіжній відомості» (т. ф. № П-53), за якою виплачується заробітна плата. Як і в першому варіанті, можливе використання накопичувальних відомостей (т. ф. № П-55 або П-56) і особового рахунка (т. ф. № П-54);
3)у спеціальних документах «Розрахунок заробітної плати» (т. ф. № П-52), які складають на кожного працівника зокрема. Дані з цього розрахунку переносять до особового рахунка і у платіжну відомість на виплату зарплати з каси (т. ф. № П-53);
4)у накопичувальній «Розрахунковій! відомості» (т. ф. № П-51) з вкладними аркушами на кожен місяць і окремій «Платіжній відомості» (т. ф. № П-53). Особовий рахунок за цим варіантом не використовують;
5)у накопичувальному «Особовому рахунку - Розрахунковому листку», який складають при автоматизації обліку з використанням ЕОМ. При цьому варіанті особовий рахунок складається з накопиченням даних за кожен місяць з початку року і зберігається у бухгалтерії. На його підставі оформляється окрема «Платіжна відомість», а розрахунковий листок з даними про нарахування зарплати та відрахувань за місяць видається працівникові на руки перед виплатою зарплати;
6)у спеціальних книгах для обліку розрахунків з оплати праці (при невеликій чисельності працюючих) та в окремій платіжній відомості. При цьому варіанті книга ведеться за формою розрахунково-платіжної відомості, у якій для кожного працюючого відводять окрему сторінку на рік.
У розрахункових (розрахунково-платіжних) відомостях та в особових рахунках відображають суми нарахованої зарплати за видами оплат, усі доплати, премії, допомоги, суми всіх відрахувань і визначають суму до видачі на руки за кожним табельним номером і в цілому за структурним підрозділом чи установою. Для кожного виду оплат і відрахувань відводять окрему графу. Підставою для складання розрахунково-платіжної відомості є відповідні документи: накази, табелі обліку відпрацьованого часу, наряди, виконавчі листки, листки непрацездатності тощо. Підписують ці документи працівники, які їх склали і перевірили. У централізованих бухгалтеріях платіжні і розрахунково-платіжні відомості складають окремо за кожною обслуговуваною установою. Підписують їх працівник обслуговуваної установи, керівник групи обліку розрахунків та відповідальний працівник, що склав відомість. На титульному аркуші відомості за підписом керівника установи, ні)й якій створено централізовану бухгалтерію, та головного бухгалтера роблять напис про дозвіл на видачу готівки з каси з вказівкою загальної суми і терміну виплати. Оформлена таким чином відомість передається касиру і е підставою для виплати зарплати працюючим.
Аналітичний облік розрахунків з працівниками з оплати пращ за субрахунком 661 ведеться в «Особових рахунках» (т. ф. № П-54), з депонентами за субрахунком 671 — у книзі аналітичного обліку депонованої зарплати і стипендій, відрахованих сум із зарплати — за кожною організацією, якій призначені відраховані суми, у картках або в книзі аналітичного обліку розрахунків.
3,5. Синтетичний облік зарплати і пов'язаних з нею розрахунків
Для обліку розрахунків з працівниками за всіма видами оплати праці і допомоги за тимчасовою непрацездатністю у плані рахунків передбачено пасивний субрахунок 661 «Розрахунки із заробітної плати» до синтетичного рахунка 66 «Розрахунки з оплати праці». За кредитом нього субрахунка відображаються нараховані суми, аза дебетом — відрахування, виплати, суми депонованої зарплати. Суми нарахованої заробітної плати г фактичними видатками бюджетної установи за кодом економічної класифікації видатків 1110 і обліковуються за дебетом рахунків 80, 81 і 82 залежно від того, яким працівникам і за рахунок яких коштів здійснюють нарахування. Кредитують при цьому субрахунок 661.
Для обліку розрахунків за сумами, відрахованими із заробітної плати працівників бюджетних установ, передбачено субрахунки:
641 «Розрахунки за податками і платежами в бюджет»;
651«Розрахунки з пенсійного забезпечення»;
652«Розрахунки із соціального страхування»;
653«Розрахунки із страхування на випадок безробіття»;
663«Розрахунки з працівниками за товари, продані в кредит»;
664«Розрахунки з працівниками за безготівковими перерахуваннями на рахунки з вкладів у банках»;
663«Розрахунки з працівниками за безготівковими перерахуваннями внесків за договорами добровільного страхування»;
664«Розрахунки з членами профспілки безготівковими перерахуваннями сум членських профспілкових внесків»;
665«Розрахунки з працівниками за позиками банків»;
666«Розрахунки за виконавчими документами та інші відрахування» і т. ін.
На суми, відраховані із заробітної плати, дебетують субрахунок 66 1 і кредитують відповідні субрахунки з розрахунків за відрахуваннями. Суми депонованої заробітної плати обліковують за кредитом субрахунка 671 «Розрахунки з депонентами» синтетичного рахунка 67 «Розрахунки за іншими операціями і кредиторами».
Бухгалтерські записи па суми нарахованої заробітної плати і відрахування з неї на підставі розрахункових (розрахунково-платіжних) відомостей відображають у «Меморіальному ордері № 5 зведенні розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій» т. ф. т.ф. 405 (бюджет). Записи у зведенні систематизують за відповідними кодами функціональної класифікації видатків та видами коштів спеціального фонду. У централізованих бухгалтеріях записи у зведенні показують у розрізі установ, що обслуговуються централізованою бухгалтерією.
Основні господарські операції з нарахування заробітної плати, відрахувань та виплати зарплати наведено у табл. 3.1.
Суми виданої з каси заробітної плати відображають у меморіальному ордері № 1 за кредитом субрахунка 301, а перераховані за призначенням відрахування із заробітної плати — у меморіальних ордерах № 2 (за кредитом субрахунків 311 і 321) та № 3 (за кредитом субрахунків 3 1 3 і 323).
Усі бюджетні установи є платниками збору на обов'язкове пенсійне та соціальне страхування. Тарифи обов'язкових внесків на соціальні заходе встановлені законами України. Так, згідно із Законом України «Про збір на обов'язкове державне пенсійне страхування» від 26.06.1997р. №400/97-ВР (зі змінами і доповненнями) бюджетні установи вносять до Пенсійного фонду 32% від суми фактичних витратна оплату праці, які включають витрати на основну і додаткову зарплату та інші заохочувальні і компенсаційні виплати.
Згідно із Законом України «Про розмір внесків на деякі види загальнообов'язкового державного соціального страхування» від 1 1.01.2001 р. № 221 ІІІ бюджетні установи вносять:

Таблиця 3.1
Основні бухгалтерські проведення з обліку оплати праці
Кореспондуючі
Зміст господарської операції
субрахунки
Дт
Кт
1
2
3
1 Нарахована зарплата працівникам бюджетної
установи
за основну статутну діяльність, що
801,802
661
фінансується з державного або місцевого
бюджету
за роботи, що фінансуються за рахунок
811.812,
661
коштів спеціального фонду
813
за роботи у виробничих (навчальних)
821—825
661
майстернях, у підсобних (навчальних) сільських
господарствах, науково-дослідні роботи за
договорами, з виготовлення експериментальних
пристроїв, на заготівлі і переробці матеріалів
2. Нарахована працівникам допомога з
тимчасової непрацездатності:
за перші п'ять календарних днів
801,802,
661
непрацездатності
811—813,
821— 82'5
за решту днів непрацездатності, починаючи
652
661
•і шостого календарного дня
3. Відрахування із заробітної плати;
прибуткового податку
661
64]
внесків до Пенсійного фонду та на інші
661
651—654
соціальні заходи
за товари, продані в кредит; за вкладами в
661
663—668
банк; за договорами добровільного страхування:
членських профспілкових внесків: за позиками
банків: за виконавчими документами
4. Видача заробітної плати з каси
661
ЗОЇ
5. Депонована не одержана вчасно зарплата
661
671
6. 1 Перераховано за призначенням суми,
641,
311, 313,
відраховані із заробітної плати працівників
651—654,
321,323
663—668
7. Видана з каси депонована заробітна плата
671
ЗОЇ
- У Фонд соціального страхування у зв'язку з тимчасового втратою працездатності — 2,9% суми фактичних витрат на оплату праці найманих працівників;
- у Фонд соціального страхування на випадок безробіття -1,9% суми витрат на оплату праці найманих працівників.
Згідно із Законом України «Про страхові тарифи на загальнообов'язкове державне соціальне страхування від нещасних випадків на виробництві і професійного захворювання, що спричинило втрату працездатності» від 22.02.2001 р. № 2272-ІП для бюджетних установ і організацій страхові тарифи установлені в розмірі 0,2% від суми фактичних витрат на оплату праці найманих працівників, які підлягають оподаткуванню прибутковим податком з громадян.
Суми названих внесків, що становлять у цілому 37,0% від суми фактичних витрат на оплату праці, зараховуються на витрати установи за кодом економічної класифікації видатків 1120. В обліку вони відображаються бухгалтерськими записами за дебетом субрахунків 801—802, 811—813, 821—825 і кредитом відповідних субрахунків рахунка 65 «Розрахунки із страхування».
Страхові внески перераховуються відповідним фондам одночасно зі сплатою прибуткового податку, але не пізніше терміну отримання коштів на виплату зарплати. Аналітичний облік розрахунків зі страхування ведеться у багатографних картках у розрізі фондів.
Бюджетні установи — платники зборів на обов'язкове пенсійне та соціальне страхування зобов'язані зареєструватися в органах відповідних фондів і поквартальне подавати цим органам необхідні розрахунки та звіти.
3.6. Облік розрахунків за стипендіями
Стипендія — це грошове забезпечення, що регулярно надасться особам, які вчаться на денних відділеннях вищих і середніх спеціальних навчальних закладів на бюджетній основі, а також особам, що проходять підготовку на стаціонарі в аспірантурі та докторантурі. Державні стипендії у навчальних закладах і науково-дослідних інститутах виплачуються в межах встановлених лімітів стипендіального фонду відповідно до «Порядку призначення, виплати та розмірів стипендіального забезпечення учнів, студентів, курсантів, слухачів, клінічних ординаторів, аспірантів і докторантів», затвердженого постановою КМУ від 08.08.2001 р. № 950 та постанови КМУвід 01.04.03 № 448 «Про збільшення розміру стипендіального забезпечення студентів вищих навчальних закладів».
Стипендії призначаються наказом керівника навчального закладу за поданням стипендіальних комісій з участю деканатів, педагогічних колективів, громадських організацій та дотриманням вимог постанови КМУ № 950. При призначенні стипендій враховується успішність студентів та їх матеріальне становище. У першу чергу забезпечуються стипендіями діти-сироти, діти, що залишилися без опіки батьків, діти І малозабезпечених сімей, потерпілі внаслідок аварії на ЧАЕС, студенти-інваліди, студенти, які мають сім'ї з дітьми. Решті студентів стипендія призначається за результатами сесії при умові, що їх середній бал успішності не нижчий 4 за п'ятибального або 7 за дванадцяти бальною шкалою.
Мінімальний розмір стипендії становить: - учням професійно-технічних навчальних закладів — 2 неоподатковуваних мінімуми доходів громадян на місяць;
--студентам вищих навчальних закладів (ВНЗ) І—II рівня акредитації, які навчаються за освітньо-кваліфікаційним рівнем «молодший спеціаліст» або «бакалавр»,— 2,2 неоподатковуваних мінімуми доходів громадян за місяць (37,40 грн.);
— студентам ВНЗ ІІІ—IV рівня акредитації, які навчаються за освітньо-кваліфікаційним рівнем «бакалавр», «спеціаліст» або «магістр» (крім магістрів державного управління), — 2,75 неоподатковуваних мінімуми доходів громадян на місяці. (46,75 грн.).
Учням професійно-технічних навчальних закладів, студентам, курсантам, які за результатами сесії мають середній бал успішності 5 за п'ятибальною або 10—12 за дванадцятибальною шкалою, мінімальний розмір стипендії збільшується на 25%.
Стипендіатам з числа громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, розмір стипендії збільшується на 100% за рахунок кошт, передбачених у державному бюджеті на здійснення заходів з ліквідації наслідків Чорнобильської катастрофи. Студентам з числа дітей-сиріт розмір стипендії збільшується на 55%. Є особливості призначення стипендій і іншим категоріям стипендіатів.
Для розрахунків за стипендіями характерні великі масиви облікової інформації, типовість і щомісячна повторюваність операції! з нарахування стипендій, відрахувань з них, виплат. Стипендія це особливий вид грошового забезпечення, який не входить у фонд оплати праці. На стипендії не нараховуються внески на соціальні заходи (до Пенсійного фонду та Фондів загально обов'язкового державного соціального страхування). Стипендіатам за період тимчасової непрацездатності допомога не виплачується, а зберігається стипендія. У той же час стипендія включається до сукупного оподатковуваного доходу громадян, з якого справляється прибутковий податок, а всім стипендіатам присвоюється ідентифікаційний код платника податків.
Для обліку розрахунки! за стипендіями призначений пасивний субрахунок 662 «Розрахунки зі стипендіатами», який за призначенням і структурою близький до субрахунка 661 «Розрахунки із заробітної плати». Нарахована стипендія для бюджетної установи є фактичним видатком за кодом 1342 «Стипендії» економічної класифікації видатків бюджету і відображається за дебетом субрахунка 801 (802) і кредитом субрахунка 662. Відрахування зі стипендії прибуткового податку, профспілкових внесків, за виконавчими документами, за проживання в гуртожитку та інше відображають за дебетом субрахунка 662 і кредитом відповідних субрахунків з обліку розрахунків за відрахованими сумами (641, 666, 668, 675 тощо).
Виплата стипендій здійснюється, як правило, через старост груп (або уповноважених стипендіатів) на підставі групових (колективних) доручень, завірених керівником підрозділу навчального закладу (деканом, завідуючим відділенням тощо). Список таких уповноважених осіб затверджується наказом по навчальному закладу. Суми стипендій, не одержані стипендіатами вчасно, депонуються і обліковуються на субрахунку 67]. Депонована заборгованість за стипендіями, строк позовної давності яких минув, підлягає списанню на «Результати виконання кошторису за загальним фондом» (субрахунок 431) бухгалтерським проведенням:
Дт субрах. 671       Кт субрах. 431.
Розрахунки за стипендіями — одна з найбільш трудомістких ділянок облікової роботи бухгалтерів навчальних закладів, тому її бажано здійснювати з використанням персональних ЕОМ та локальних систем автоматизації обліку розрахунків за стипендіями.
ПИТАННЯ ДЛЯ САМОПЕРЕВІРКИ
1.Розкрийте особливості організації й оплати праці е бюджетних установах та завдання її обліку.
2.Назвіть первинні документи з обліку чисельності працівників та відпрацьованого часу.
3.Документальне оформлення і порядок нарахування зарплати працівникам бюджетних установ. Порядок нарахування допомоги за час тимчасової непрацездатності та оплати за період відпустки
4.Види відрахувань із заробітної плати, порядок їх визначення та відображення в обліку.
5.Форми розрахункових документів та способи ведення аналітичного обліку розрахунків з оплати праці.
7. Рахунки для обліку розрахунків з оплати праці та порядок відображення на них нарахування й відрахувань з оплати праці.
8.Порядок розрахунків з органами соціального страхування та їх відображення в обліку.
9.Порядок призначення та облік розрахунків за стипендіями.
РОЗДІЛ 4
Облік розрахунків
з бюджетом та різними
дебіторами і кредиторами
4.1. Оподаткування бюджетних установ та облік розрахунків за платежами е бюджет
За нормальних умов існування бюджетні установи та організації провадять свою діяльність виключно за рахунок бюджетних коштів і не отримують доходів у будь-якій формі, а отже, не платять податків. Однак в сучасних умовах багато бюджетних організацій мають позабюджетні надходження, можуть займатися комерційною діяльністю, а відтак і сплачувати податки. Але оподаткування бюджетних установ і організацій має свої особливості.
У загальному вигляді платежі бюджетних установ за податками та обов'язковими зборами включають:
а) за рахунок коштів бюджетної установи: податки на прибуток, на додану вартість, на землю, з власників транспортних засобів, а також виручку від реалізації будівель і споруд;
б) за рахунок відрахувань з фізичних осіб: прибутковий податок, різниця між сумою відшкодування матеріальних витрат і обліковою вартістю виявлених недостач, втрат (псування) матеріальних цінностей та іноземної валюти.
Відповідно до пп. 7.11.2 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.1997 р. № 283/97-ВР (зі змінами і доповненнями) від оподаткування звільняються доходи неприбуткових організацій, створених органами державної влади України, органами місцевого самоврядування, що утримуються за рахунок відповідних бюджетів у вигляді:
- коштів або майна, що надходять безоплатно або у вигляді безповоротної фінансової допомоги чи добровільних по жертвувань;
- коштів або майна, що надходять таким неприбутковим організаціям як компенсація вартості отриманих державних послуг.
Доходи, отримані цими організаціями від надання державних послуг, зараховуються до складу кошторисів (на спеціальних рахунок) і відповідно до пп. 7.11.13 використовуються виключно на фінансування видатків такого кошторису (включаючи фінансування виробничої діяльності згідно зі статутами).
Відповідно до пп. 7.11.13 під терміном «державні послуги» слід розуміти будь-які платні послуги, обов'язковість отримання яких встановлюється законодавством та які надаються фізичним чи юридичним особам органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування та створеними ними установами й організаціями, що утримуються за рахунок коштів відповідних бюджетів.
Крім того, Кабінетом Міністрів України встановлюються переліки платних послуг, які можуть додатково надаватися неприбутковими організаціями, що створені органами державної влади України чи органами місцевого самоврядування і утримуються за рахунок бюджет. Кошти, які надходять від надання таких послуг, використовуються в установленому порядку згідно з кошторисом доходів і видатків та не оподатковуються податком па прибуток.
Так, постановою КМУ від 17.09.1996 р. № 1138 затверджено «Перелік платних послуг, які можуть надаватися в державних закладах охорони здоров'я та вищих медичних закладах освіти» (зі змінами і доповненнями), від 20.01.1997 р. № 38 — «Перелік платних послуг, які можуть надаватися державними навчальними закладами» (з подальшими змінами і доповненнями), а постановою від 05.06.1997 р. № 534 — «Перелік платних послуг, які можуть надаватися закладами культури і мистецтва, заснованими на державній та комунальній формі власності». Подібні переліки діють і в інших галузях бюджетної сфери,
У той же час законом передбачено, що у разі, коли доходи, одержані бюджетною установою протягом звітного року із назначених вище джерел, невикористані повністю до кінця першого кварталу наступного року і їх залишок на кінець першого кварталу перевищує 25% від загальних валових доходів, отриманих протягом минулого року, то відповідне перевищення оподатковується податком на прибуток на загальних підставах.
Доходи, одержані бюджетними установами з інших джерел, отримання яких дозволено чинним законодавством України, оподатковуються податком на прибуток на загальних підставах. До таких доходів належать усі види доходів від неосновної діяльності бюджетних установ: виконання робіт і надання послуг стороннім організаціям виробничими майстернями, підсобними (навчальними) сільськими господарствами, передачі в оренду майна, виконання договірних науково-дослідних робіт та ін.
При здійсненні деяких господарських операцій бюджетні організації можуть бути платниками податку на додану вартість (ПДВ), порядок оподаткування яким регламентує Закон України «Про податок на додану вартість» від 03.04.1997 р. № 16В/97-ВР (зі змінами і доповненнями). Згідно з п. 2.1 статті 2цього закону платниками податку є юридичні особи, обсяг оподатковуваних операцій яких протягом будь-якого періоду з останніх 12 календарних місяців перевищує 3600 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (тобто 61200грн).
У той же час деякі з платних послуг бюджетних установ звільнені у законодавчому порядку від оподаткування ПДВ. До них належать:
- визначені відповідним переліком послуги закладав освіти, які мають спеціальну ліцензію на надання таких послуг (пп. 5.1.3 Закону про ПДВ);
—визначені відповідним переліком послуги закладів охорони здоров'я, які мають спеціальну ліцензію на надання таких послуг (ПП.-5.1.8 Закону про ПДВ);
—визначені відповідним переліком послуги закладів служби зайнятості (пп. 5.1.11 Закону про ПДВ);
—платні послуги бібліотек (пп. 5.1.23 Закону про ПДВ);
—деякі послуги архівних установ (пп. 5.1.12 Закону про ПДВ);
-    послуги державних органів з реєстрації актів громадянського етапу (пп. 5.1.6 Закону про ПДВ);
-    надання державних платних послуг органами виконавчої влади і місцевого самоврядування (пп. 3.2.6 Закону про ПДВ)та ін.
Таким чином, бюджетні організації повинні реєструватися як платники ПДВ тільки у тому випадку, коли обсяг не звільнених від оподаткування платних послуг перевищує їх граничні розміри.
Сума податкового зобов'язання з ПДВ визначається на загальних підставах, а порядок формування податкового кредиту з ПДВ в бюджетних організаціях мас деякі особливості, які полягають у тому, що до складу останнього включають лише суми ПДВ, сплачені при придбанні майна виключно за рахунок коштів спеціального фонду.
Бюджетні установи, які не є платниками ПДВ, суми ПДВ, сплачені при придбанні майна, зараховують на видатки установи.
Відповідно до ст. 12 Закону України «Про плату їв землю» від 03.07.1992 р. № 2535-ХІІ (зі змінами і доповненнями) більшість бюджетних установ звільнені від сплати земельного податку, але якщо такі установи здають в оренду земельні ділянки, окремі будівлі або їх частини іншим суб'єктам підприємницької діяльності, то вони сплачують податок на землю на загальних підставах за рахунок отриманого прибутку. Одночасно земельний податок включається до складу валових витрат установи, внаслідок чого зменшує суму оподатковуваного прибутку і податку на прибуток.
Порядок обчислення і сплати податку на транспортні засоби регулюється Законом України «Про податок із власників транспортних засобів та інших самохідних машин і механізмів» від 18.02.1997р. №75/97-ВР (зі змінами і доповненнями). Платниками цього податку е всі бюджетні установи, що мають у своєму розпорядженні зареєстровані транспортні засоби (крім навчальних закладів, що повністю утримуються за кошти бюджет) і мають навчальні транспортні засоби). Податок визначається на підставі звітних даних про наявність транспортних засобів станом на 1 січня звітного року. За придбані протягом року транспортні засоби податок сплачується па загальних підставах, починаючи з кварталу, в якому транспортний засіб зареєстровано.
Бюджетні установи не сплачують збір за спеціальне використання в о лігах ресурсів, якщо вони використовують воду виключно для задоволення власних питних та санітарно-гігієнічних потреб. Якщо ж бюджетні установи використовують воду на інші цілі, то сплачують збір за спеціальне використання водних ресурсів па загальних підстав ах.
Прибутковий податок з доходу працівників бюджетних установ утримується на загальних підставах (див. параграф 3.4).
Облік розрахунків з бюджетом ведеться на синтетичному рахунку 64 «Розрахунки з податків та платежів», який має два субрахунки:
641«Розрахунки за платежами і податками в бюджет»;
642«Інші розрахунки з бюджетом».
За кредитом рахунка 64 відображаються операції нарахування податків та інших платежів у бюджет, а за дебетом — їх перерахування (табл. 4.1).

Таблиця 4.1
Основні бухгалтерські проведення і обліку розрахунків з бюджетом
Зміст господарської операції
Кореспондуючі субрахунки
Дт
Кт
1
2
3
1. Відображається сума ПДВ, включеного постачальниками, різними кредиторами і дебіторами в рахунок на придбання матеріальних цінностей (одержання послуг), якщо сума ПДВ включається до податкового кредиту
641
361,362, 364, 675
2. Відображається сума ПДВ у вартості придбаного спеціального обладнання для виконання НДР за господарськими договорами, якщо сума ПДВ включаїться до податкового
кредиту
641
313,323, 351,364, 631—635, 675
3. Відображається сума податкового зобов'язання з ПДВ. включеного в рахунок за реалізовані матеріальні цінності (надані послуги)
364, 675
641
5 Надійшла в касу оплата готівкою за реалізовані санаторно-курортні путівки: вартість путівки без ПДВ
на суму ПДВ
301
301
331 641
5. Сплачена сума ПДВ: за реалізовані матеріальні цінності (послуги) за реалізовані санаторно-курортні путівки
641 641
316,326 313,323
6. Відраховано прибутковий податок Із зарплати, стипендії, гонорару
661,662, 669
641
7. Оприбутковані матеріали, одержані від ліквідації необоротних активів та МШП. вартість яких згідно з чинним законодавством підлягає перерахуванню в доход бюджету
231,234
642
8. Відображається сума коштів, одержаних від реалізації будівель і споруд, які підлягають перерахуванню в доход державного бюджету
364, 675
642
9. Відображається сума відшкодування за завдані збитки, яка підлягає відрахуванню з винних осіб і зарахуванню в доход бюджету
363
642
1 0. Нарахована плата за утримання дітей в школах -інтернатах
674
642
Продовження табл. 4.1
1
2
3
11. Нарахована сума податку на прибуток
432
641
12. Нараховано земельний податок, податок з власників транспортних засобів
801,802, 811
641
ІЗ. Перераховано в доход бюджету по датки та Інші платежі
641,642
311,313, 321,323
Операції з обліку розрахунків за платежами і податками в бюджет відображаються в різних меморіальних ордерах, на підставі яких виконуються записи в книгу Журнал-головна. Аналітичний облік ведеться окремо за кожним видом податків і платежів у спеціальних картках обліку розрахунків, у книзі або відповідній машинограмі. На підставі даних аналітичного обліку складаються декларації та відомості стану розрахунків за платежами в бюджет, які в установлені терміни подаються до податкового органу за місцем реєстрації платника податку.
4.2. Облік розрахунків у підзвітними особами
Як відомо, більшість розрахунків бюджетні організації здійснюють у безготівковій формі. У той же час є такі витрати, які з різних причин не можуть бути здійснені шляхом безготівкових розрахунків. У таких випадках їх здійснюють готівкою безпосередньо з каси установи або через підзвітних осіб.
Підзвітними особами можуть бути лише працівники установи, яким видаються аванси па здійснення деяких господарських витрат, на відрядження та наукові експедиції. Через підзвітних осіб може виплачуватися і заробітна плата, якщо в установі за штатним розкладом не передбачена посада касира або якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна (розрахунково-платіжна) відомість не може бути повернута довіреною особою в касу централізованої бухгалтерії протягом трьох робочих днів, відведених на виплату зарплати готівкою.
Готівка видасться під звіт з каси установи з дозволу керівника установи і головного бухгалтера і лише па цілі, передбачені кошторисом, та в межах сум, отриманих па вказані цілі ї рахунка у банку (казначействі), і лише у разі відсутності заборгованості підзвітної особи за раніше отримані аванси. Порядок видачі готівки під звіт на господарські потреби та її використання і подальшого оформлення виправдними документами регулюється п. 2.15 «Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні», затвердженого НБУ 19.02.2001 р. № 72.
Розмір авансу на господарські потреби не лімітується, але підзвітна особа зобов'язана відзвітувати за отримані кошти не пізніше наступного робочого дня після їх отримання. У противному разі видана під звіт готівка, але не витрачена та не підтверджена авансовим звітом і не повернена до каси установи, наступного дня після закінчення зазначеного терміну включається розрахунково до суми фактичного залишку грошей у касі на кінець дня, який порівнюється з встановленим лімітом.
На службові відрядження аванс видається з розрахунку витрат, необхідних відрядженому на оплату вартості проїзду до місця відрядження і назад, добових та наймання житла. Порядок оплати службових відряджень регулюється «Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон», затвердженою МФУ 13.08.1998 р. (з подальшими змінами) та постановою КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.1999 р. № 663 (з подальшими змінами).
Термін відрядження визначається керівником установи, але не може перевищувати в межах України 30 календарних днів, а закордон — 60. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження про дату вибуття та прибуття до місця постійної роботи. При цьому датою повернення вважається день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи.
За час відрядження виплачуються добові з розрахунку 18 грн. за кожен день перебування у відрядженні, включаючи день від'їзду та день приїзду (незалежно від години для від'їзд)' та приїзду). Дати від'їзду та приїзду (при можливості) звіряють з відмітками на проїзних документах.
За наявності підтверджуючих документи* відрядженій особі установою відшкодовується вартість витрат на оплату за житлове приміщення (готель, гуртожиток і т. ін.) у розмірі фактично сплаченої суми з урахуванням додаткових побутових послуг, що надаються у місцях проживання і включені до квитанції (користування холодильником, телевізором, телефоном у межах місця відрядження тощо), але не більше 10% норм добових витрат за всі дні проживання. За бронювання місця в готелі відрядженому відшкодовуються витрати в розмірі не більше 50% вартості проживання за добу згідно з поданими підтверджувальними документами.
Для державних службовців та працівників установ, які повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних асигнувань, при відрядженні за кордон встановлені граничні норми добових та відшкодування витрат на наймання житлового приміщення залежно від країни відрядження. Так, найнижчі (станом на 1 липня 2003 р.) максимальні суми добових (до 25 дол. США) встановлені для відряджених до деяких країн СНД, а найвищі (до 50 дол. США) - при відрядженні до економічно розвинутих країн далекого зарубіжжя (Японія, США, Бельгія, Німеччина та ін.). Максимальні норми витрат на наймання житлового приміщення коливаються від 90 до 250дол. США на добу. Аванс відрядженому закордон видається у національній валюті країни відрядження або у вільно конвертованій валюті. При цьому перерахунок суми авансу в долари США здійснюється за прогнозним офіційним курсом, встановленим НБУ на день складання кошторису витрат на відрядження.
Відрядженому працівникові відшкодовуються також виграти на проїзд до місця відрядження і назад у розмірі вартості проїзду транспортом загального користування з урахуванням усіх витрат, пов'язаних з придбанням проїзних квитків, користуванням постільними речами у поїздах, страховими платежами па транспорті, податком на додану вартість за придбані проїзні документи. Усі ці витрати повинні бути підтверджені відповідними документами в оригіналі.
За час перебування за кордоном працівникові відшкодовуються також витрати:
—   на проїзд за місцем відрядження;
—на оформлення закордонних паспортів, отримання віз, обов'язкове страхування;
—   на оплату телефонних рахунків і т. ін.
Якщо у вартість рахунка за проживання в готелі включена вартість харчування, то сума добових зменшується відповідно: при одноразовому харчуванні — на 20%; при дворазовому на 40% і при триразовому харчуванні в готелі - на 60%. Витрати на побутові послуги в готелях обмежені рамками 10% від норми добових за всі дні проживання, витрати на проживання понад встановлені норми та деякі інші — з дозволу керівника установи.
Порядок видачі і використання підзвітних сум на проведення наукових експедицій регламентується інструкціями Національної академії наук України. Кошти на експедиції видаються відповідно до затвердженого кошторису.
Після повернення з відрядження підзвітна особа зобов'язана протягом трьох робочих днів подати авансовий збіг про витрачені у відрядженні кошти, до якого додаються посвідчення про відрядження з відмітками про дати прибуття і вибуття, а також в оригіналі інші документи, що підтверджують вартість витрат (проїзні квитки, рахунки, чеки, квитанції тощо). Залишок невикористаних коштів підлягає поверненню до каси у тій валюті, в якій був виданий аванс, не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження.
Працівники бухгалтерії перевіряють правильність оформлення звіту та законність витрачання коштів за призначенням. Перевірений і підписаний бухгалтером звіт подають на затвердження керівникові установи, який зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення про затвердження звіту,
У разі неподання в строк авансового звіту або неповернення в касу невикористаної суми авансу бухгалтерія має право відрахувати суму заборгованості із заробітної плати підзвітної особи з дотриманням вимог чинного законодавства.
Розрахунки з підзвітними особами обліковують на субрахунку 362 «Розрахунки з підзвітними особами» до синтетичного рахунка 36 «Розрахунки з різними дебіторами». На цьому ж субрахунку обліковують видані в підзвіт талони на бензин, талони па проїзд у міському транспорті та інші грошові документи, а також кошти на виплату зарплати (в окремих випадках).
Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформляються такими бухгалтерськими проведеннями (табл. 4.2).
Зазначені господарські операції відображають у «Меморіальному ордері № 8 — Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами» т.ф.№ 386 (бюджет), записи в якому здійснюють лінійно-позиційним методом, поєднуючи синтетичний та аналітичний облік. При цьому методі в одному рядку записують як суму виданого авансу окремій підзвітній особі, так і суму витрат згідно із затвердженим авансовим звітом, виводять залишок на кінець звітного періоду за підзвітною особою або за установою. При видачі одній особі декілька разів авансів протягом місяця її прізвище буде повторюватися у накопичувальній відомості відповідно до кількості отриманих авансів. Загальні підсумки накопичувальної відомості (за вирахуванням операцій з руху коштів у касі) переносять до книги Журнал-головна.
Таблиця 4.2
Кореспонденція субрахунків з обліку розрахунків з підзвітними особами
Кореспондуючі
Зміст господарської операції
субрахунки
Дт
Кт
1 . Видано з каси під звіт готівкою:
у національній валюті
362
301
в іноземній валюті
362
302
2. Подано авансовий звіт про витрачені підзвітні
сума;
а) на придбання матеріалів, продуктів харчування,
малоцінних та швидкозношуваних предметів
купівельна вартість (без ПДВ)
231—239, 221
362
сума ПДВ при використанні коштів
801, 802
362
загального фонду
сума ПДВ при використанні коштів
спеціального фонду
включена до податкового кредиту
641
362
не включена до податкового кредиту
811—813
362
одночасно другий запис на купівельну
«01, 802,
411
вартість МШП
811—813
б) на відрядження
за рахунок коштів загального фонду
801, 802
362
за рахунок коштів спеціального фонду
811—813
362
пов'язане з виробництвом продукції,
821—823
362
виконанням науково-дослідних робіт за
договорами із замовниками
пов'язане із заготівлею і переробкою
825
362
матеріалів
3. Повернено в касу невикористаний залишок
301,302
362
авансу
4. Видано під звіт талони на бензин
362
331
5. Подано авансовий звіт про витрачання талонів
801,802,
362
на бензин
811—813
6. Подано авансовий звіт про виплачену через
661,662
362
підзвітну особу заробітну плату, стипендію
7. Відраховано суму невикористаного авансу із
661
362
зарплати підзвітної особи
4.3. Облік розрахунків з відшкодування завданих, збитків
У діяльності бюджетних установ можуть бути випадки, коли , результаті проведених перевірок, ревізій, інвентаризацій виявлені нестачі, розкрадання, втрати від псування матеріальних цінностей, які повинні бути відшкодовані за рахунок винних осіб. Розмір збитків, що підлягають відрахуванню з винних осіб, визначається відповідно до затвердженого постановою КМУ від 22.01.1996р. № 116 «Порядку визначення розміру .збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей» (з подальшими доповненнями) та Закону України «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей» № 217/95-ВР.
Згідно з названим Порядком розмір збитків визначається виходячи з балансової вартості відсутніх (знищених, зіпсованих) цінностей (-І вирахуванням зносу), але не нижче 50% балансової вартості на момент встановлення такого факту з урахуванням індексів інфляції, які щомісячно визначає Держкомстат України, відповідного розміру податку на додану вартість і акцизного збору за формулою:
Рз=[(Бв-А)*Іінф+Азб+ПДВ]*К,
де Рз —розмір відшкодування збитків, грн.;
Бв — балансова вартість на момент встановлення факту завданих збитків, грн.;
А — сума нарахованого зносу (амортизації) за час використання об'єкта, грн.;
Іінф — загальний індекс інфляції, що розраховується на підставі щомісячно визначених індексів інфляції;
Азб — сума акцизного збору, грн.;
ПДВ — сума податку на додану вартість, грн.;
К — коефіцієнт відшкодування суми збитків винною особою.
Для більшості матеріальних цінностей коефіцієнт відшкодування К = 2. Проте для деяких видів цінностей він дещо інший (табл. 4.3). З визначеної таким чином суми збитку бюджетній установі відшкодовується .пише облікова вартість втрачених цінностей (первинна вартість за мінусом зносу), а решта перераховується до державного бюджету.

Таблиця 4.3
Коефіцієнт для розрахунку суми відшкодування завданих збитків
Вид матеріальних цінностей
База розрахунку збитків
Коефіцієнт
 
Спирт етиловий питний, скирт етиловий ректифікований, спирт етиловий сирець
Оптова ціна підприємства - виробника з урахуванням акцизного збору та податку на додану вартість
3
 
Плодово-ягідні соки, консервовані з використанням сірчаного ангідриду або бензокислого натрію
Оптова ціна підприємства-виробника з урахуванням податку на додану вартість
2
 
Тварини
Закупівельні ціни (па момент віденко давання збитків)
1,5
 
Вузли й агрегати, деталі, напівфабрикати тощо, які виготовляються дія внутрішньо виробничих потреб, а також продукція, виробництво якої не закінчено
Собівартість з нарахуванням середньої норми прибутку на дану продукцію
2
 
Продовольчі товари, роздрібні ціни на як: дотуються
Роздрібна ціна плюс дотація

 
Бланки цінних паперів, документів суворого обліку (1)
Номінальна вартість, зазначена на бланках цінних паперів (документах суворого облік}'), або вартісні цих документів, встановлена законодавством
5
 
Бланки цінних паперів, документів суворого облік}' (2)
Вартість придбання (виготовлення) бланків документів, па яких не зазначена номінальна вартість (або вартість не встановлена законодавством)
50
 
Банкнотний папір
Максимальна сума грошей, що може бути виготовлена на цьому банкнотному папері
1,5
 
Захищений папір, персоніфікована захисна стрічка
Вартість такої стрічки або паперу
5000
 
Дорогоцінні метали
Ринкова ціна, то діє на дату виявлення збитків
2
 
Дорогоцінне каміння (крім огранованого)
Ринкова ціна, що діє на дату виявлення збитків
2
Ограноване дорогоцінне каміння
Ринкова ціна, що діє на дату виявлення збитків
3
Алмазні інструменти та алмазні порошки
Ринкова ціна, що діє на дату виявлення збитків
2
1
2
3
Іноземна валюта та платіжні документи в Іноземній валюті
Вартість валютних цінностей, перерахована у валюту України за обмінним курсом НБУ на день виявлення завданих збитків
3
Матеріальні цінності, що підлягають списанню на видатки у міру їх придбання
Ринкова ціна на аналогічні матеріальні цінності, зменшена пропорційно фактичному зносу, але не нижче ніж на 50 відсотків ринкової ціни
Облік розрахунків з відшкодування завданих збитків ведуть на субрахунку 363 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків». За дебетом цього субрахунка записують суми завданих збитків з кредиту субрахунків грошових коштів, необоротних активів, виробничих запасів та ін. на підставі належним чином оформлених документів (актів перевірок, ревізій, інвентаризаційних описів тощо) та наказу керівника установи про порядок регулювання виявлених нестач і втрат. За кредитом субрахунка 363 записують суми, що надійшли в касу або відраховані із заробітної плати винної особи на відшкодування завданих збитків (табл. 4.4).
Операції з обліку розрахунків щодо відшкодування завданих збитків відображаються у різних меморіальних ордерах; на списання необоротних активів — у меморіальному ордері № У, на списання продуктів харчування — у меморіальному ордері № 12, на списання нестачі грошей та оприбуткування відшкодованої суми — у меморіальному ордері № 1 і т. ін. Аналітичний облік розрахунків з винними особами ведеться у спеціальних картках або у відомостях (книгах) за кожною особою зокрема до повного погашення або списання суми заборгованості. Останні: можливе за рішенням суду або при неможливості відшкодування заборгованості з об'єктивних причин (безнадійна заборгованість, щодо якої минув термін позовної давності).

Таблиця 4.4
Бухгалтерські записи операцій з обліку розрахунків з відшкодування завданих збитків
Зміст операції
Кореспондуючі субрахунки
Дт
Кт
1. Списана нестача необоротних активів, виявлена при інвентаризації і віднесена за рахунок винних осіб:
 на суму зносу
 на залишкову вартість
 на суму відшкодування за рахунок винних осіб
131—133 401
363
104—122 104—122
642
2. Списана і віднесена за рахунок вищих осіб нестача матеріалів і продуктів харчування:
 за обліковими цінами
 сума перевищення облікових цін
363
363
231—236, 238,239,642
3. Списана і віднесена за рахунок винних осіб нестача малоцінних та швидкозношуваних предметів
 за обліковою ціною
 за ціною відшкодування завданих збитків
411
363
221
642
4. Надійшли в касу суми відшкодування від винних осіб
301
363
5. Відрахована із зарплати сума відшкодування завданих збитків
661
363
6. Списання суми безнадійної заборгованості після закінчення терміну позовної давності
431,432
363
4.4. Облік розрахунків у порядку планових платежів
Розрахунки у порядку планових платежів застосовуються бюджетними установами за наявності постійних господарських зв'язків з різними установами і організаціями, що постачають матеріальні цінності (продукти харчування, медикаменти, навчальні та канцелярські товари) або надають послуги (харчування учнів, послуги автотранспорту тощо). Важливого умовою застосування таких розрахунків с. систематичний характер отримання бюджетною установою відповідних цінностей та послуг (щоденне завезення хліба, овочів, молочних продуктів, щоденне харчування учнів у їдальні і т. ін.) та неможливість точного прогнозування обсягу цих товарів або послуг (наприклад, щоденна потреба в продуктах харчування залежить від контингенту хворих у лікарні, який неможливо точно визначити наперед).
Розрахунки з постачальниками у порядку планових платежів здійснюються не за кожною окремою поставкою (послугою), а шляхом періодичного перерахування постачальникові коштів з поточних (реєстраційних) рахунків у терміни і в розмірах, попередньо обумовлених сторонами у відповідній угоді. Такі перерахування можуть здійснюватися періодично за фактично поставлені цінності, надані послуги (щодекадне, один або два рази на місяць).
Щомісячно постачальник і платник (бюджетна установа) звіряють стан розрахунків, результати якого оформляють спеціальним актом, на підставі якого здійснюють регулювання стану розрахунків. Це запобігає порушенням платіжної і фінансової дисципліни.
Облік розрахунків з постачальниками у порядку планових платежів ведеться на активно-пасивному субрахунку 361 «Розрахунки в порядку планових платежів». За дебетом цього субрахунка записують суми перерахованих платежів у кореспонденції з кредитом субрахунків обліку грошових коштів, а за кредитом — вартість отриманих матеріальних цінностей, виконаних робіт та послуг у кореспонденції з дебетом рахунків обліку матеріальних цінностей або витрат. Аналітичний облік розрахунків у порядку планових платежів ведуть у накопичувальній відомості — меморіальному ордері № 7 т. ф. № 410 (бюджет), в якій для кожного постачальника відводиться декілька рядків для відображення операцій протягом місяця. Записи у меморіальному ордері здійснюють за кожним документом зокрема у міру їх надходження в бухгалтерію, а залишок на кінець місяця виводять за кожним постачальником та за субрахунком у цілому. Підсумки оборотів і сальдо з накопичувальної відомості — меморіального ордера № 7 переносять у книгу Журнал-головна.
4.5. Облік розрахунків з іншими дебіторами і кредиторами
Для обліку розрахунків з різними дебіторами призначений активний субрахунок 364 «Розрахунки з іншими дебіторами», а з різними кредиторами пасивний субрахунок 675 «Розрахунки з іншими кредиторами». Події різних підприємств, установ та організацій на дебіторів і кредиторів носить умовний характер і визначається бюджетною установою самостійно, виходячи зі змісту першої операції або переважності дебетового чи кредитової о сальдо. Так, якщо першою здійснюється операція попередньої оплати за очікувані послуги чи майбутні поставки матеріальних цінностей, то такі розрахунки обліковують на субрахунку 364 (як дебіторську заборгованість). Коли ж першою операцією буде отримання матеріальних цінностей чи послуг з їх подальшою оплатою, то такі розрахунки обліковують на субрахунку 675 (як кредиторську заборгованість).
Крім того, на субрахунку 364 обліковують розрахунки за претензіями і боргами, переданими на розгляд судових органів, розрахунки зі студентами та учнями навчальних закладів за користування гуртожитком і постільними речами, з орендарями за передані в оренду приміщення, квартиронаймачами за квартирну плату, за виконані роботи і послуги на сторону (у тому числі і розрахунки з оплати за навчання у вищих навчальних закладах) та ін.
За дебетом субрахунка 364 відображається виникнення та збільшення дебіторської заборгованості, а за кредитом - її погашення. Відповідно за кредитом субрахунка 675 відображається виникнення та збільшення кредиторської заборгованості, а за дебетом — її погашення (табл. 4.5).
Синтетичний і аналітичний облік розрахунків з річними дебіторами поєднується у накопичувальній відомості — меморіальному ордері № 4т. ф. №408 (бюджет), а з різними кредиторами — у накопичувальній відомості - меморіальному ордері № 6 т. ф. № 409 (бюджет). Облік розрахунків ведеться позиційним способом, сальдо виводиться з кожного випадку отримання товарів (послуг) та їх оплати. Аналітичний облік розрахунків зі студентами та учнями за користування гуртожитком, квартиронаймачами; а квартирну плату і комунальні послуги ведуть у спеціальних оборотних відомостях, підсумки яких, переносять до меморіального ордера № 4. Загальне сальдо розрахунків з дебіторами (субрах. 364) і кредиторами (субрах. 675) може бути розгорнутим (л дебеті і кредиті). У та кому ж вигляді загальне сальдо переноситься до книги «Журнал-головна книга» і до балансу.
Таблиця 4.5
Бухгалтерські проведення обліку розрахунків з іншими дебіторами і кредиторами
Зміст господарської операції
Кореспондуючі субрахунки
Дт
Кт
1 . Відображається сума виручки від реалізації необоротних активів (крім будівель і споруд), придбаних за рахунок коштів спеціального фонду:
на реалізаційну вартість
на суму ПДВ
364, 675 364, 675
711
641
2. Перераховано постачальникам за матеріальні цінності і послуги:
попередня оплата
після одержання матеріальних цінностей
364
675
311,313,321., 323 та ін. 311,313,321, 323 та ін.
3.Одержані від постачальників матеріали і продукти харчування:
вартість без ПДВ
оплачених раніше
оплачених після одержання
на суму ПДВ з вартості матеріалів
придбаних за рахунок колітів загального фонду придбаних за рахунок коштів спеціального
фонду
231—239 231—239
801,802
641,
811—813
364
675
364,675
364, 675
4. Нарахована плата за надані послуги з оренди приміщень, квартирної плати, за роботу транс порі у та інші платні послуги  
364
741
5. Надійшли кошти за оренду приміщень, квартирна плата, за роботу транспорт) й інші платні послуги і т. ін.
313,318, 323
364
4.6. Облік зобов'язань розпорядників бюджетних коштів
З метою здійснення контролю за станом кредиторської заборгованості та прийняттям поточних зобов'язань розпорядників коштів бюджету запроваджено облік таких зобов'язань в органах Державного казначейства.
Згідно з «Порядком обліку зобов'язані, розпорядників коштів бюджету в органах Державного казначейства», затвердженим наказом ДКУ від 19.10.2000 р. № 103, під зобов'язаннями розуміють відносини, що виникають з договорів (угод, замовлень), відповідно до яких розпорядник коштів бюджету (як споживач товарів, робіт, послуг) повинен сплатити певну суму виконавцю при умові реалізації таких договорів. Тобто такі зобов'язання можна назвати умовними, тому що погасити їх треба буде лише при умові виконання договору постачання. Зобов'язання ж розпорядника коштів бюджету сплатити гроші за одержані товари (послуги) або інші ідентичні операції на виконання зобов'язань чи відповідній до первинних фінансових документів називають фінансовими зобов'язаннями. Останні обліковуються розпорядниками коштів як кредиторська заборгованість.
Розпорядники коштів бюджету мають право приймати зобов'язання на витрачання бюджетних коштів тільки в межах асигнувань, виділених їм на бюджетний рік, а фінансові зобов'язання — згідно з розписом асигнувань, встановлених планом асигнувань, наростаючим підсумком з початку року.
За зобов'язаннями і фінансовими зобов'язаннями розпорядників коштів складають «Реєстр зобов'язань розпорядників коштів бюджету» та «Реєстр фінансових зобов'язань розпорядників коштів бюджету». До названих реєстрів додають копії первинних документів про взяття зобов'язань та/або фінансових зобов'язань. Названі регістри з копіями первинних документів передаються органу ДКУ, який веде їх облік у спеціальних картках окремо за загальним і спеціальним фондами бюджету.
Аналогічні реєстри складають за зобов'язаннями, у яких не зазначено суми (наприклад, на комунальні послуги). У реєстрі суми таких зобов'язань розпорядника коштів проставляють розрахункове па підставі доведених прогнозних натуральних показників.
Фінансові зобов'язання, не оформлені конкретними угодами (наприклад, кредиторська заборгованість із заробітної плати, стипендій, нарахувань на зарплату, витрат на службові відрядження і
т. ін.) оформлюються розпорядниками коштів «Довідкою про суми фінансових зобов'язань» і подаються разом з відповідними реєстрами органам ДКУ протягом 3 днів з часу їх виникнення для резервування коштів на відповідні цілі.
Органи ДКУ перевіряють подані розпорядниками коштів реєстри та підтвердні документи на їх відповідність, звіряють суми реєстрів із залишками невикористаних асигнувань за відповідними кодами функціональної та економічної класифікації видатків. У випадках неякісного оформлення реєстрів, відсутності підтвердних документів, недостатку залишку асигнувань за відповідним кодом класифікації видатків органи ДКУ ці зобов'язання не обліковують, а повертають на доопрацювання розпорядникам коштів.
Якщо сума зобов'язання та/або фінансового зобов'язання перевищує загальну річну суму асигнувань на відповідні цілі, то реєстрація зобов'язання органом ДКУ не проводиться, а фіксується у спеціальному журналі і повідомляється органам Контрольно-ревізійного управління (КРУ) та вищому органові ДКУ.
Оплата рахунків розпорядників коштів бюджету здійснюється тільки за наявності в обліку органів ДКУ їхніх зобов'язань та залишку коштів на рахунках розпорядників. Бюджетні установи мають право на визначення черговості оплати рахунків самостійно, виходячи з необхідності забезпечення виконання пріоритетних заходів.
Таким чином, наявність взятих на облік в органах ДКУ реєстрів фінансових зобов'язань розпорядників коштів бюджету і копій підтвердних документів є обов'язковою підставою для здійснення видатків.
З метою контролю за відповідністю обліку зобов'язань в органах ДКУ та у розпорядників бюджетних коштів введено форми щомісячної фінансової звітності № 7м «Звіт про заборгованість бюджетних установ» та № 8м «Звіт про зобов'язання бюджетних установ».
4.7. Інвентаризація розрахунків та порядок списання простроченої заборгованості
Для контролю за своєчасністю погашення заборгованості та правильністю її відображення в обліку і звітності бюджетні установи повинні періодично проводити інвентаризацію стану розрахунків. Згідно з «Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних актинів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу», затвердженою ДКУ 30.10. 1998р. № 90 (зі змінами) бюджетні установи проводять інвентаризацію розрахунків за платежами в бюджет та з вищою організацією не менше одного разу па квартал, розрахунків у порядку планових платежів і з депонентами — не менше одного разу на місяць, з іншими дебіторами та кредиторами — не менше двох разів на рік.
Інвентаризація розрахунків полягає у звіренні документів і записів у регістрах обліку та перевірці обґрунтованості сум, відображених на відповідних рахунках. Комісія встановлює термін виникнення заборгованості, її реальність та винних осіб у випадках пропуску термінів позовної давності. Усім дебіторам установа-кредитор повинна передати письмові дані про їхню заборгованість. Дебітори зобов'язані протягом 10 днів з часу отримання такого повідомлення підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення. Розбіжності, що виникають, мають бути врегульовані шляхом звіряння розрахунків, про що складається окремий акт. На рахунках розрахунків з дебіторами і кредиторами повинні залишатися тільки узгоджені суми.
Результати інвентаризації розрахунків оформлюються актом, в якому окремо вказуються суми безнадійних боргів та дебіторської і кредиторської заборгованості, щодо якої термін позовної давності минув. За цими видами заборгованості до акта слід додати довідку з найменуванням та адресами дебіторів і кредиторів, сумою заборгованості, за що, з якого часу та на підставі яких документів вона обліковується, а також із зазначенням винних осіб у пропущені термінів позовної давності.
Дебіторська заборгованість, щодо якої термін позовної давності минув, списується за рішенням керівника установи на зміни результатів виконання кошторису доходів та видатків за звітний рік. Але списання боргу внаслідок неплатоспроможності боржника не є підставою для скасування заборгованості. Таку заборгованість слід відображати поза балансом на рахунку 07 «Списані активи та зобов'язання» не менше п'яти років з часу списання для вистежування можливості її стягнення у разі змін майнового стану неплатоспроможних дебіторів.
Списання кредиторської заборгованості, щодо якої минув термін позовної давності, здійснюють відповідно до «Порядку списання кредиторської заборгованості бюджетних установ, строк позовної давності якої минув», затвердженою наказом ДКУ від 08.05.2001 р. >й 73. Згідно з ним Порядком, бюджетні установи здійснюють щоквартально списання кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув. Для цього наказом керівника установи має бути створена постійно діюча інвентаризаційна комісія, яка щоквартально проводить інвентаризацію розрахунків з метою виявлення кредиторської заборгованості з пропущеним строком позовної давності, що е. безнадійною для погашення. За результатами інвентаризації розрахунків комісія складає акт у довільній формі, який затверджує керівник установи.
Акт інвентаризації кредиторської заборгованості, що виникла з розрахунків за загальним або спеціальним фондами бюджету (крім власних надходжень), щодо якої минув термін позовної давності і яка є безнадійною до погашення, передасться вищому органові за відомчого підпорядкованістю для прийняття рішення про доцільність списання. Установа вищого рівня розглядає подані акти і у випадку прийняття позитивного рішення видає наказ про списання з обліку підвідомчої бюджетної установи відповідної заборгованості.
Списання кредиторської заборгованості, що виникла з розрахунків за власними надходженнями, оформляється аналогічно, але наказ про її списання видає сам керівник бюджетної установи. Одночасно інформація про списання такої заборгованості доводиться до відома установи вищого рівня.
У бухгалтерському обліку списання кредиторської заборгованості зараховується на результати виконання кошторису доходів і видатків (табл. 4.6).

Таблиця 4.6
Відображення в обліку операцій списання заборгованості, щодо якої минув строк позовної давності
Зміст господарської операції
Кореспондуючі субрахунки
Дт
Кт
1. Списання дебіторської заборгованості після закінчення терміну позовної давності
431,432
363, 364
2. Списання кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув
675
431,432
3. Списання депонентської заборгованості після закінчення терміну позовної давності
671
431,432
ПИТАННЯ ДЛЯ САМОПЕРЕВІРКИ
1.Назвіть види платежів у бюджет, які сплачують бюджетні установи, та поясніть порядок їх визначення.
2.Особливості оплати витрат на відрядження та їх обліку в бюджетних установах.
3.Облік підзвітних сум і розрахунків у підзвітними особами в бюджетних установах.
4.Порядок визначення сум відшкодування за відсутні (знищені, зіпсовані) цінності та їх відображення в обліку.
5.Організація та облік розрахунків у порядку планових платежів.
6.Дайте характеристику зобов'язань та фінансових зобов'язань розпорядників коштів, розкрийте порядок їх обліку.
7.Як проводиться інвентаризація стану розрахунків та списуються суми простроченої заборгованості?

РОЗДІЛ 5
Облік необоротних активів
5.1. Поняття, класифікація та оцінка основних засобів бюджетних установ
Основні засоби бюджетної установи — це матеріальні цінності, які використовуються у діяльності установи протягом періоду, що перевищує один рік, і вартість яких поступово зменшується у зв'язку з фізичним та моральним зносом. До основних засобів належать будинки, споруди, передавальні пристрої, робочі, силові машини та обладнання, вимірювальні і регулювальні прилади та пристрої, обчислювальна техніка, транспортні засоби, інструмент, виробничий і господарський інвентар, робоча та продуктивна худоба, багаторічні насадження, бібліотечні фонди, музейні цінності (крім музейних експонатів), експонати тваринного світу, документація з типового проектування та ін. До основних засобів зараховують земельні ділянки, що на правах власності належать даній установі, і капітальні вкладення на покращання земель з метою їх сільськогосподарського використання (меліоративні, осушувальні, іригаційні та інші роботи), а також капітальні вкладення у багаторічні насадження, незалежно від ступеня готовності їх до експлуатації.
Крім того, до основних засобів під загальною назвою «Інші необоротні матеріальні активи» віднесено також білизну, постільні речі, одяг та взуття (у тому числі спеціальні та спортивні) у закладах охорони здоров'я, освіти, соціального забезпечення тощо, а також тимчасові нетитульні споруди, прилади і пристрої, витрати на зведення яких включають до собівартості будівельно-монтажних робіт і які за раніше діючою методикою належали до оборотних активів.
До основних засобів належать також (незалежно від вартості) сільськогосподарські машини та знаряддя, будівельний механізований інструмент, усі види засобів пересування, призначені для переміщення людей і вантажів, сценІчно-постановочні засоби вартістю за одиницю понад 10 гри (декорації, меблі і реквізити, бутафорія, театральні і національні костюми, головні убори, білизна, взуття, перуки), службові собаки, декоративні та піддослідні тварини, навчальні кінофільми, магнітні диски, касети, усі види спортивного транспорту тощо. Керівництво установи маг право самостійно вирішувати питання, які із засобів віднести до необоротних та щорічно нараховувати їх знос, а які — до малоцінних та швидкозношуваних предметів і списувати їх лише після закінчення терміну доцільного використання {враховуючи, звичайно, розрахунковий термін їх корисного використання). Але і в тому, і в іншому випадку необхідно забезпечити належний контроль за збереженням та раціональним використанням них засобів.
Основні засоби бюджетних установ класифікують за такими ознаками:
1) за характером участі у процесі відтворення:
—        виробничі, тобто задіяні у сфері матеріального виробництва (засоби підсобного сільського господарства, виробничої майстерні тощо);
—         невиробничі (засоби освіти, культури, охорони здоров'я тощо);
2)за належністю:
—         власні)
—        орендовані;
3) за призначенням і характером виконуваних функцій:
—   земельні ділянки;
—   капітальні вкладення на поліпшення земель;
—   будівлі;
—   споруди;
—   передавальні пристрої;
—   машини і обладнання;
—   транспортні засоби;
—   інструменти;
—   виробничий інвентар і приладдя;
—   господарський інвентар;
—   робоча худоба;
—   продуктивна худоба:
—   багаторічні насадження;
—   бібліотечні фонди;
—   музейні цінності;
—   експонати зоопарків, виставок;
—   інші основні засоби.
Необоротні активи відображаються у бухгалтерському обліку та звітності за первинного (історичною) вартістю, тобто за фактичними витратами на їх придбання, спорудження або виготовлення. Іншими словами, первинна вартість — це сума грошових коштів і їх еквівалентів та інших форм компенсації, наданих у момент одержання активу. Об'єкти (предмети), первинна вартість яких змінювалась внаслідок проведених переоцінок, індексацій тощо, обліковуються за відновлювальною (поточною) вартістю. Під останньою розуміють суму грошових коштів і їх еквівалентів та інших компенсацій, яку необхідно було б надати для придбання (створення) такого ж або аналогічного активу на поточний момент (на дату проведення оцінки або складання звітності). Зміна первинної вартості об'єктів основних засобів можлива також у випадках їх добудови, дообладнання, реконструкції та часткової ліквідації відповідних об'єктів.
Облік усіх основних засобів у бюджетних установах, за винятком бібліотечних фондів, ведеться у повних гривнях, без копійок. Сума копійок, сплачених за придбані основні засоби, зараховується зразу ж на видатки установи. Витрата на капітальний ремонт на збільшення вартості основних засобів не зараховуються, а списуються на видатки установи за рахунок відповідних асигнувань. Суми податку на додану вартість (ПДВ), які сплачуються при отриманні (купівлі) основних засобів, також не враховуються до вартості основних засобів і відносяться на статтю видатків па придбання цих засобів.
Основні засоби, отримані безоплатно у встановленому законом порядку, відображаються в обліку за балансовою вартістю. При цьому що до основних засобів, які були у використанні, обов'язково зазначається сума нарахованого зносу. Основні засоби, отримані безоплатно але гуманітарна допомога, оцінюються за ринковими вільними цінами на аналогічні види. Одночасно визначається і вказується процент їх зносу.
Необхідно звернути увагу на те, що вартість витрат на перевезення придбаних або одержаних безоплатно основних засобів (у тому числі власним транспортом), встановлення, державну реєстрацію, страхові платежі при їх транспортуванні також не зараховують до вартості цих засобів, а списують безпосередньо за рахунок відповідної статті кошторису видатків на утримання установи. _ Книги, посібники та інші видання, що входять до фонду бібліотек, обліковуються за номінальними цінами, включаючи вартість початкових палітурних робіт, незалежно від вартості окремих екземплярів книг. Витрати на ремонт і реставрацію книг, у тому числі на повторні палітурні роботи, на збільшення вартості книг не зараховують і списують на видатки за кошторисом установи.
Таким чином, у загальному підсумку можна сказати, що основні засоби бюджетних установ оцінюються в основному «а первісною купівельною вартісні.
5.2. Документальне оформлення руху основних засобів та інших необоротних активів
Для того, щоб своєчасно і повністю маги правдиві дані про стан і ефективність використання основних засоби) та інших необоротних активів, необхідно правильно організувати їх облік. В установах невиробничої сфери перед бухгалтерським обліком необоротних активів постають такі завдання:
-- забезпечити контроль за наявністю і збереженням основних засобів та інших необоротних активів;
- правильно, повністю і своєчасно оформляти первинними документами та відображати в обліку операції руху необоротних активів, їх зносу, ремонту, реставрації і модернізації;
—        забезпечити правильну, об'єктивну оцінку основних засобів та інших необоротних активів у поточному обліку, заключному балансі і звітності;
—        поточне і своєчасне визначення суми зносу основних засобів та їх відображення в обліку і звітності;
—        своєчасне і якісне проведення інвентаризації необоротних активів, правильне оформлення її результатів та їх відображення в обліку і звітності;
—        контроль за виконанням планів поточного і капітального ремонтів основних засобів, за дотриманням кошторисів витрат на ремонти та їх відображення в обліку;
—        контроль за ефективним використанням приміщень, машин, обладнання, транспортних засобів, виробничого і господарського інвентар тощо; своєчасне виявлення надлишкових та непотрібних установі необоротних активів :! метою їх реалізації або передачі іншим організаціям;
—        правильне оформлення і відображення в обліку вибуття основних засобів та інших необоротних активів, визначення результатів їх списання (реалізації), повне оприбуткування одержаних від ліквідації цих активів матеріалів та грошових коштів і їх віднесення за призначенням.
Для раціональної організації обліку основних засобів та інших необоротних активів перш за все необхідно забезпечити своєчасне і правильне оформлення первинних документів на всі операції їх надходження в установу, використання, внутрішнього переміщення, ремонт, знос, вибуття або списання. Вимоїн до документального оформлення господарських операцій на підприємствах усіх галузей народного господарства України регламентуються «Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затвердженим Міністерством фінансів України 24травня 1995 р. № 88 з подальшими змінами і доповненнями.
Документи (у перекладі з латинської — доказ, свідоцтво) є основою організації облікового процесу в бюджетних організаціях. Вони стверджують факт здійснення господарських операцій і е підставою для записів у регістри бухгалтерського обліку. Без правильно складеного і відповідним чином оформленого первинного документа не може бути здійснено жодного запису в бухгалтерському обліку.
Документи складаються з окремих показників, які називають реквізитами (з латинської— необхідне). Сукупність реквізитів визначає зміст документа, а їх розміщення — його форму. Щоб документ відповідав своєму призначенню, його необхідно скласти відповідно до форми, прийнятої для даної категорії документів. Від повноти і якості оформлення документів залежить їх доказова (юридична) сила, адже вони к свідченням, доказом, підтвердженням реальності конкретних господарських явищ, фактів, подій.
Усі реквізити первинних документів поділяються на обов'язкові та необов'язкові. Згідно із Законом «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996- XIV до обов'язкових реквізитів належать: назва документа (форми); дата і місце його складання; назва підприємства, від імені якого складено документ; зміст і обсяг господарської операції та одиниці її вимірювання; посади осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність її оформлення; особисті підписи або інші дані, що дозволяють ідентифікувати осіб, які брали участь у здійсненні господарської операції та її оформленні.
Первинні документи повинні складатися у момент здійснення операції, а якщо таке неможливо, то негайно після й завершення. За достовірність даних, що становлять зміст документа, та якість його складання відповідальність покладається на посадових осіб, які підписали документ. У документах не повинно бути незастережних виправлень, підчисток, помарок. Усі числа повинні бути написані чітко, розбірливо. Зміст операції треба наводити лаконічно і конкретно, запобігаючи можливості подвійного розуміння. Усі необхідні реквізити документа повинні бути заповнені, а відсутні показники — прокреслені. Складені документи необхідно своєчасно (відповідно до графіка документообігу) передавати до бухгалтерії для їх опрацювання, використання в оперативному управлінні та поточному обліку і для складання звітності. Опрацьовані документи підлягають зберіганню в поточному архіві бухгалтерії не менше трьох років, після чого можуть бути ліквідовані (І дотриманням установлених вимог).
Для обліку руху необоротних активів використовується порівняно невелика кількість первинних документів. Це, її першу чергу, документи з обліку основних засобів, передбачені «Інструкцією зі складання типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів», затвердженою ГУ ДКУ та ДКСУ 02.12.1997 р. № 125/70, а також документи типових міжвідомчих форм з обліку розрахункових операцій та матеріальних цінностей (рахунки-фактури, накладні, акти тощо). В окремих випадках застосовують документи довільної форми.
З первинних документів, що застосовуються бюджетними організаціями для обліку основних засобів, найбільш поширені такі: - ф. № 03-1 (бюджет) «Акт приймання - передавання основних засобів» складається на кожний окремий об’єкт основних засобів, який надходить шляхом придбання або безоплатної передачі від інших організацій. На об'єкт, що раніше був у використанні, робиться запис про суму зносу. Акт складається у двох примірниках (один — для установи, яка здає; другий — для установи, яка приймає засоби) комісією, створеною за наказом керівника установи. Акт затверджує керівник установи. Акт складається, як правило, на кожен об'єкт зокрема, складання загального акта на прийняття декількох об'єктів основних засобів дозволяється ліпне при обліку господарського інвентарю, інструментів, обладнання та інших однотипних об'єктів, які маніть однакову вартість і прийняті одночасно під відповідальність однієї й тієї ж особи;
— ф. № 03-2 (бюджет) «Акт приймання-здавання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів» застосовується для приймання-з давання основних засобів після капітального ремонту, реконструкції чи модернізації. Складається у двох примірниках і підтісується представником установи, уповноваженим на приймання основних засобів після ремонту, та представником підприємства (організації), що виконувало їх ремонт, реконструкцію чи модернізацію. В акті вказується кошторисна та фактична вартість виконаних робіт з ремонту (реконструкції, модернізації). Перший примірник акту здасться в бухгалтерію установи, а другий — підприємству, яке виконувало ремонт;
—        ф. № 03-3 (бюджет) «Акт про списання основних засобів» застосовують для оформлення вибуття окремих інвентарних об'єктів, предметів основних засобів у разі повної або часткової їх ліквідації. Акт складається у двох примірниках постійно діючою комісією, призначеною керівником установи, і затверджується у встановленому порядку. Витрати на ліквідацію об'єктів основних засобів та вартість матеріальних цінностей, які надійшли від розбирання будівель і споруд, демонтажу обладнання та інших основних засобів, показують в акті у розділі «Розрахунок результатів списання об'єкта». Перший примірник акта передається в бухгалтерію, другий — залишається у матеріально відповідальної особи і с підставою для здачі на склад металобрухту, запчастин та матеріалів, які одержані при ліквідації об'єкта основних засобів;
- ф. № 03-4 (бюджет) «Акт про списання автотранспортних засобів» застосовують для оформлення вибуття транспортних засобів внаслідок їх зносу, морального старіння, знищення в результаті аварії, стихійного лиха тощо. Акт складається членами постійно діючої комісії у двох примірниках. В акті вказують найменування транспортного засобу, який підлягає списанню, причини списання, первісну вартість, термін фактичного використання, кількість і вартість капітальних ремонтів, пов'язані з його ліквідацією витрати й отримані матеріальні цінності;
З метою забезпечення єдиних методологічних основ організації і ведення бухгалтерського обліку та звітності на всій території України в умовах різних форм власності та розвитку ринкових відносин Верховна Рада України прийняла Закон України № 996-XIV від 16.07.1999 р. «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні». Цей документ передбачає слині засади організації обліку і звітності для всіх підприємств, установ і організацій, що є юридичними особами за законами України. Згідно з п. 4 статті 6 цього Закону «порядок ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності про виконання бюджетів і госпрозрахункових операцій бюджетних установ встановлюється Державним казначейством України відповідно до законодавства».
Державне казначейство України розробляє план рахунків бухгалтерського обліку і порядок його застосування, інструкції з обліку наявності та використання бюджетних і позабюджетних коштів, основних засобів, запасів, видатків, валютних операцій, проведення інвентаризацій, складання звітності тощо. Така сувора регламентація методології обліку забезпечує його єдність, порівнюваність показників установ різних галузей невиробничої сфери, можливість отримання зведених показників для контролю виконання кошторисів і бюджетів.
Одночасно треба зазначити, що на бюджетні установи не поширюється дія національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку, що розроблені і затверджені Міністерством фінансів України у період з 1999 до 2001 р.
Основними нормативними документами, відповідно до яких організовується облік у бюджетних установах України, є новий план рахунків бухгалтерського обліку та порядок його застосування, нова бюджетна класифікація видатків, інструкція про кореспонденцію рахунків бухгалтерського обліку для відображення основних господарських операцій бюджетних установ, інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання, інструкція з обліку запасів бюджетних установ та багато інших. У них викладено методику обліку операцій з виконання кошторису видатків за загальним і спеціальним фондами та з обліку іншої діяльності.
Ведення бухгалтерського обліку, здійснення контролю за виконанням кошторисів, складання звітності в бюджетних установах покладається на бухгалтерію, яка є, як правило, самостійною службою і має свою структуру. Існують дві організаційні форми обліку в бюджетних установах: 1) бухгалтерії окремих установ; 2) централізовані бухгалтери.
Зазвичай самостійні бухгалтерії мають великі установи: вищі навчальні заклади, науково-дослідні інститути, лікарні тощо.
Централізовані бухгалтерії — найбільш поширена форма організації обліку к бюджетних установах. Вони створюються за відомчою чи міжвідомчою ознаками при територіальних і районних медичних закладах, управліннях місцевих державних адміністрацій, міністерствах, відомствах та їх управліннях і виконують усі функції з обліку та звітності бюджетних установ, які вони обслуговують.
Процес створення централізованих бухгалтерій почався в 60-ті рр. минулого (XX) століття. На теперішній час ними обслуговуються понад 90% бюджетних установ, що утримуються за рахунок місцевих бюджетів. Централізація обліку справила позитивний вплив на його організацію, методологію, оперативність: поліпшився функціональний розподіл обов'язків між обліковими працівниками, набули поширення прогресивні форми і методи обліку, скоротилися видатки на утримання апарату управління, прискорилося складання та узагальнення звітності, з'явилась можливість порівняння результатів аналізу і контролю виконання кошторисів однотипних установ, використання сучасної обчислювальної техніки тощо. Все не сприяло поліпшенню обліку і контролю виконання бюджету за видатками.
1.2. Бюджетна система України та організація обліку виконання бюджету
Основним законодавчим актом, що регулює процес складання, розгляду, затвердження, виконання бюджетів та розгляду звітів про їх виконання, с Бюджетний кодекс України, основні положення якого набули чинності з 25 липня 2001 р. Згідно з цим Кодексом до складу бюджетної системи України як самостійні складові частини входять: республіканський (державний) бюджет України, зведений бюджет АР Крим, зведені бюджети областей, зведені бюджети міст централізованого підпорядкування (Києва і Севастополя). У свою чергу зведені бюджети областей складаються з обласних бюджетів, зведених бюджетів міст обласного підпорядкування, зведених бюджетів районів і т. ін. (рис. 1.1).
Така будова бюджетної системи, при якій усім місцевим адміністраціям надано право мати власний бюджет, забезпечує найбільш повний облік джерел формування бюджету та їх раціональне використання. Єдність бюджетної системи забезпечується єдиною правовою базою, використанням єдиної бюджетної класифікації, єдністю форм бюджетної документації, поданням необхідної статистичної та бюджетної інформації з одного рівня бюджетної системи на інший для складання консолідованого бюджету території (району, міста, області) і держави в цілому, погодженням принципів бюджетного процесу, єдиною грошовою системою, створенням і функціонуванням єдиного казначейського рахунка і системи Державного казначейства.
Для забезпечення повного і своєчасного надходження доходів та використання бюджетних коштів за цільовим призначенням необхідна правильна організація бухгалтерського обліку виконання бюджету. Бухгалтерський облік виконання бюджету і кошторисів бюджетних установ називається бюджетним обліком.
Об'єктами бюджетного обліку є:
—   доходи і видатки бюджету;
—   грошова готівка у банках;
—   кошти у розрахунках між бюджетами;
—   фонди і резерви, що створюються у процесі виконання бюджету;
—   матеріальні цінності бюджетних установ і т. ін.
Бюджетний облік сприяє раціональному розподілу національного доходу на цілі розширеного відтворення і досягненню та підтриманню необхідних пропорцій у розвитку окремих галузей народного господарства, точному виконанню затвердженого бюджету.
Завданнями бюджетного обліку є:
—   точне виконання затвердженого бюджету;
—   дотримання фінансове бюджетної дисципліни і найсуворішого режиму економії у витрачанні бюджетних коштів;
—   охорона майна, державної власності;
—   мобілізація коштів у бюджет і виявлення додаткових доходів.
Бюджетний облік ведеться відповідно до чинного в Україні бюджетного устрою. Безпосередньо облік виконання бюджету покладено на ДКУ, створене у складі МФУ. Єдина система ДКУ складається з ГУ (Головного управління) ДКУ та підпорядкованих йому територіальних органів (ДК АР Крим, ДК міст централізованого підпорядкування. ДК областей). До складу обласних органів ДКУ входять районні та міжрайонні відділення ДКУ.
На органи ДКУ покладено виконання таких завдань:
—організація, здійснення і контроль за виконанням державного бюджет)' України, управління доходами і видатками цього бюджету на рахунках ДКУ в банках, виходячи з принципу єдиного казначейського рахунка;
—регулювання фінансових відносин між державним бюджетом і державними позабюджетними фондами, фінансове виконання цих фондів, контроль за надходженням і використанням позабюджетних коштів;
—здійснення короткострокового прогнозування обсягів державних фінансових ресурсів, а також оперативне управління цими ресурсами в межах встановлених на відповідний період державних видатків;
—збирання, обробка і аналіз інформації про стан державних фінансів та бюджетної системи країни;
—розробка методологічних та інструктивних матеріалів, порядку ведення обліку в бюджетних установах, розробка бюджетної класифікації і т. ін.
ГУ ДКУ організовує і здійснює зведений, систематичний, повний і стандартизований облік операцій про рух коштів державного бюджету України, державних позабюджетних фондів і позабюджетних коштів на рахунках казначейства; розробляє і затверджує методологічні та інструктивні матеріали; встановлює порядок ведення обліку і складання звітності про виконання кошторисів бюджетних установ.
Бухгалтерський облік в бюджетних установах забезпечує відображення усіх операцій, пов'язаних з виконанням кошторису видатків бюджету, кошторисів спеціальних коштів та узагальнення даних обліку і звітності, що необхідно для оперативного управління, аналізу, контролю за цільовим використанням коштів на підставі кошторису, виявлення позапланових і незаконних витрат. З цією метою ведеться облік:
—кредитів (асигнувань) і витрат бюджетних коштів;
— надходження і витрачання спеціальних (позабюджетних) коштів;
—збереження та ефективності використання грошових коштів, матеріальних цінностей, обладнання, продуктів харчування, медикаментів та інших цінностей;
—розрахунків з дебіторами і кредиторами, утому числі з оплати праці.
Бухгалтерський облік виконання кошторисів доходів і видатків у бюджетних установах ведеться за подвійною системою, за меморіальне-ордерною, журнально-ордерною, журнал-головною або комп'ютерною формою обліку.
Бухгалтерський облік виконання кошторисів витрат з бюджету і спеціальних коштів, а також інших позабюджетних коштів у бюджетних установах ведеться на єдиному балансі за єдиним планом рахунків. Але якщо при бюджетних установах є великі підсобні виробничі (учбові) майстерні або підсобні сільські і навчальне-дослідні господарства, переведені на господарський розрахунок (мають самостійний баланс і рахунок у банку), то останні організовують і ведуть бухгалтерський облік відповідно до плану рахунків виробничих підприємств (промислових, сільськогосподарських тощо).
-    За дотримання правил бюджетної дисципліни і правильну організацію бухгалтерського обліку в бюджетних установах відповідальність несуть керівник установи і головний бухгалтер. Головний бухгалтер повинен керуватися Законом України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-ХІУ, іншими нормативними актами вищих органів державної влади і управління, вказівками та інструкціями ДКУ. У цих документах визначені обов'язки, права і відповідальність головного бухгалтера за правильну організацію обліку, які поширюються па працівників облікової служби всіх підприємств, установ і організацій, незалежно від форми власності і форм господарювання. Завданнями бухгалтерської служби установ є:
-    організація бухгалтерського обліку відповідно до діючих нормативних документів;
-    використання передових форм і методів облікової роботи та обробки бухгалтерських документів з використанням сучасної обчислювальної техніки і відповідного програмного забезпечення;
-    здійснення попереднього контролю за своєчасним, правильним оформленням документів і законністю, доцільністю здійснюваних операцій;
-    контроль правильності, раціональності, економності витрачання коштів відповідно до відкритого фінансування та їх цільового призначення за кошторисом і бюджетом;
-    суворий контроль за раціональним і економним використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів, боротьба з безгосподарністю і марнотратством, запобігання подібним негативним явищам;
-    своєчасне фінансування установ, які ведуть облік самостійно, контроль за їхньою діяльністю і постановкою обліку в цих установах;
-    забезпечення обліку доходів і видатків за спеціальними коштами та іншими позабюджетними коштами;
-    своєчасне виявлення і відвернення негативних явищ в господарській! і фінансовій діяльності, виявлення і мобілізація внутрішньогосподарських резервів покращання використання ресурсів і фінансування;
-    формування і своєчасне подання необхідної інформації для внутрішньогосподарського управління та для зовнішніх користувачів (постачальників, замовників, банку, податківців, казначейства тощо);
-    своєчасне нарахування і видача зарплати, стипендій, допомоги, пенсій і т. ін;
-    облік і контроль стану розрахунків щодо зарплати, стипендій, а також .з іншими дебіторами і кредиторами;
-    участь у проведенні інвентаризації та своєчасне і правильне оформлення її результатів;       
- періодичні інструктажі матеріально відповідальних осіб (МВО) з питань обліку і забезпечення збереження ТМЦ, грошових коштів, що знаходяться на їхньому відповідальному зберіганні;
-    складання звітності і подання її відповідним органам в установлені строки, забезпечення достовірності, повноти й об'єктивності звітних даних і балансів;
-    дотримання установленого порядку зберігання бухгалтерських документів, облікових регістрів, кошторисів і розрахунків до них; своєчасна підготовка і передача їх до архіву тощо.
Керівник установи повинен створити необхідні умови для правильної організації бухгалтерського обліку, забезпечити безумовне виконання усіма структурними підрозділами і службами, співробітниками установи вимог головного бухгалтера з питань оформлення і подання до бухгалтерії необхідних документів, звітів, кошторисів і т. ін.
Головний бухгалтер установи, централізованої бухгалтерії призначається або звільняється з посади керівником установи і безпосередньо йому підпорядковується. Він забезпечує, контроль за всіма господарськими операціями та їх відображення в обліку, складання і своєчасне подання бухгалтерської звітності, підписує (разом з керівником) документи про фінансово-розрахункові операції, на видачу ТМЦ, грошей і т. ін. Якщо працівники установи передають головному бухгалтеру для виконання документи щодо операцій, що суперечать законодавству або порушують договори, угоди, фінансову дисципліну, то головний бухгалтер зобов'язаний письмово повідомити про таке керівника установи. Одержавши від керівника письмове розпорядження щодо виконання названих документів, головний бухгалтер його виконує. При цьому вся відповідальність за здійснення незаконних операцій покладається на керівника установи. Головний бухгалтер візує заяви, накази про призначення на роботу та переміщення МВО (зав. складами, комірників, касира та ін.), угоди, контракти, договори на виконання робіт, постачання ТМЦ і т. ін.
При звільненні головного бухгалтера повинна бути проведена перевірка етапу бухгалтерського обліку і правдивості, достовірності звітності, наявності бухгалтерських документів і облікових регістрів, справ в архіві тощо. Передача справ новопризначеному головному бухгалтеру проводиться на підставі спеціального акта приймання-передавання, який затверджує керівник установи.
1.3. Історія розвитку бюджетного обліку
Існують архівні свідчення про те, що в Росії вже у 1645 р. застосовувалися як міські, так і загальні кошториси витрат, але якихось визначених правил їх складання не було. Не існувало й звітності про виконання кошторисів. Прикази збирали гроші, витрачали їх, решта — залишалась у їх розпорядженні на наступні періоди. При дефіциті грошей їх могли позичити в іншого приказу. Оприлюднення, розголошення даних про стан фінансових справ приказу не допускалось.
З 1802р., після створення Міністерства фінансів (МФ), стали складати розпис доходів і витрат на підставі кошторисів міністерств. Але знову ж таки загальних (єдиних) правил складання таких кошторисів не існувало.
У 1811 р. видано «Наказ Міністерству фінансів», в основу його покладено «План фінансів», відповідно до якого витрати поділялися на необхідні, корисні, надмірні, зайві та некорисні. Згідно з цим наказом міністерства подавали до 15 листопада до МФ кошторис за глиною формою. МФ складало зведений кошторис, який подавало в Державну Раду, а остання — на затвердження государеві. Фінансові справи держави були таємницею. Недоліки діючих правил довели державні фінанси до хаотичного стану. Тоді МФ відрядило спеціальну комісію для вивчення бюджетної справи у країнах Західної Європи. Результатом такого вивчення стали підготовлені комісією і затверджені МФ «Правила складання, розгляду, затвердження і виконання державного розпису» від 22,05.1862р. Ці правила передбачали складання кошторисів для всіх управлінь за єдиною методикою з обов'язковим обґрунтуванням необхідності тих або інших статей витрат і сум; розмежування постійних і тимчасових витрат; спеціалізацію витрат за основними напрямками; порівняння кошторисних, показників зі звітними показниками минулого року. Пізніше було прийнято доповнення до цих правил, яке передбачало суворе дотримання розподілу доходів і витрат на параграфи і етапи, що застосовується і до цього часу.
Бюджетні правила 1906 р. дали право міністерствам перекладати попередній розгляд кошторисів на комісії Державної Думи і Державної Ради. Усі зміни або нові асигнування на виникаючі потреби були можливі лише після прийняття відповідного закону. Якщо розпис не затверджувався, то залишався у силі розпис попереднього року.
—ф. № 03-5 (бюджет) «Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури» складається у двох примірниках на підставі опису та загальних списків книг, що підлягають вилученню з бібліотек. Опис робиться під час чергового перегляду (або інвентаризації) книжкових фондів і виявлення застарілих видань. Окремо складається опис на зношену літературу (порвані книги, загублені сторінки, які не підтягають відновленню). Списання літератури з балансу установи проводиться на підставі затвердженого розпорядником коштів акта і квитанції про здачу її в макулатуру;
ф. № 03-12 (бюджет) «Відомість нарахування зносу на основні засоби» застосовується для обрахування суми зносу основних засобів за повний календарний рік (незалежно від того, в якому місяці звітного року вони придбані або ліквідовані) за нормами зносу, визначеними відповідно до діючого законодавства. Сума нарахованого зносу не може перевищувати 100% первісної (відновної) вартості основних засобів.
Крім перелічених, типових форм первинних документів, у практиці облікової роботи бюджетних установ можуть застосовуватися й документи довільної форми, але вони повинні відповідати вимогам, що ставляться до бухгалтерських документів.
Так, надходження на склад обладнання до установки оформлюється (поряд із супровідними документами) «Актом про приймання обладнання», в якому вказують його найменування, тип, марку, кількість одиниць, виявлені дефекти. Акт складає приймальна комісія у двох примірниках.
Передачу обладнання будівельно-монтажній організації оформлюють «Актом приймання-передавання обладнання для монтажу». Акт підписують представники замовника і монтажної організації, а також матеріально відповідальні особи (та, що передала, і та, що прийняла обладнання під свою відповідальність).
На дефекти, виявлені у процесі ревізії, монтажу або випробування обладнання, складають «Акт про виявлені дефекти обладнання», в якому вказують виявлені дефекти з кожного найменування обладнання та заходи або роботи, необхідні для усунення цих дефектів.
Видача основних засобів зі складу або інше їх переміщення в межах установи може оформлятися накладною (вимогою) або ж актом довільної форми, які затверджуються керівником установи. Накладну виписують у двох примірниках: перший передають у бухгалтерію для запису в облікові регістри, а другий залишається у матеріально відповідальної особи, яка передає засоби, для запису про вибуття об'єкта в інвентарному списку за місцем зберігання (або у регістрах складського обліку).
Для обліку малоцінних необоротних матеріальних активів, білизни, постільних речей, одягу та взуття застосовують ті ж форми первинних документів, що й для обліку малодійних та швидкозношуваних предметів. Типові форми цих документів затверджено МСУ 22.05.1996р.; вони використовуються в усіх галузях народного господарства, в тому числі і в бюджетних установах. Серед них найбільш поширені такі:
—ф. № МШ -4 «Акт на вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів» застосовується для оформлення поломки та втрати МШП ч вини робітника, складається у двох примірниках, один з яких передається до бухгалтерії для розрахунку суми, що підлягає стягненню з винуватця втрати, поломки чи псування цінностей. Другий примірник акта залишається у місці використання МШП і потім додається до-акта на їх списання;
- ф. № МШ-6 «Особова картка обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв» використовується для обліку засобів, що видаються працівникам для індивідуального користування. Облік чергового спецодягу і спецвзуття колективного використання, виданого працівникам тільки на час виконання робіт, для яких вони передбачені, ведеться у спеціальній картці ф. № МШ-6 з поміткою «Чергова». Такі предмети повинні зберігатися у коморі і видаватися під відповідальність майстра або робітників, перелік яких затверджується керівником установи;
— ф. № МШ-7 «Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв» застосовується для обліку виданого або поверненого на склад спецодягу та спецвзуття робітниками підприємства. У відомості обов'язково вказують дату надходження кожного предмета в експлуатацію та нормативний строк його використання;
- ф. № МШ-8 «Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів» застосовується для оформлення списання морально застарілих, зношених і непридатних для подальшого використання засобів та здавання їх у комору для утилізації. Акт складає комісія, призначена керівником установи, па підставі разових актів на вибуття МШП (ф. № МШ-4).
Документами, що є. підставою для оприбутковування нематеріальних активів, можуть бути: рахунки-фактур й, платіжні доручення, акти, довідки, посвідчення, угоди тощо. Для списання нематеріальних активів, що вибувають з експлуатації за непридатністю, складають акт довільної форми.
Усі документи, якими оформляється рух необоротних активів, повинні складатися відповідно до вимог «Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», своєчасно затверджуватися керівником установи і передаватися до бухгалтерії дія відображення в облікових регістрах і звітності.

5.3. Синтетичний облік надходження та оприбуткування основних засобів
У процесі здійснення статутної діяльності в установах невиробничої сфери постійно відбуваються господарські операції щодо надходження й оприбуткування основних засобів та інших необоротних матеріальних активів. Основні засоби в установу надходять внаслідок їх придбання, будівництва за рахунок бюджетних асигнувань, безоплатного одержання (від інших установ за розпорядженням вищих керівних органів, від спонсорів, як гуманітарна допомога), виготовлення у власних майстернях, вирощування тварин у власному господарстві, вирощування багаторічних насаджень, оприбуткування надлишків, виявлених при проведенні інвентаризації, не повністю використаних засобів при виконанні госпдоговірних науково-дослідних робіт і залишених замовником у користування установі, тощо.
У більшості випадків надходження складних і дорогоцінних основних засобів оформлюють «Актом приймання-пер є давання основних засобів» т. ф. № 03-1 (бюджет). Ті ж предмети, справність і придатність до експлуатації яких легко визначається і не потре-бук висновків спеціальної комісії, які не містять дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння і вартість яких порівняно невелика, а кількість значна (наприклад, господарський інвентар, нескладний інструмент, бібліотечні фонди і т. ін.), оприбутковують на підставі супровідних документів постачальника (рахунка-фактури, товарно-транспортної накладної тощо), на яких робиться відмітка матеріально відповідальної особи про взяття їх на облік за місцем використання.
Для оприбуткування і синтетичного обліку основних засобів «Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ» передбачено рахунки 10 «Основні засоби» та 11 «Інші необоротні матеріальні активи». Необхідність застосування двох рахунків для них цілей зумовлена великою різноманітністю, різним призначенням та вартістю таких засобів.
Рахунок 10 «Основні засоби» поділяється на такі субрахунки:
101«Земельні ділянки»;
102«Капітальні витрати на поліпшення земель»;
103«Будинки та споруди»;
104«Машини та обладнання»;
105«Транспортні засоби»;
106«Інструменти, прилади та інвентар»;
107«Робочі і продуктивні тварини»;
108«Багаторічні насадження»;
109'(Інші основні засоби».
Рахунок 11 «Інші необоротні матеріальні активи» у своєму складі має такі субрахунки:
111 «Музейні цінності, експонати зоопарків, виставок»;
112 «Бібліотечні фонди»;
113«Малоцінні необоротні матеріальні активи»;
114«Білизна, постільні речі, одяг та взуття»;
115«Тимчасові нетитульні споруди»;
116«Природні ресурси»;
117«Інвентарна тара»;
118«Матеріали довготривалого використання для наукових цілей»;
119«Необоротні матеріальні активи спеціального призначення».
Зупинимося детальніше на характеристиці наведених субрахунків.
На субрахунку 101 «Земельні ділянки» обліковується земля, яка згідно з чинним законодавством придбана або надана установі для користування, у тому числі здана в оренду.
На субрахунку 102 «Капітальні витратиш поліпшення земель» обліковують витрати неінвентарного характеру, тобто витрати, не пов'язані з будівництвом споруд, на покращання земельних ділянок для сільськогосподарського призначення, які проводяться за рахунок капітальних вкладень (планування земельних ділянок, корчування площ під ріллю, очищення полів від каменів і валунів, зрізання купин, розчищення чагарників, очищення водойм тощо).
На субрахунку 103 «Будинки та споруди» обліковують такі
підгрупи засобів:
1)будинки виробничо-господарського призначення;
2)будинки, призначені для проживання;
3)споруди.
На субрахунку 104 «Машини та обладнання» обліковують:
1)силові машини та обладнання, машини-генератори, то виробляють теплову й електричну енергію, і машини -двигуни, що перетворюють різного роду енергію (енергій) води, вітру, теплову, електричну енергію та ін.) в механічну, тобто в енергію руху;
2)робочі машини та обладнання, машини, апарати та їх обладнання, то призначені для механічного, термічного й хімічного впливу на предмети праці в процесі створення продукту чи послуг виробничого характеру та переміщення предметів праці у виробничому процесі за допомогою механічних двигунів, сили людини і
тварин;
3)вимірювальні прилади: дозатори, амперметри, барометри, ватметри, водоміри, вакуумметри, вапориметри, вольтметри, висотоміри, гальванометри, геодезичні прилади, гігроскопи, індикатори, компаси, манометри, хронометри, спеціальні ваги, мірники, касові апарати та ін.;
4)регулювальні прилади та пристрої — киснево-дихальні прилади, регулювальні, електричні, пневматичні та гідравлічні пристрої, пульти автоматичного управління, апаратура централізації та блокування, лінійні пристрої диспетчерського контролю та ін.;
5)лабораторне обладнання — пірометри, регулятори, калориметри, прилади дня визначення пологи, перегінні куби, лабораторні копри, прилади для випробування на газопроникність, мікроскопи, термостати, стабілізатори, витяжні шафи та ін.;
6)обчислювальна техніка — електронно-обчислювальні, керуючі та аналогові машини, цифрові обчислювальні машини та пристрої;
7)медичне обладнання — зуболікувальні крісла, операційні столи, ліжка зі спеціальним обладнанням, спеціальне дезинфекційне та дезинсекційне обладнання, обладнання молочних кухонь та молочних станцій, станцій переливання крові та ін.;
8)комп'ютерна техніка та комплектуючі — комп'ютери, монітори, периферійне і сітьове обладнання комп'ютера;
9)інші машини та обладнання — обладнання стадіонів, спортмайданчиків та спортивних приміщень (у тому числі спортивні снаряди), обладнання кабінетів і майстерень в учбових закладах, кіноапаратура, освітлювальна апаратура, обладнання сцен, музичні інструменти, телевізори, радіоапаратура, спеціальне обладнання науково-дослідних та інших установ, які займаються науковою працею, обладнання АТС, телефони, факси, копіювальна техніка, пожежні машини на автомобільному та кінному ходу, пожежні автоцистерни, механічні пожежні драбини, пральні та швейні машини, холодильники, пилососи та ін.
На субрахунку 105 «Транспортні засоби» обліковують усі види засобів пересування, які призначені для переміщення людей і вантажів незалежно від вартості з виділенням окремих підгруп:
1)         рухомий склад залізничного, водного, автомобільного транспорту (електровози, тепловози, паровози, мотовози, мотодрезини, вагони, платформи, цистерни, теплоходи, пароплави, дизель-електроходи, буксири, баржі, барки, човни та судна службово-допоміжні, рятувальні, пристані плавучі, судна парусні, автомобілі вантажні та легкові, причепи, автосамоскиди, автоцистерни, автобуси, трактори-тягачі та ін.);
2)рухомий склад повітряного транспорту (літаки, вертольоти);
3)гужовий транспорт (вози, сани та ін.);
4)виробничий транспорт (електрокари, мотоцикли, моторолери, велосипеди, пічки та ін.);
5)усі види спортивного транспорту;
6)запасні частини до транспортних засобів, які за характеристиками належать до основних засобів.
На субрахунку 106 «Інструменти, прилади та інвентар» обліковують такі підгрупи засобів:
1)лінії електропередач, трансмісії та трубопроводи з усіма проміжними пристроями, необхідними для трансформації (перетворення) і передачі енергії та для переміщення трубопроводами рідких і газоподібних речовин до споживача;
2)інструменти — механічні та немеханічні знаряддя праці загального призначення, а також прикріплені до машин предмети, які слугують для обробки матеріалів: різальні, ударні, натиску вальні, ущільнюючі знаряддя ручної праці, включаючи ручні механічні знаряддя, що працюють на електроенергії, енергії стисненого повітря та ін. (електродрилі, фарбопульти, електровібратори, гайковерти та ін.), а також різного роду пристрої для обробки матеріалів, виконання монтажних робіт та ін. (лещата, патрони, ділильні головки, пристрої для встановлення двигунів та для прокручування карданного валу на автомобілях та ін.);
3)виробничий інвентар та приладдя — предмети виробничого значення, які слугують для полегшення виробничих операцій під час роботи (робочі столи, верстати, кафедри, парти та ін.); обладнання, що сприяє охороні праці; предмети технічного значення, які не можуть бути зараховані до робочих машин (наприклад, світлокопіювальні рами та ін.);
4)господарський інвентар — предмети конторського та господарського упорядкування, конторська обстановка, переносні бар'єри, вішалки, гардероби, шафи різні, дивани, столи, крісла, шафи та ящики вогнетривкі, друкарські машини, гектографи, папірографи та інші ручні розмножу в альні й нумерувальні апарати, переносні торти, палатки (крім кисневих), ліжка (крім ліжок із спеціальним обладнанням), килими, портьєри та інший господарський інвентар, а також предмети протипожежного значення — гідропульти, стендери, драбини ручні та ін.
На субрахунку 107 «Робочі і продуктивні тварини» виділяють підгрупи:
1)робоча худоба — колі, воли, осли та інші робочі тварини (включаючи транспортних і спортивних коней та інших транспортних тварин);
2)продуктивна та племінна худоба — корови, бики-плідники бугаї, буйволи та яки (крім робочих), жереб ці-плідники та племінні кобили (неробочі), олені-матки і самці (рогачі), кнури та свиноматки, вівцематки, кози, барани та інше;
службові собаки;
4)    декоративні тварини;
5)    піддослідні тварини (собаки, щури, морські свинки та ін.).
На субрахунку 108 «Багаторічні насадження» обліковують:
штучні багаторічні насадження незалежно від їх віку; плодово-ягідні насадження всіх видів (дерева та кущі), озеленювальні та декоративні насадження на вулицях, площах, в парках, садах, скверах, на території установ, у дворах житлових будинків, живі огорожі, снігозахисні та полезахисні смуга, насадження для укріплення пісків і берегів річок, яро-балочні насадження та ін.; штучні насадження ботанічних садів та інших науково-дослідних установ і учбових закладів для наукових цілей та інші штучні багаторічні насадження. Багаторічні насадження збільшуються па суму капітальних вкладень. Молоді насадження усіх видів обліковують окремо від насаджень, що досягли повного розвитку, тобто віку початку плодоношення, зімкнення крон та ін.
На субрахунку 109 «Інші основні засоби» обліковують з поділом на окремі групи такі засоби:
1)сценічно-постановочні засоби вартістю понад 10 грн. за одиницю (декорації, меблі і реквізити, бутафорію, театральні та національні костюми, головні убори, білизна, взуття, перуки);
2)документація з типового проектування незалежно від вартості;
3)         навчальні кінофільми, магнітні диски і стрічки, касети. На субрахунку 111 «Музейні цінності, експонати зоопарків,
виставок» обліковують:
1)музейні цінності (незалежно від вартості), крім предметів мистецтва та природознавства, старовини і народного побуту та експонатів наукового, історичного і технічного значення, які обліковуються у порядку, встановленому для обліку цих цінностей у державних музеях;
2)експонати тваринного світу в зоопарках та інших аналогічних установах незалежно від їх вартості.
На субрахунку 112 «Бібліотечні фонди» обліковують бібліотечні фонди незалежно від вартості окремих примірників книг: наукову, художню, навчальну літературу, спеціальні види літератури та інші видання.
На субрахунку 113 «Малоцінні необоротні матеріальні активи» обліковують малоцінні предмети, термін експлуатації яких перевищує один рік.
На субрахунку 114 «Білизна, постільні речі, одяг та взуття» обліковуються з виділенням в окремі групи:
1) білизна (сорочки, халати);
2)постільні речі (матраци, подушки, ковдри, простирадла, підодіяльники, наволочки, покривала, мішки спальні та ін.);
3)о дат і обмундирування, включаючи спецодяг (костюми, пальта, плащі, кожухи, плаття, кофти, спідниці, куртки, штани і т. ін.);
4)взуття, включаючи спеціальне (черевики, чоботи, сандалі, валянки і т. ін.);
5)спортивний одяг і взуття (костюми, черевики тощо).
На субрахунку 115 «Тимчасові нетитульні споруди» обліковують тимчасові (нетитульні) споруди, пристосування і пристрої, зведені на будівельних майданчиках: огорожі, навіси для зберігання будівельних матеріалів і т. ін.
На субрахунку 116 «Природні ресурси» обліковують мінеральні копалини, нафтові свердловини, родовища корисних копалин внутрішніх вод, смуги будівельного лісу, що згідно з чинним законодавством належать бюджетній установі.
На субрахунку 117 «Інвентарна тар а» обліковується інвентарна тара для зберігання товарно-матеріальних цінностей па складах чи для здійснення технологічних процесів, сховища для зберігання рідких та сипучих речовин (баки, скрині, чани, засіки та ін.); шафи торговельні та стелажі; інша інвентарна тара.
На субрахунку 118 «Матеріали довготривалого використання для наукових цілей» обліковують матеріали, одержані зі складу в лабораторію або інші структурні підрозділи науково-дослідних інститутів, вузів для науково-дослідних робіт, які використовуються неодноразово або тривалий час, а також матеріали, що є об'єктами наукових досліджень. На цьому субрахунку в установах куль тури обліковують дорогі матеріали, одержані зі складу для реставрації і ремонту творів мистецтва, музейних цінностей та пам'яток архітектури.
На субрахунку 119 «Необоротні матеріальні активи спеціального призначення» обліковують необоротні матеріальні активи, що мають специфічне призначення і обмежене застосування в окремих галузях.
Оприбуткування основних засобів оформлюють такими бухгалтерськими записами (табл. 5.1).
Аналогічно відображаються в обліку інші випадки надходження та оприбуткування основних засобів бюджетних установ.
Таблиця 5.1
Бухгалтерські проведення з обліку надходження основних засобів
Кореспондуючі
Зміст господарської операції
субрахунки
Дт
Кт
1
2
3
1. Одержано основні засоби, оплачені вищою
організацією за рахунок бюджетних
асигнувань; оприбутковані лишки, виявлені
при проведенні Інвентаризації; оприбутковано
конфісковане майно у випадках, передбачених
законодавством
на суму первісної або залишкової вартості
101—119
401
(для засобів, що були раніше у використанні)
на суму зносу для засобів, що раніше були
103—119
131,132
у використанні
2. Прибуткуються основні засоби, придбані за
рахунок колітів загального фонду:
на первісну вартість, вартість придбання
101—119
311,321,675,
(без ПДВ і суми копійок)
364, 362
на суму ПДВ
801,802
311,321,362,
364, 675
на суму зносу для засобів, що раніше були
103—119
131,132
в експлуатації
на суму копійок у первісній вартості
801, 802
311,321.362,
засобів (крім бібліотечних фондів)
364, 675
одночасно другий запис про створення
801,802
401
фонду в необоротних активах (на Первісну
вартість без ПДВ і суми копійок)
3. Прибуткуються основні засоби, придбані за
рахунок коштів спеціального фонду
на повну первісну (купівельну) вартість
101—119
313,323.362.
(без ПДВ і суми копійок)
364, 675
на суму ПДВ. включеного до податкового
641
313,323,362,
кредиту
364, 675
на суму ПДВ, не включеного до
811,813
313,323,362,
податкового кредиту
364, 675
на суму зносу для засобів, що раніше були
103—119
131, 132
в експлуатації
на суму копійок у первісній вартості
811,813
313,323,362,
засобів (крім бібліотечних фондів)
364. 675

Продовження табл. 5.1
І
2
3
одночасно другий запис (на суму первісної вартості без ПДВ І без копійок)
811,813
401
4. Прибуткуються основні засоби, виготовлені у власній виробничій майстерні на суму фактичної собівартості (без копійок) на суму копійок
одночасно другий запис (на суму без копійок)
104—119
801,802, 811—813 801,802, 811—813
821, 824 821, 824 401
5. Переводяться малоцінні та швидкозношувані предмети до складу необоротних активів списання МШП оприбуткування необоротних активів
411 104, 107—109,
111, 113—115.117
221 401,131, 132
Синтетичний облік основних засобів та інших необоротних матеріальних активів ведеться у книзі Журнал-головна у розрізі окремих субрахунків. Записи до цієї книги здійснюють на підставі попередньо складених меморіальних ордерів – накопичувальних відомостей за рахунками обліку грошових коштів та розрахунків (класи 3 «Кошти, розрахунки та інші активи» і 6 «Поточні зобов'язання»). При комп'ютеризації обліку з цією мстою використовують відповідні машинограми: «Головна книга», «Оборотна відомість основних засобів» і т. ін.
5.4. Аналітичний та інвентарний облік основних засобів
Усі основні засоби бюджетної установи повинні .знаходитися на відповідальному зберіганні посадових осіб, призначених наказом керівника установи, 3 цими посадовими особами укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. Вони стежать за збереженням основних засобів, ведуть їх облік за місцем зберігання та експлуатації в «Інвентарному списку основних засобів» (т.ф.№ 03-11 (бюджет)). У разі зміни відповідальної особи здійснюється інвентаризація основних засобів, які знаходяться на її зберіганні, про що складається приймальне-з давальний акт довільної форми. Акт затверджує керівник установи. Один примірник акта залишається в особи, яка здає основні засоби, а другий передається до бухгалтерії для запису в облікові регістри.
Облік основних засобів за місцем їх зберігання ведеться матеріально відповідальними особами у розрізі інвентарних об’єктів. Окремим інвентарним об'єктом вважається закінчений конструктивний елемент з усіма належними йому пристроями та приладдям; конструктивно відокремлений предмет, який призначений для виконання певних самостійних функцій, або відокремлений комплекс конструктивно з'єднаних предметів, що становлять собою одне ціле і спільно виконують певну роботу.
Так, інвентарним об'єктом, що підлягає обліку на субрахунку «Будинки», є кожний окремий будинок або його частила, яка на правах власності належить установі. До складу будинку входять усі потрібні для експлуатації і розміщені всередині нього комунікації, тобто: система опалення, включаючи і котельну установку (якщо остання знаходиться у самому будинку), внутрішня мережа водо- та газопроводу і каналізації з усіма пристроями, внутрішня мережа силової та освітлювальної електропроводки з усі сто освітлювальною апаратурою, внутрішні телефонні і сигнальні мережі та вентиляційні пристрої загально санітарного значення, підйомники (ліфти) тощо. Якщо будинки прилягають один до одного і мають спільну стійку, але кожен з них становить собою самостійне конструктивне ціле, то вони вважаються окремими інвентарними об'єктами.
Надвірні будівлі, загорожі та інші надвірні споруди, які обслуговують будинок (сарай, огорожа, колодязь та ін.), становлять разом з ним один інвентарний об'єкт. Якщо ж ці споруди обслуговують два чи більше будинків, то вони вважаються самостійними інвентарними об’єктами.
Для організації обліку та забезпечення контролю за збереженням основних засобів на кожний об'єкт (предмет), з а винятком бібліотечних фондів, відкривається інвентарна картка і кожному з них присвоюється інвентарний номер, який складається з восьми знаків. Перші два знаки номера позначають синтетичний рахунок, третій номер субрахунки, четвертий — підгрупу, останні чотири — порядковий номер предмета у групі. На субрахунках, з яких не виділено підгрупи, четвертим знаком є нуль.
Поділ основних засобів на підгрупи передбачено «Порядком застосування плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ», затвердженим наказом ГУДКУ від 10 грудня 1999 р. № 114. Згідно з цим Порядком на субрахунку 103 «Будинки та споруди» обліковують три підгрупи об'єктів:
1) будинки виробничо-господарського призначення, зайняті органами управління, соціально-культурними (будівлі навчальних закладів, лікарень, поліклінік і амбулаторій, будинків-інтернатів для престарілих та інвалідів, дитячих закладів, бібліотек, клубів, музеїв, науково-дослідних інститутів, лабораторій та ін. та іншими установами;
2)будинки, що повністю чи переважно призначені для проживання;
3)споруди — водокачки, стадіони, басейни, дороги, мости, пам'ятники, огорожі парків, скверів і загальних садів та ін.
На субрахунку 104 «Машини та обладнання» обліковують засоби з поділом на дев'ять підгруп:
1)силові машини та обладнання;
2)робочі машини та обладнання;
3)вимірювальні прилади;
4)регулювальні прилади та пристрої;
5)лабораторне обладнання;
6)обчислювальна техніка;
7)медичне обладнання;
8)комп'ютерна техніка та комплектуючі;
9)інші машини та обладнання.
Аналогічний поділ основних засобів та інших необоротних матеріальних активів на піддрупи передбачено і за деякими іншими субрахунками. Відповідно до цього інвентарний номер, наприклад будинку лікарні, може мати значення 103! 0001, дозатора або барометра — 10430006, мотоцикла — 10540010, електровібратора -10620003 тощо.
Коли інвентарний об'єкт стає складним, тобто включає ті чи інші відокремлені елементи, які становлять з ним одне ціле, на кожному такому елементі повинен бути зазначений інвентарний номер об'єднуючого їх основного об'єкта. Інвентарний номер позначається на металевому жетоні, який прикріплюється до об'єкта, наноситься на об’єкт олійною фарбою або іншим способом, що забезпечує Його тривале зберігання без пошкодження і втрати.
Присвоєний об'єкту основних засобів інвентарний номер зберігається за тім на весь період його знаходження в даній установі. Номери інвентарних об'єктів, які вибули або ліквідовані, протягом трьох років не повинні присвоюватися об'єктам основних засобів, що надходять заново.
Орендовані основні засоби обліковуються в орендарів на позабалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи» під тими ж інвентарними номерами, які присвоїв їм орендодавець
Інвентарний номер є одночасно кодом інвентарного об'єкта при веденні обліку з використанням обчислювальної техніки.
Аналітичний облік основних засобів ведеться на інвентарних картках типових форм № 03-6 (бюджет), № 03-8 (бюджет) і № 03-9 (бюджет).
«Інвентарна картка обліку основних засобів у бюджетних установах» т. ф. № 03-6 (бюджет) заводиться на кожний інвентарний об'єкт (предмет) основних засобів. Інвентарна картка т. ф. № 03- 8 (бюджет) використовується для обліку тварин і багаторічних насаджень. У цих картках наводяться дані, що характеризують індивідуальні особливості об'єкта обліку, а також бухгалтерські записи щодо дати оприбуткування, усіх внутрішньогосподарських переміщень, дати і причини вибуття. Звичайно у картках наводиться інвентарний номер об'єкта, синтетичний рахунок і субрахунок, на якому цей об'єкт враховується, його первинна вартість, річна сума та останній рік нарахування зносу. Складає і підписує інвентарну картку бухгалтер на підставі відповідних первинних документів.
Інвентарна картка т. ф. № 03-9 (бюджет) застосовується для групового обліку однотипних об'єктів основних засобів, які мають одне й те ж призначення, однакову технічну характеристику і вартість. Такі картки заводять па матеріально відповідальних осіб. У них враховують однотипні інструменти, столовий і кухонний інвентар, бібліотечні фонди, сценічно-постановочні засоби, малоцінні необоротні матеріальні активи тощо. Записи в картках здійснюють окремо на кожний предмет із зазначенням його інвентарного номера та суми вартості.
Масовий інвентар (парти, столи, інструменти й інші предмети) можна записувати загальними сумами, вказуючи кількість одиниць та їхні інвентарні номери.
Для обліку бібліотечних фондів відкривається одна картка. Облік провадиться тільки у вартісному вираженні загальною сумою. Для сценічно-постановочних засобів картки відкриваються на матеріально відповідальних осіб і ведуться з предметів одного найменування, близьких за розмірами, якістю матеріалу і ціною. Записи в картках здійснюють у кількісному і вартісному обчисленні.
Інвентарні картки зберігаються в спеціально обладнаних ящиках—картотеках в бухгалтерії, де вони розподіляються за відповідними субрахунками та підгрупами з внутрішнім підрозподілом за матеріально відповідальними особами, а в централізованих бухгалтеріях — за обслуговуваними установами.
Картотеки повинні мати ряд пристосувань, які полегшують роботу бухгалтеру: опорні пластинки --- для підтримання карток у вертикальному положенні, розподілювачі •••- для групування карток за подібними ознаками, індикатори — для позначення шифру, букви, або іншої умовної ознаки групи об'єктів обліку, відокремлених розподілювачем. Індикатори часто закріплюють безпосередньо па розподілювачах. Останні можуть виконувати одночасно і роль опорних пластинок.
Для контролю за збереженням інвентарних карток їх реєструють у спеціальному «Описі інвентарних карток з обліку основних засобів» т. ф. № 03-10 (бюджет), який ведеться в бухгалтерії в одному примірнику.
Інвентарні картки реалізованих основних засобів додаються до документів (актів, накладних), якими було оформлено реалізацію. Після внесення відміток про списання основних засобів інвентарні картки додають до документів, якими було оформлено списання, і разом з останніми здають в архів. Опис інвентарних карток з обліку основних засобів здається в архів тоді, коли в останню інвентарну картку вноситься відмітка про списання об'єкта основних засобів. Строк зберігання інвентарних карток та журналів обліку основних засобів в установах становить 3 роки після їх ліквідації.
Для контролю за правильністю бухгалтерських записів на рахунках синтетичного й аналітичного обліку щоквартально складають оборотні відомості з кожної групи аналітичних рахунків, які об'єднані відповідними субрахунками та синтетичними рахунками. Підсумки оборотів і залишків, визначені в оборотних відомостях, звіряють з підсумком оборотів та залишком на відповідному субрахунку в книзі Журнал-головна. Цим забезпечується тотожність даних синтетичного й аналітичного обліку.
5.5. Облік зносу основних засобів
У процесі експлуатації основні засоби бюджетних установ поступово фізично і морально зношуються. Знос — це втрата об'єктом основних засобів фізичних якостей або технік о-економічних властивостей, а внаслідок цього — і вартості. Але, на відміну від виробничих підприємств, у бюджетних установах амортизаційні відрахування на основні засоби не проводять, а нараховують лише їх знос.
Знос нараховують на будинки та споруди, передавальні пристрої, машини та обладнання, робочу худобу, транспортні засоби, виробничий (включаючи пристрої) та господарський інвентар, багаторічні насадження, які досягли експлуатаційного віку.
Знос не нараховується па такі основні засоби:
-         земельні ділянки;
-         природні ресурси;
-   будинки і споруди, що с унікальними пам'ятками архітектури та мистецтва;
-   обладнання, експонати, зразки, діючі і недіючі моделі, макети та інші наочні посібники, що знаходяться в кабінетах та лабораторіях і використовуються для навчальних та наукових цілей;
-   продуктивну і племінну худобу, буйволів, волів, оленів, експонати тваринного світу (в зоопарках та інших аналогічних установах);
-   багаторічні насадження, що не досягли експлуатаційного віку;
-   бібліотечні фонди, фільмофонди, сценічно-постановочні засоби;
-   музейні і художні цінності;
-   малоцінні необоротні матеріальні активи;
-   основні засоби установ, що знаходяться за кордоном;
-   білизну, постільні речі, одяг, взуття;
-   орендовані основні засоби, які обліковують на забалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи».
Знос предметів (об'єктів) основних засобів нараховується один раз на рік (за повний календарний рік), незалежно від того, в якому місяці звітного року вони придбані чи побудовані. Процес нарахування зносу здійснюється таким чином. При відкритті інвентарних карток обліку основних засобів т. ф. № 03-6 (бюджет) та № 03-8 (бюджет) записується річна норма зносу в процентах до балансової вартості. Згідно з діючим порядком нарахування зносу основних засобів у бюджетних установах проводять за ставками в процентах до первісної вартості основних засобів на кінець року. При цьому використовують такі норми нарахування зносу за групами основних засобів: група 1—5%, група 2—25 і група 3-15%.
Групу і становлять основні засоби, що обліковуються на субрахунку 103 «Будинки та споруди»: це — будинки, їхні структурні компоненти, в тому числі житлові будинки та їх частини (квартири і місця загального користування), а також на субрахунку 106 підгрупа 1 «Передавальні пристрої»: лінії електропередач, трансмісії та трубопроводи з усіма пристроями.
Групу 2 становлять основні засоби, що обліковуються па субрахунках 104 «Машини і обладнання» (крім підгруп 1 і 2), 106 «Інструменти, прилади та інвентар» (крім підгрупи 1), 105 «Транспортні засоби» (тільки в частині автотранспорту та запасних частин до нього). Це можуть бути вимірювальні прилади, регулювальні прилади та пристрої, лабораторне обладнання, обчислювальна техніка, медичне обладнання (крім робочих та силових машин і обладнання), інструменти, виробничий інвентар та приладдя, господарський інвентар.
Групу 3 становлять основні засоби, що обліковуються на субрахунках 104 (підгрупи 1 і 2), 105 (крім автомобільного транспорту і частіш до нього), 107 «Робочі і продуктивні тварини» (підгрупа 1), 108 «Багаторічні насадження» (крім молодих, які не досягли експлуатаційного віку), 109 «Інші основні засоби» (підгрупа 2). Це в першу чергу силові та роб очі машини і обладнання, усі транспортні засоби (крім автомобільного транспорту), робоча худоба, багаторічні насадження тощо.
В останній робочий день. грудня бухгалтер переносить з інвентарних карток у т. ф. № 03-12 (бюджет) «Відомість нарахування зносу на основні засоби» первісну вартість об'єкта, річну норму нарахування зносу, суму нарахованого зносу з початку експлуатації об'єкта до звітного періоду. На підставі цих даних визначають суму зносу за рік і на кінець року. На загальну суму нарахованого зносу у меморіальному ордері т. ф. № 274 оформляють бухгалтерське проведення:
Дт субрах.   401 «Фонд у необоротних активах за їх видами»,
Кт субрах.    131 «Знос основних засобів»,
132 «Знос інших необоротних матеріальних активів».
З меморіального ордера сума зносу переноситься у книгу Журна л-головна.
Сума нарахованого зносу з кожного об'єкта зокрема не може перевищувати 100% його первісної вартості. У той же час нарахування зносу в розмірі 100% первісної вартості об'єкта не с підставою для його списання з балансу.
Списання нарахованого зносу проводять при вибутті основних засобів бухгалтерським проведенням:
Дт субрах. 401 (на залишкову вартість об'єктів),
Дт субрах. 131, 132 (на суму зносу вибуваючих засобів),
Кт субрах. 103--119 (на первісну вартість об'єктів).
Треба мати на увазі, що загальна сума первісної вартості необоротних активів (дебетове сальдо рахунків 10, II, 12) дорівнює сумі фонду в необоротних активах і зносу необоротних активів (кредитове сальдо рахунків 13 і 40).
5.6. Облік ремонту і модернізації'основних тсобів
Особи, відповідальні за експлуатацію та збереження основних -засобів, повинні забезпечити своєчасне, повне і якісне вико-налня усіх правил їх технічного обслуговування і ремонту, необхідних для підтримання (відновлення) експлуатаційних властивостей цих засобів.
За обсягомі характером виконуваних ремонтних робіт ремонти поділяють на поточні і капітальні. Вони відрізняються складністю, обсягом, терміном виконання та періодичністю проведення. Поточні ремонти можуть проводитися декілька разів на рік, а капітальні — як правило не частіте одного разу ш рік (або й рідше). При поточному ремонті замінюють окремі деталі без розбирання усього об'єкта, тоді як при капітальному ремонті розбирають об'єкт і замінюють несправні вузли та агрегати. Ремонти основних засобів можуть здійснюватись господарськім способом, тобто силами самої установи, або ж підрядним способом (силами сторонніх організацій на підставі укладеної угоди, договору, контракту).
На кожен об'єкт, що підлягас поточному чи капітальному ремонту, складають відомість дефектів, у якій вказують деталі, що потребують заміни, необхідні ремонтні роботи, норми часу на виконання робіт, виготовлення та заміну деталей, кошторисну вартість ремонту, строки початку і закінчення ремонту. Якщо ремонт виконується господарським способом, то на підставі відомості дефектів виписують наряд-замовлення, документи на одержання зі складу необхідних запасних частин І ремонтних матеріалів, наряди на виконання робіт з виготовлення, монтажу, реставрації окремих вузлів і деталей та їх ззміпи.
Якщо ремонт виконує підрядна організація, то відомість дефектів складають у присутності представника замовника. Один примірник відомості дефектів передають замовник}' для контролю повноти і якості ремонту. Приймання виконаних підрядною організацією ремонтних робіт оформляється «Актом приймання-Ідаван-ня відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів» т, ф. № 03-2 (бюджет). Акт складають у двох примірниках - по одному для підрядника і замовника. Акт передають у бухгалтерію, де на Його підставі в інвентарній картці обліку основних засобів виконують відповідні записи про виконаний ремонт. Крім того, акт т. ф. № 03-2 г підставою для списання витрат на ремонт основних засобів.
Вартість поточного і капітального ремонт}' основних засобів не зараховується на збільшення їх балансової вартості, а списується на поточні витрати установи за рахунок відповідних джерел фінансування. При цьому виконуюгь такі бухгалтерські проведення (табл. 5.2).
Таблиця 5.2
Відображення в обліку господарських операцій з ремонту і модернізації основних засобів
Зміст господарської операції
Кореспондуючі субрахунки
Дт
Кт
1. Списано витрачені на ремонт основних засобів ремонтні матеріали, запасні частини, пальне тощо
801,802
234,235, 238 та ін.
2 Нарахована зарплата працівникам установи за виконані ремонтні роботи з нарахуванням на соціальні заходи
801, 802
661,651, 652; 653,
654
3. Прийняті роботи із закінченого ремонту основних засобів, виконаного підрядним способом (на суму з ПДВ)
801,802
364, 675
4. Прийняті роботи з реконструкції основних засобів, виконані підрядною організацією на суму вартості робіт разом з ПДВ одночасно другий запис (па суму без і ПДВ)
801,802 103—105
631 401
Роботи з реконструкції та модернізації основних засобів виконуються, як правіше, спеціалізованими підрядними організаціями. Оформляються вони аналогічно капітальному ремонту основних засобів, але роботи ч модернізації, добудови, дообладнання, реконструкції об'єктів основних засобів суттєво змінюють їх технічні та експлуатаційні характеристики, а відтак їхтпо вартість. Тому витрати на ці роботи зараховують на збільшення первісної вартості основних засобів.
Результати реконструкції, модернізації, дообладнання, добудови основних засобів обов'язково заносяться до інвентарної картки відповідного об'єкга. Якщо ж вказані роботи суттєво -змінюють характеристику і призначення об'єкта, то на нього оформляють нову інвентарну картку, а попередня вилучається і зберігається для довідки.
5.7. Облік вибуття і списання основних засобів
Вибуття основних засобів та інших необоротних матеріальних активів бюджетних установ може бути наслідком; їх повного фізичного зносу і непридатності для подальшого використання; реалізації (відчуження) надлишкового, непотрібного, невикористовуваного обладнання, транспортних засобів та інших об'єктів; поломки, знищення, псування з вини осіб, відповідальних за збереження та використання засобів; знищення або псування засобів унаслідок пожежі, стихійного лиха; недостачі, виявленої при проведенні інвентаризації; безоплатної передачі іншим бюджетним установам за розпорядженням вищих керівних органів; переведення до складу оборотних активів (малоцінних та швидкозношуваних предметів, тварин на відгодівлі).
Основні засоби, які стали непридатними для використання, підлягають списанню відповідно до «Типової інструкції про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ», затвердженої ДКУ та МЕУ 10.08.2001 р. № 142/181. Для оформлення списання основних засобів, які стали непридатними, використовують: «Акт про списання основних засобів» (т. ф. № 03-3 (бюджет), «Акт про списання автотранспортних засобів» (т, ф. № 03-4 (бюджет), «Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури» (т, ф. № 03-5 (бюджет). Зазначені акти складаються постійно діючою комісією, яка призначається наказом по установі.
Постійно діюча комісія для визначення непридатності основних засобів і встановлення неможливості або неефективності проведення їх відновлювального ремонту, а також для оформлення необхідної документації на списання цих засобів створюється наказом керівника установи щорічно у такому складі:
—   керівник або його заступник (голова комісії;
—головний бухгалтер або його заступник (в установах і організаціях, в яких штатним розкладом посаду головного бухгалтера не передбачено - - особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку);
—керівники груп обліку (в установах, які обслуговуються централізованими бухгалтеріями) або інші працівники бухгалтерії, які обліковують матеріальні цінності;
—особа, на яку покладено відповідальність за збереження основних засобів;
—інші посадові особи (на розсуд керівника установи).
Для участі в роботі комісії зі встановлення непридатності автомобілів, нагрівальних котлів, підйомників та інших основних .засобів, які перебувають під наглядом державних інспекцій, запрошується представник відповідної інспекції, який підписує акт про списання об'єкта або передає комісії свій письмовий висновок, що додається до акта.
Постійно діюча комісія виконує такі процедури:
1)проводить огляд основних засобів для складання акта на їх списання, використовуючи при цьому необхідну технічну документацію (технічні паспорти, проектне-кошторисну документацію, відомості дефектів тощо), а також дані бухгалтерського обліку;
2)встановлює неможливість відновлення і подальшого використання об'єкта в даній установі та вносить пропозиції про його Продаж, передачу або списання;
3)встановлює конкретні причини списання об'єкта: фізичний
або моральний знос, реконструкція, порушення нормальних умов експлуатації, аварія та інше;
4)встановлює осіб, з вини яких сталося передчасне вибуття основних засобів з експлуатації;
5)встановлює можливість використання окремих вузлів, деталей, матеріалів списаного об'єкта і проводить їх оцінку;
6)здійснює контроль за вилученням із списаних основних засобів придатних вузлів, деталей та матеріалів з кольорових і дорогоцінних, металів, визначає їхню кількість, вагу, вартість, контролює здавання їх на відповідний склад.
За результатами обстеження комісією складаються акти на списання основних засобів за встановленими формами, які затверджуються керівником установи. Розбирання та демонтаж основних засобів до затвердження актів на їх списання не допускається.
Списання з балансів бюджетних установ основних засобів проводиться в такому порядку:
а) з балансів установ, які утримуються за рахунок коштів державного бюджету:
- вартістю до 5000 грн. за одиницю — з дозволу керівника установи;
- вартістю від 5000 до 10000 грн. за одиницю --• з дозволу вищої організації;
—вартістю понад 10000 грн. за одиницю - з дозволу міністерства чи іншого центрального органу виконавчої влади за підпорядкуванням;
б) з балансів установ, які утримуються за рахунок місцевих бюджетів:
—вартістю до 2500 гри за одиницю — керівниками установи, які є розпорядниками коштів;
—вартістю від 2500 до 5000 грн за одиницю — з дозволу вищої установи;
—вартістю понад 5000 грн за одиницю — з дозволу місцевої державної адміністрації.
Списання основних засобів з балансів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, місцевих державних адміністрацій незалежно від їхньої вартості проводиться з дозволу керівника установи.
Усі деталі, вузли і агрегати розібраного та демонтованого обладнання, які придатні дія ремонту іншого обладнання, а також матеріали, отримані від ліквідації основних засобів, оприбутковуються як вторинна сировина і обов'язково здаються установі, на яку покладено збір такої сиропний. Вилучені після демонтажу основних засобів деталі і вузли, що містять дорогоцінні. метали і дорогоцінне каміння, підлягають здаванню на спеціалізовані підприємства України, що здійснюють приймання та переробку відходів і брухту дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння.
Посадові особи, винні у порушенні порядку збереження основних засобів та в безгосподарному ставленні до них (знищення, підпалювання та ін.), притягаються до відповідальності у встановленому законодавством порядку. При цьому визначення сум збитків здійснюється відповідно до «Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей», затвердженого КМУ 22.01,1996 р.№ 116, та Закону України «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), нестачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей» від 06.06.1995 р. № 217/95-ВР.
Предмети, які втратили своє значення, але придатні дія використання, можуть бути списані тільки за умови, що їх неможливо продати чи передати іншій установі.
Безоплатна передача основних засобів дозволяється лише в такому порядку:
а) у межах одного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади — установам, що утримуються за рахунок державного бюджету;
б) у межах одного бюджету — установам, що утримуються за рахунок місцевих бюджетів.
Продаж основних засобів (утому числі зношених) здійснюється тільки через аукціони чи біржі. При цьому продаж основних засобів, вартість яких перевищує 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, проводиться за умови обов'язкового погодження з органами, уповноваженими розпоряджатися цим майном.
Суми, отримані установами від продажу чи демонтажу основних засобів (крім будівель і споруд), залишаються у розпорядженні установи з правом їх подальшого використання на ремонт, модернізацію або придбання нових засобів того ж призначення. При цьому кошти, отримані від реалізації та розбирання основних засобів, придбаних за рахунок позабюджетних коштів, використовуються тільки після сплати податків, встановлених законодавством. Суми, отримані установами від продажу чи демонтажу будівель і споруд, вносяться в доход того бюджету, за рахунок якого ці установи утримуються (табл. 5.3).

Таблиця 5.3
Основні господарські операції з обліку вибуття основних засобів
Кореспондуючі
Зміст господарської операції
субрахунки
Дт
Кт
1
2
3
1. Списуються повністю зношені, непридатні дія
131.132
ЮЗ— 119
використання основні засоби
2. Списуються основні засоби, ще не повністю
зношені, але непридатні для використання
на суму зносу
131, 132
103—119
на залишкову вартість
401
103—119
3. Оприбутковані матеріали, одержані від
розбирання необоротних активів:
такі. Ідо підлягають перерахуванню в доход
231,234
642
бюджету
такі, що залишаються у використанні
установи і які були придбані;
за рахунок коштів загального фонді'
234,235,
681,701.
238,239
702
за рахунок коштів спеціального фонду
234, 235,
711—713
238.239
4. Реалізація основних засобів, придбаних за
 
рахунок коштів загального фонду (крім будівель І
 
споруд):
 
на суму зносу таких засобів
131, 132
104—119
 
на залишкову вартість
401
104— НУ
 
на суму виручки
313,323,
711
 
364, 675
 
5. Реалізація основних засобів (крім будівель і
 
споруд), придбаних за рахунок коштів
 
спеціального фонду:
 
на суму зносу
131, 132
104—119
 
на залишкову вартість
401
104—119
 
на суму виручки (без ПДВ)
313,323,
711
 
364, 675
 
на суму ПДВ
313,323,
641
 
364, 675
 
6. Реалізація будівель і споруд:
 
на суму зносу
131
103
 
на залишкову вартість
401
103
 
на суму коштів, отриманих від реалізації
364, 675
642
 
1
2
3
 
7. Списання недостач необоротних активів:
 
на суму зносу
131, 132
104—119
 
на залишкову вартість
401
104—1 19
 
на суму коштів, що підлягає відшкодуванню
363
642
 
винною особою
 
Списання основних засобів у зв'язку ч їх переведенням до складу малоцінних та швидко зношуваних предметів оформляється звичайними бухгалтерськими записами на дебеті рахунків 40 (на залишкову вартість) і 13 (на суму зносу) та кредиті рахунків 10 або 11 (па їх первісну вартість). Одночасно на суму первісної вартості таких об'єктів дебетують субрахунок 221 «Малоцінні та швидко зношувані предмети, що знаходяться на складі і в експлуатації» та кредитують субрахунок 411 «Фонду малоцінних та швидкозношуваних предметах за їх видами».
Усі господарські операції, якими оформляють вибуття і списання основних засобів, протягом поточного місяця реєструють у меморіальному ордері № 9 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів» т. ф. № 438 (бюджет). У кінці місяця підсумки ціп відомості переносять у книгу Журнал-головна.
5.8. Облік нематеріальних активів
В умовах ринкових відносин у бюджетних установах, як і у підприємствах виробничого (матеріального) сектора економіки України, виникає специфічний об'єкт бухгалтерського обліку -нематеріальні активи.
У загальному вигляді під нематеріальними активами розуміють умовну вартість об'єктів промислової та інтелектуальної власності, а також інших аналогічних майнових прав, визнаних об'єктом власності даної установи (підприємства).
Основні характерні особливості нематеріальних активів:
—відсутність матеріальної (фізичної, речової) структури;
—використання протягом тривалого часу (більше одного року);
    —здатність приносити користь підприємству;
—високий ступінь невизначеності щодо можливого у майбутньому прибутку бід їх застосування й терміну ефективного використання.
Тобто нематеріальні активи —- це затрати установи у заходи, що не створюють матеріальних об'єкті», але тривалий час повинні приносити певну користь від їх використання. До того часу, доки вони виконують що свою функцію — приносити користь установі, необхідно відображати їх у бухгалтерському обліку в складі коштів (активів) підприємства (установи).
До нематеріальних активів належать: права на об'єкти промислової власності, авторські права, права користування землею та іншими природними ресурсами, організаційні витрати, програмне забезпечення ЕОМ, гудвіли тощо. Розглянемо деякі з цих понять детальніше.
Об'єкти промислової власності — неправа на винаходи, захищені патентами, промислові зразки, товарні знаки, знаки обслуговування, сорти рослин, породи тварин, ноу-хау, захист від недобросовісної конкуренції тощо. Патент на винахід може бути придбаний установок» у його автора з метою використання цього винаходу в господарській діяльності установи протягом тривалого часу. Промислові зразки — це створені на даному підприємстві зразки готової продукції (виробів) і зареєстровані у встановленому законодавством порядку, що забезпечує ексклюзивне право даного підприємства випускати таку продукцію. При цьому інші підприємства не мають права випускати ідентичну продукцію без зголи (дозволу) підприємства —розробника цього виробу. Аналогічні властивості мають зареєстровані товарні знаки і таки обслуговування. Наприклад, українські підприємства не мають легального права випускати продукцію під знаком зарубіжних компаній «Соса-Соlа», «Аdidas», «Renault» тощо без відповідної згоди цих компаній. За порушення цього правила винні притягуються до судової відповідальності у вигляді штрафів, інших економічних санкцій, заборони діяльності тощо.
До ноу-хау зараховують технічний досвід, нові технології, технічні та інші рішення, інші конфіденційні відомості і привілеї (секрети виробництва), які приносять користь у процесі їх господарського використання. Ноу-хау, як правило, не купляються (як патенти), а вносяться засновниками (учасниками) у рахунок свого внеску до статутного капіталу підприємства. Останні не підтверджуються якимись документами на зразок опису технологічного процесу, що мали 6 юридичну силу і могли бути засвідчені експертами в установленому порядку. Ноу-хау часто є предметом комерційної таємниці і підлягають особливій охороні, їх вартість визначають за домовленістю сторін і оформляють окремою угодою. За цією вартістю їх приймають на облік.
Авторські права — Іде права па видання, публічне виконання або інше використання творів науки, літератури, мистецтва. Установа може придбати таке право в автора твору або ж одержати його безоплатно (як подарунок). Використання творів, захищених авторським правом, без дозволу їх власника може призвести до тих же наслідків, що й несанкціоноване використання об'єктів промислової власності.
Організаційні витрати — це сукупність витрат, здійснених засновниками під час створення і організації роботи підприємства; розробка засновницьких документів, статуту, плата за консультаційні послуги юридичних та інших спеціальних установ, реєстраційний збір, рекламні видатки і т. ін., якщо засновницькими документами передбачено вважати їх довгостроковими активами і погашати поступово протягом певного (вказаного в засновницьких документах) періоду шлях ом нарахування амортизації.
Гудвіл (ціна фірми) - - це різниця між вартістю придбання підприємства та чистою вартістю його активів за даними обліку. Наприклад, вартість активів підприємства 50 тис. грн., сума його зобов'язань — 20 тис. гри. Підприємство продано за 35 тис. грн. Звідси чиста вартість активів становить 50 - 20 = ЗО тис. грн. Це та сума, яка буде оприбуткована покупцем у вигляді основних і оборотних засобів. А річниця між фактично сплаченою сумою і обліковою вартістю активів становить гудвіл (35 - 30 = 5 тис. грн.), який і буде відображено у складі нематеріальних активів. Гудвіл виникає, як правило, при купівлі прибуткового підприємства, коли власник (продавець) хоче компенсувати частково втрачений прибуток внаслідок продажу підприємства. У практиці зарубіжних країн гудвіл інколи називають «репутація фірми», «добре ім'я фірми» і т. ін., за що покупець і переплачує при її придбанні.
Права користування природними ресурсами (надрами, іншими ресурсами природного середовища, геологічною та іншою інформацією про природне середовище тощо) можуть бути оформлені у вигляді ліцензії або рішення відповідного державного органу на довгострокове використання природних ресурсів. Такі права не слід ототожнювати з платою за використання ресурсів, яка вноситься періодично (пропорційно часові або обсягові використаного ресурсу).
Права користування майном — це може бути право користуватися земельною ділянкою, будівлею, право на оренду приміщення тощо. Наприклад, право на використання ділянки державного лісу в зоні санаторно-курортного комплексу (без права його вирубування і використання деревини) та ін.
Програмне забезпечення ЕОМ — це вартість придбаного програмного забезпечення для електронно-обчислювальних машин, яке використовується протягом тривалого часу і зафіксоване на магнітних носіях інформації (дискетах). Передача такого програмного забезпечення іншим користувачам без дозволу його автора, як правило, не дозволяється.
До нематеріальних активів можуть належати інші засоби, що відповідають наведеним вище вимогам: права на провадження діяльності, використання економічних та інших привілеїв, баз даних тощо.
У бухгалтерському обліку нематеріальні активи оцінюють сумою витрат на їх придбання і доведення до стану готовності для використання. При цьому сума ПДВ за придбані нематеріальні активи в їхню вартість не включається, а відноситься прямо на витрати діяльності установи. Вартість нематеріальних активів погашається шляхом нарахування зносу за нормами, розрахованими безпосередньо в установі, виходячи з їхньої первісної вартості та очікуваного періоду корисного використання (але не більше строку дії підприємства або не більше 20 років, якщо термін діяльності підприємства не обмежений у часі).
Для обліку нематеріальних активів у плані рахунків бюджетних установ передбачено активний синтетичний рахунок 12 «Нематеріальні активи», до якого відкривають два субрахунки першого порядку.
На субрахунку 121 «Авторські та суміжні з ними права» обліковуються права установи на літературні та музичні твори, програми для ЕОМ, бази даних тощо.
На субрахунку 122 «Інші нематеріальні активи» обліковують всі інші нематеріальні активи, що належать установі, І а такими група ми:
1)    права користування природними ресурсами;
2)    права користування майном;
3)    права на знаки для товарів і послуг (товарні знаки, торгові марки, фірмові назви тощо);
4)    права на об'єкти промислової власності;
5)    гудвіл;
6)    інші нематеріальні активи.
Оприбуткування придбаних нематеріальних активів оформляється відповідними супровідними документами: актами, угодами, рахунками-фактурами тощо. На їх підставі в бухгалтерії оформляються відповідні бухгалтерські проведення за дебетом субрахунків рахунка 12 і кредитом відповідних субрахунків класу 3 «Кошти, розрахунки та інші активи» або 6 «Поточні зобов'язання». Одночасно робиться запис у дебет відповідного субрахунки класу Й «Витрата» і кредит субрахунка 401 «Фонд у необоротних активах за їх видами».
Оприбуткування безоплатно одержаних нематеріальних активів відображається за дебетом субрахунків рахунка 12 «Нематеріальні активи» і кредитом субрахунка 401 «Фонд у необоротних активах за їх видами».
Знос нематеріальних активів у бюджетних установах нараховується один раз на рік, перед складанням річного звіту, тобто в останній день грудня, і відображається за дебетом субрахунка 401 «Фонду необоротних активах за їх видами» і кредитом субрахунка 133 «Знос нематеріальних активів».
Вибуття нематеріальних активів відображається за кредитом субрахунків рахунка 12 та дебетом субрахунка 401 (на залишкову вартість вибуваючих нематеріальних активів) і субрахунка 133 (на суму їх зносу).
Розглянемо кореспонденцію рахунків при відображенні деяких господарських операцій І нематеріальними активами (табл. 5.4).
Операції па вибуття і переміщення нематеріальних активів відображають в окремому меморіальному ордері № 9 — накопичувальній відомості т. ф. № 43Н (бюджет), підсумки якої переносять до книги Журнал-головна.

Таблиця 5.4
Основні господарські операції з обліку нематеріальних активів
Зміст господарської операції
Кореспондуючі субрахунки
Дт
Кт
1. Одержано програмне забезпечення ЕОМ
на купівельну вартість без ПДВ
на суму ПДВ
одночасно другий запис на суму без ІІДВ
121
801,802 801,802
364, 675
364, 675
401
2. Одержано безоплатно право на користування природними угіддями (оцінено експертним порядком)
122
401
3. Зараховано на баланс майно придбаного підприємства (з гудвілом):
на облікову вартість
на суму зносу необоротних активів
на суму гудвілу
одночасно другий запис на облікову вартість необоротних активів (разом з гудвілом)
103 104, 105, 231 та ін.
103, 104, 105
122
801,802
364, 675
131
364, 675
401
4. Нараховано знос нематеріальних активів
401
133
5. Списано нематеріальні активи, непридатні для подальшого використання:
на суму нарахованого зносу
на залишкову вартість
133
401
121, 122
121. 122
В установах, що запровадили автоматизацію обліку, ці операції відображають у відповідних машинограмах згідно з програмним забезпеченням.
Для аналітичного обліку нематеріальних активів доцільно використовувати типові форми інвентарних карток з обліку основних засобів, пристосувавши їх до потреб обліку нематеріальних активів (т. ф. № 03-6 (бюджет) та № 03-9 (бюджет) або «Інвентарний список основних засобів» (т. ф. № 03-11 (бюджет).
5.9. Інвентаризація основних засобів та інших необоротних матеріальних активів
Порядок проведення інвентаризації необоротних активів бюджетних установ регламентується «Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу», затвердженою наказом ГУДКУ від ЗО жовтня 1998 р. №90.
Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю майна. Інвентаризація с обов'язковим доповненням документування господарських операцій. Тільки спільне використання цих двох елементів методу бухгалтерського обліку забезпечує повне і об'єктивне відображення наявності господарських .засобів у балансі. У той же час інвентаризація г одним І методів контролю і важливим засобом боротьби за збереження та раціональне використання майна.
Інвентарізації підлягає все майно установи незалежно від його місцезнаходження. Під час інвентаризації в обов'язковому порядку проводиться констатація наявності об'єктів за їх місцезнаходженням та за матеріально відповідальними особами.
Основні завдання інвентаризації необоротних активів:
—        виявлення фактичної наявності основних засобів та інших необоротних активів у відповідальних за їх збереження осіб;
—        виявлення невикористовуваних матеріальних цінностей з причини їх непридатності для використання або непотрібності в діяльності установи;
—      перевірка дотримання умов зберігання матеріальних цінностей, правил їх утримання, експлуатації та доцільності використання за призначенням;
—        виявлення недоліків організації первинного та бухгалтерського обліку, стану внутрішньогосподарського контролю за збереженням і використанням цінностей;
—        виявлення помилок, зловживань, які мали місце в оформленні первиниx документів та облікових регістрів;
—        перевірка реальної вартості обліковуваних на балансі матеріальних цінностей і нематеріальних активів;
—         виявлення недостач або лишків матеріальних засобів в окремих відповідальних за їх збереження осіб та причин цих явиш.
усунення розбіжностей даних обліку з фактичною наявністю засобів.
У практиці облікове-економічної та контрольно-ревізійної роботи інвентаризації поділяють на види за різними ознаками (часом і способом проведення, повнотою охоплення засобів, порядком проведення і оформлення результатів тощо): повна і часткова, суцільна і вибіркова, планова і раптова, необхідна (обов'язкова), повторна, контрольна) безперервна (перманентна), з оформленням і без оформлення інвентаризаційних описів, з ручною і механізованою (автоматизованою) обробкою результатів та ін. Але за будь-якого способу проведення інвентаризації та оформлення її результатів найважливішим правилом є вимога обов'язкової перевірки фактичної наявності засобів безпосередньо у місцях зберігання, порівняння цих даних з показниками бухгалтерського обліку, виявлення відхилень та їх причин, усунення розбіжностей фактичної наявності засобів з даними обліку.
Установи зобов'язані проводити інвентаризацію необоротних активів, як правило, перед складанням річного звіту, але не раніше першого жовтня:
—будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів — не менше одного разу на три роки;
—музейних цінностей —відповідно до строків, установлених Міністерством культури України;
—бібліотечних фондів — один раз на п'ять років;
—дорослих тварин основного стада — не менше одного разу на квартал;
—інших основних засобів та необоротних активів: у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, місцевих державних адміністраціях, їхніх управліннях (відділах), виконавчих органах місцевих рад — не менше одного разу на два роки, в інших установах — не менше одного разу на рік;
—інвентаризація дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння і виробів з них, а також дорогоцінних металів І дорогоцінного каміння, що містяться у відходах і брухті, здійснюється два рази на рік: станом на перше січня і на перше липня;
—капітальних робіт інвентаризаційного характеру і капітальних ремонтів —не менше одного разу на рік, але не раніше першого грудня.
У ці ж терміни проводиться інвентаризація матеріальних цінностей, які не належать установі -- як такі, то перебувають на обліку (в орендному користуванні, па відповідальному зберіганні тощо), так і не враховані з будь-яких причин. Інвентаризація всіх цінностей проводиться в установлені терміни, незалежно від того, коли і скільки разів проводилася позапланова перевірка протягом року. Кількість інвентаризацій у звітному ропі, дати їх проведення й перелік майна, що підлягає інвентаризації під чає кожної з них, визначаються керівником установи — крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим, а саме:
—перед складанням річної бухгалтерської звітності у терміни, вказані вище;
—при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання—передавання справ);
—при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день виявлення таких фактів);
—після пожежі або стихійного лиха (повені, землетрусу та ін.): терміново після ліквідації пожежі або стихійного лиха;
—у випадку ліквідації установи;
—згідно з розпорядженням судових та слідчих органів;
—при передачі майна установи в оренду;
—при передачі підприємств, установ, організацій або їх структурних підрозділів з одного підпорядкування в інше (на встановлену дату передачі).
Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне і своєчасне її проведення несе керівник установи. Головний бухгалтер разом з керівниками відповідних підрозділів і служб зобов'язаний контролювати дотримання установлених правил проведення інвентаризації та оформлення й результатів.
Для проведення інвентаризації наказом керівника установи створюється комісія з числа працівників установи за обов'язкової участі головного (старшого) бухгалтера. Очолює інвентаризаційну комісію керівник установи або його заступник. Наказом установлюється також термін і строки проведення інвентаризації та порядок відображення її результатів в обліку. Планова інвентаризація повинна проводитися, як правило, станом на перше число місяця. Якщо вона не може бути закінчена за один день у конкретному місці зберігання цінностей, то її можна почати до першого числа і закінчити після першого числа, але результати треба скоригувати станом на перше число.
В установах, в яких внаслідок великої кількості засобів та складної організаційної структури проведення інвентаризації не може бути забезпечене однією комісією, утворюються також місцеві комісії, очолювані керівниками відповідних структурних підрозділів Але при цьому забороняється призначати головою місцевої інвентаризаційної комісії в одній і тій самій установі одного й того самого працівника два роки підряд. До складу місцевої комісії обов'язково включається працівник бухгалтерії. Робота місцевих інвентаризаційних комісій організовується та контролюється центральною комісією.
Проведення інвентаризації в установах, які обслуговуються централізованого бухгалтерією, оформляється накатом керівника установи, при якій створена централізована бухгалтерія. При цьому затверджується розподіл ії працівників для участі в місцевих інвентаризаційних комісіях. На підставі цього наказу керівники установ, які обслуговуються централізованою бухгалтерією, призначають місцеві інвентаризаційні комісії, до складу яких обов'язково включають працівників централізованої бухгалтерії та фахівців-технологів, які добре знають об'єкт інвентаризації та первинний облік.
Інвентаризаційні комісії несуть відповідальність за:
    своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризації відповідно до наказу керівника установи;
_ повноту і достовірність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна та інших цінностей;
_ правильність і своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації відповідно до встановленого порядку.
Члени інвентаризаційних комісій несуть відповідальність у встановленому законом порядку за внесення в описи неправильних даних про фактичні залишки матеріальних цінностей з метою приховування їх недостач або надлишків.
Забороняється проводити інвентаризацію при неповному складі членів інвентаризаційної комісії. Відсутність хоча б одного члена комісії при проведенні інвентаризації є підставою для визнання результатів такої інвентаризації недійсними. Перевірка залишків матеріальних цінностей у натурі членами комісії проводиться за обов'язкової участі матеріально відповідальних осіб. Наявність цінностей при інвентаризації виявляється шляхом обов'язкового перерахунку, зважування, обміру і т. ін., виходячи з установлених одиниці, виміру.
Інвентаризація основних засобів та інших необоротних матеріальних активів проводиться у такій послідовності;
1) перед початком інвентаризації комісія складає план її проведення (крім випадків раптової інвентаризації); голова комісії та головний бухгалтер проводять інструктаж членів комісії; головам
місцевих комісій видають чисті пронумеровані бланки інвентаризаційних описів і розпорядження (виписку з наказу) на проведення інвентаризації, які попередньо реєструють у спеціальному журналі. Вносити до інвентаризаційних описів найменування цінностей та їх залишки за даними обліку до перевірки їх наявності у натурі суворо забороняється;
2)до початку інвентаризації необхідно закінчити в бухгалтерії обробку всіх документів про надходження і вибуття засобів, провести відповідні записи у регістрах аналітичного обліку, визначити залишки на день інвентаризації, звірити їх з даними обліку у матеріально відповідальних осіб; перевірити наявність і стан регістрів обліку, технічних паспортів та іншої технічної документації, документів на засоби, здані або прийняті установою в оренду, на зберігання, тимчасове користування. За відсутності таких документів необхідно забезпечити їх отримання або оформлення. При виявленні розходжень і неточностей у бухгалтерському обліку або технічній документації слід у ці документи внести відповідні виправлення і уточнення;
3)на складах та в інших місцях зберігання і використання засобів вони повинні бути розкладені за найменуваннями, розмірами, призначенням тощо. На матеріальні цінності бажано навісити ярлики :І докл